جلسه آنلاین یا مجازی، جلسه ای است که با استفاده از مرورگر اینترنت یا برنامه های کامپیوتری برگزار می شوند، و محبوبیت آن ها در بین سازمان های بزرگ و کوچک روز به روز بیشتر می شود، زیرا آن ها به دنبال اتصال تیم هایی که از لحاظ جغرافیایی پراکنده و از هم دور هستند، افزایش بهره وری و کاهش هزینه سفر هستند. درک عمیق تر جلسات آنلاین می تواند به شما و تیمتان در برگزاری جلسات مجازی موفق تر کمک کند و همکاری را بهبود بخشد.
تعریف جلسه آنلاین
جلسات آنلاین از طریق برنامه مرورگر وب یا نرم افزاری که روی کامپیوتر یا موبایل دانلود شده است، انجام می شوند. با استفاده از نرم افزار جلسه آنلاین، کاربران می توانند از طریق جلسات مجازی، که به عنوان وب کنفرانس یا کنفرانس ویدئویی نیز شناخته می شوند، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
در بیشتر موارد، شما تنها به یک کامپیوتر یا موبایل مجهز به میکروفون، نرم افزار جلسه آنلاین، اتصال اینترنتی، شخصی که همان موارد مشابه را دارد و یک دستور جلسه نیاز دارید.
البته اگر تصمیم دارید که پیشنهادات همکاری پیچیده ای مانند وب کنفرانس یا کنفرانس ویدئویی را اتخاذ کنید، باید عملکرد جلسه مجازی خود را گسترش دهید. وب کنفرانس کاربران را قادر می سازد تا در طول جلسه صفحه های نمایش، وایت بورد دیجیتال و موارد دیگر را به اشتراک بگذارند. کنفرانس ویدئویی با افزودن امکان ارتباط چهره به چهره به جلسات مجازی و پیشرفت بیشتر در ایجاد یک تیم کمک کند.
چه موقع باید یک جلسه مجازی برگزار کنم؟
گذشته از بررسی های روزانه، جلسات برنامه ریزی و نشست های توضیحی روزانه و جلسات آنلاین می توانند محوری مفید از ملاقات های دوستانه شنیداری یا حضوری باشند. در دنیای امروز، اهمیت آموزش در حال افزایش است و تقریباً ۷۷ درصد از شرکت ها از آموزش مجازی به منظور ارائه توسعه و پیشرفت حرفه ای برای کارمندان خود استفاده می کنند. یادگیری الکترونیکی یا آموزش مجازی نیز مانند وبینارها و همایش ها محبوب است.
در نرم افزار جلسه آنلاین باید به دنبال چه چیزی بود
بازار جلسه آنلاین از فروشندگانی که برای تیم هایی با هر اندازه و بودجه ای راه حل هایی ارائه می دهند، اشباع شده است. برای شرکت های بزرگ و کوچک، ویژگی های مورد نیاز شما از نرم افزار جلسه آنلاین، بدون توجه به بودجه، امری همگانی و عمومی است.
بصری: آیا کاربر غیر حرفه ای می تواند بدون آموزش از آن استفاده کند؟ کاربران باید بتوانند به سرعت و به آسانی ارتباط برقرار کنند تا بتوانند به موقع، بدون مشکل، بدون وارد کردن ده باره یک کد پیچیده، جلسات را شروع کنند.
قابلیت اطمینان و کیفیت بالا: کاربران می توانند صدای حاضران را به طور واضح بشنوند، مهم نیست که شما یا آن ها از چه وسیله ای استفاده می کنید.
به اشتراک گذاری صفحه نمایش: خوانا بودن صفحه های نمایش و برنامه هایی که به حاضران امکان زوم کردن و بزرگ نمایی و خواندن مطالب از فاصله ی نزدیک تر و همچنین ویرایش وایت بورد دیجیتالی را می دهند.
کنفرانس ویدئویی: با گسترش کارکنان دورکار در مناطق جغرافیایی و مناطق زمانی، ایجاد تیم از طریق ارتباطات غیر کلامی در محیط کار مدرن بسیار مهم و حیاتی است.
آموزش: آموزش آنلاین به عنوان مناسب ترین وسیله برای تدریس و یادگیری در حال تکامل و گسترش است. می توانید با ایجاد دوره های آنلاین، مشتریان و کارمندان خود را همواره و در هر مکانی به روز نگه دارید.
پیام رسانی فوری یکپارچه: قبل، در طول و بعد از جلسات برای ادامه کار و کمک به حداکثر ساختن بهره وری، با یکدیگر مکالمه داشته باشید.
ورود به سیستم تنها با یک دکمه: به نکته اول و ناامیدی از وارد کردن کدهای پیچیده برای ورود به جلسات رسیدیم. اطمینان حاصل کنید که راه حل شما باعث می شود تا جلسات به ساده ترین شکل ممکن انجام شوند.
