تیم های مجازی  مطمئناً مزایای خود را دارند. با این حال، مناطق زمانی و اولویت های متناقض و همچنین موانع زبانی ممکن است چالش های جدید و متفاوتی را به وجود آورند. این چالش ها، به نوبه خود، نیازمند پاسخ به سؤالاتی می باشند از قبیل اینکه، شما در واگذاری و محول کردن امور چقدر مؤثر و کارآمد هستید؟ در اینجا چهار راز مدیریت پروژه برای پویا نگه داشتن تیم مجازی شما آورده شده است.

از ارسال ایمیل خودداری کنید.

ساعت ۷:۰۲ صبح یک شنبه است. تازه فنجان دوم چای خود را تمام کرده اید، که یک ایده سرنوشت ساز و مهم به ذهن شما می رسد. شما وسوسه می شوید یک ایمیل به مشاور بازاریابی خود بفرستید، اما می دانید که صندوق ورودی وی تا الان با ده ها “ایده ی عالی” دیگر شما پر شده است. چگونه می توانید اطمینان حاصل کنید که این یکی کشش ایجاد خواهد کرد؟

ایمیل ابزاری ناکارآمد برای تفویض یا همکاری با تیمتان است. هر ایمیلی که می فرستید بستگی به توانایی دریافت کننده در خواندن، درک و اقدام دارد. علاوه بر این، احتمال این که پیگیری را فراموش کنید وجود دارد مگر اینکه حافظه ای قوی داشته باشید و یا به طور مرتب زمانی را به اسکن پوشه “sent” ایمیل خود اختصاص دهید.

به جای ارسال ایمیل، از قدرت سیستم های مدیریت پروژه  برای هدایت تیم  مجازی خود بهره بگیرید. برای کارهایی که نیاز به اقدام فوری با موعد و سررسید مقرر دارند، وظایف خود را از طریق سیستم مدیریت وظایف نومانو مدیریت کنید. از تعیین جلسات آنلاین به صورت دوره ای برای اطمینان از پاسخگویی مطمئن شوید.

همچنین از این جلسات برای بررسی ایده های انجام نشده و بحث و گفتگو در مورد کارهای انجام شده، استفاده کنید. با انجام این کارها، احساس استرس کمتری خواهید داشت. و صندوق ورودی تیم مجازی شما کمتر به هم ریخته و نامنظم خواهد بود.

کارهای تکرارشونده را تنظیم کنید.

یک کاغذ بردارید و با کشیدن یک خط آن را به دو قسمت تقسیم کنید. در سمت چپ، کلمه “تکرارشونده”، و در سمت راست، “غیر تکرارشونده” را بنویسید. اکنون به تمام کارهایی که تیم  مجازی شما به طور مرتب انجام می دهد فکر کنید. آیا این کارها تکرارشونده هستند یا غیر تکرارشونده؟ ممکن است شما از دیدن تعداد زیاد کارهایی که در ستون “تکرارشونده” نوشته اید شگفت زده شوید.

برای هر یک از این کارها، مشخص کنید که چه کسی  در تیم مجازی شما مسئول هر یک از آن هاست و چند بار تکرار می شوند. شاید دستیار حسابدار شما هر چهارشنبه بعد از ظهر، داده ها را در Quickbooks وارد کند. یا ممکن است نویسنده محتوای شما پیش نویس های وبلاگ را با توجه به تقویم محتوا و سیستم مدیریت تولید محتوا، روزهای سه شنبه و پنجشنبه صبح در وردپرس (WordPress) بارگذاری کند.

از چت های گروهی استفاده کنید.

شاید وقت آن رسیده که تعداد تماس های کنفرانسی را کم کنیم و چت های گروهی را امتحان کنیم.

در حال حاضر اکثر شرکت های مجازی برای تماس های صوتی یا ویدیویی از Skype استفاده می کنند. استفاده از چت برای میزبانی مکالمه گروهی بسیار آسان است. برای شروع، بر روی “مکالمه جدید” کلیک کنید و اضافه کردن شرکت کنندگان را شروع کنید. پس از افزودن تیمتان، می توانید اولین پیام خود را در گروه تایپ کنید. اگر افراد آنلاین نیستند، دفعه بعد که وارد سیستم می شوند، پیام را مشاهده می کنند.

چت های گروهی می توانند برای تقویت همکاری برای برنامه ریزی جلسات بسیار مفید باشند. فرض بر این است که هر یک از اعضای گروه روزانه اسکایپ را مشاهده خواهند کرد و از هرگونه تغییری مطلع و آگاه می شوند.

دستورالعمل های کاری شفاف تدوین کنید.

با افزایش تقاضا، ممکن است پی ببرید که باید اعضای تیم  مجازی بیشتری را اضافه کنید. برای استاندارد سازی کارهایی که انجام می شود، می توانید مجموعه ای از دستورالعمل های کاری را تدوین کنید.

نیازی به صرف ساعت ها وقت برای نوشتن دستورالعمل های پیچیده یا دفترچه های راهنما نیست. با ایجاد برخی از گوگل داک های مشترک که بر اساس دپارتمان، عملکرد و مسئولیت ها طبقه بندی شده اند، شروع کنید. مراحل انجام کار و اطمینان از کیفیت را برای تیم مجازی خود لیست کنید.

سپس، پس از اتمام دستورالعمل های کاری، لینک ها را با اعضای تیم  مجازی به اشتراک بگذارید. به این ترتیب، وقتی کارکنان برنامه های کاری روزانه خود را مشاهده می کنند، لیستی از وظایف را می بینند که هر یک شامل دستورالعمل های دقیق برای انجام هستند.

نرخ بازده سرمایه گذاری (ROI) تیم مجازی خود را افزایش دهید.

با بهینه سازی مستمر فرآیندهای تفویض و مدیریت پروژه، به نرخ بازده سرمایه گذاری بالاتر برای شرکت خود و به طور همزمان افزایش تعامل با تیم مجازی تان کمک خواهید کرد.