چگونگی برگزاری یک جلسه آنلاین موفق
انتخاب راه حل مناسب جلسات آنلاین برای سازمان شما اولین قدم برای برگزاری جلسات موفق تر است. با وجود فناوری مناسب، می توانید همکاری تیمی را بهبود بخشیده و پروژه ها را به جلو پیش ببرید.
در اینجا هفت نکته برای اجرای یک جلسه آنلاین موفق وجود دارد:
اطلاعات جلسه را از قبل آماده کرده و به اشتراک بگذارید. در حالی که مطمئناً این کار از طریق ایمیل نیز قابل انجام است، پلتفرم های مشارکت تیمی راه حل های عالی ای برای به اشتراک گذاری اطلاعات و کمک به داشتن همه افراد در یک صفحه هستند. قبل از یک جلسه آنلاین، می توانید اعضای تیم را معرفی کرده و نقش و وظیفه آن ها را در پروژه پیش رو به اشتراک بگذارید.
به وضوح با انتظارات و اهداف جلسه ارتباط برقرار کنید. همه ما در جلساتی با مباحثی قرار گرفته ایم که به مکالمه هایی که مربوط به موضوع جلسه نیستند، می پردازند. با مشخص کردن نتایج و اهداف مورد نظر قبل از شروع جلسه، سردرگمی ها را برطرف کرده و از بین ببرید.
به موقع شروع کنید. فناوری پیچیده جلسات آنلاین که باعث می شود ملحق شدن به جلسه و برگزاری و اجرای جلسات دشوار شود، می تواند دقیقه های گرانبهای زیادی را تلف کنند. به زمان همه احترام بگذارید.
به همه افراد آزادی عمل و امکان مشارکت را بدهید. برخی از همکاران شما صحبت در جلسات بزرگ و کوچک را آسان و راحت می یابند؛ دیگران ممکن است ارتباط کتبی را آسان تر یابند. اطمینان حاصل کنید که هر کس می تواند به شیوه ای که راحت است با یک راه حل جلسه آنلاین که امکان اشتراک گذاری اطلاعات را قبل، در طول و بعد از یک جلسه مجازی فراهم می کند، همکاری کند، چه از طریق اسناد و پرونده ها، وایت برد دیجیتال، و چه اشتراک صفحه نمایش یا ویدئو.
مطمئن شوید که همه تعامل داشته باشند. راه حل های کنفرانس ویدئویی به شما این امکان را می دهند تا نشانه های غیر کلامی را متوجه شده و بدانید چه موقع از یک موضوع عبور کرده، یا کمی عمیق تر شده و سؤالات اکتشافی بپرسید.
همان طور که پیش تر اشاره شد، در مسیر نگه داشتن جلسات، نیاز به نظارت دقیق برای دنبال کردن دارد تا اطمینان حاصل شود که تنها مسائلی که بیشترین فشارها را ایجاد می کنند به صورت مستقیم و زنده مورد بررسی قرار گیرند. جلسه را به موقع و مطابق دستور کار ادامه دهید.
با آیتم های عملی واضح و پیگیری و دنبال کردن آن ها، مطالب را جمع بندی کنید. ضروری است که پس از پایان هر جلسه، مطمئن شویم که کار در حال پیشرفت است. واضح و آشکار ساختن آیتم های عملی برای حاضران، و همچنین تاریخ تحویل پیش بینی شده، همه افراد را با مراحل بعدی هماهنگ نگه می دارد و این اطمینان را می دهد که هیچ چیزی نادیده گرفته نشده است.
با پشتیبانی فعال، مشکلات درون سیستمتان را تشخیص می دهید و آن ها را قبل از اینکه از کنترل خارج شوند حل می کنید. ضبظ و امکان بارگذاری جلسات آنلاین پس از پایان آنها نیز می تواند یکی از اقدامات موثر برای دسترسی به اطلاعات در آینده و تحلیل آنها باشد.
همان طور که پیش می روید با شرایط سازگار شده و یاد بگیرید
استفاده از یک راه حل جلسه آنلاین هیچ فرقی با فناوری دیگری که تیم شما به کار می برد ندارد. مهم این است که تیم شما در این مسیر بهترین راهکارها را انتخاب کرده و نحوه عملکرد این ابزار را برای شما ارزیابی کند. در پایان، نرم افزار جلسه آنلاین و سایر راه حل های همکاری باید به شما کمک کنند با اتصال اعضایی از تیم که به اطلاعات نیاز دارند، سیلوهای اطلاعاتی را از بین ببرید. اگر راه حل شما این معیارها را برآورده نکرده است، بررسی کنید که چگونه می توانید نحوه کار تیمی تان را بهبود بخشید.