اگر می خواستم به یکی از مهمترین عوامل مؤثر در موفقیت پروژه اشاره کنم، احتمالاً این عامل، ارتباط موثر خواهد بود. این امر از آمار و ارقام نیز مشهود است. ۵۹٪ از کارکنان آمریکایی اظهار داشتند که ارتباطات بزرگترین مانع موفقیت آن ها است. از این رو، مهارت های ارتباطی در مدیریت پروژه حائز اهمیت است.

 منظور ما از ارتباطات، تنها نشانه های کلامی نیست. آن ها مهم هستند، اما نکته اصلی در نحوه انجام کارها در سراسر سازمان است. مستندات، سلسله مراتب پاسخگویی، مصوبات و موارد دیگر.

جهان کاملاً متفاوتی وجود دارد که حول محور اصول ارتباطات سازمان ها می چرخد. اطمینان از اینکه کارها به طور مؤثری با هم در ارتباط هستند، بخش بزرگی از شرح وظایف مدیر پروژه را تشکیل می دهد. او باید اطمینان حاصل کند که تمام ذی نفعان در اسرع وقت راجع به اطلاعات مربوطه مطلع می شوند.

با ذکر این نکته، اهمیت مهارت های ارتباطی در مدیریت پروژه غیرقابل انکار است. با این حال، برخی موارد وجود دارد که بر اهمیت و ضرورت آن را بیشتر از سایرین تأکید دارد، برای بررسی آن ها همراه این مطلب از وبلاگ نومانو باشید.

مطرح کردن مشکلات

البته، اولین دلیل برای اینکه چرا ارتباطات مؤلفه اصلی یک پروژه است، این است که به مطرح کردن مشکلات فعلی و بالقوه کمک می کند. برخی از مسائل هنگام کار روی یک پروژه اتفاق می افتد. اگر ابزار کافی یا قابل اطمینانی برای مطرح و بررسی کردن این موضوعات وجود نداشته باشد، حل آن ها به یک مشکل تبدیل می شود.

همچنین نیاز به اقدامی رسمی برای گزارش دادن از طریق فرآیندهای پاسخگویی مقرر، می باشد. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه چیز به روشی که در نظر گرفته شده گزارش شود. همچنین، نقش ها و مسئولیت ها را روشن و تصریح می کند.

ارسال و دریافت اطلاعات

هر پروژه ای که روی آن کار می کنید، نیاز است مکانیسم سیستماتیکی برای ارسال و دریافت اطلاعات آن ایجاد شود. هنگامی که کارمندان یا اعضای تیم شما بدانند که شنیده می شوند و احساس ارزشمندی کنند، ارتباطات بدون مشکل می شوند.

در هر زمانی در طول پروژه تان ممکن است شرایطی وجود داشته باشد که نیاز باشد اطلاعات خاصی را به ذی نفعان مربوطه منتقل کنید. در این مواقع برای جلوگیری از گلیچ های (ایرادات) فنی، ابزارهای ارتباطی به کار می آیند. روی نرم افزار همکاری تیمی سرمایه گذاری کرده و نتیجه ی جالب آن را ببینید.

شفافیت

باید در تمامی انواع ارتباط، اعم از کلامی یا غیر کلامی یک عنصر اعتماد وجود داشته باشد. هنگامی که شرکت ها بررسی و تعادل مناسبی راجع به آنچه مورد بحث قرار می گیرد و چگونگی آن، دارند مسائل شفاف می شود. همه چیز واضح و مشخص است و هیچ برنامه و موضوع مبهم و پنهانی وجود ندارد.

در اینجا نیز، ابزار همکاری تیمی که اجرا و پیاده سازی کرده اید نقش مهمی دارد. اگر نتواند به شما در فرایند ارتباط کمک کند و در عوض یک شکاف ارتباطی ایجاد کند، همه چیز از می پاشد.

این ها برخی از مهمترین دلایلی است که اهمیت پرورش یک فرهنگ ارتباط سالم در جایی که اعضای تیم از اهمیت مهارت های ارتباطی آگاه هستند، را نشان می دهد.

 اما نکته مهمی که باید در اینجا ذکر شود این است که برای اجرای آن، به مهارت خاصی نیاز است که یک مدیر پروژه باید از آن برخوردار باشد. اگرچه این مهارت ها می تواند در هر کسب و کاری متفاوت باشد، ولی موارد مشترکی وجود دارد که برای هر کسب و کار و پروژه ای کاربرد دارد.

بیایید نگاهی به آن ها بیاندازیم:

اهمیت مهارت های ارتباطی در مدیریت پروژه

در مدیریت پروژه انواع مختلفی از مهارت های ارتباطی ضروری وجود دارد، برخی از مهمترین آن ها عبارتند از:

امکان مشخص کردن انتظارات و پاسخگویی:

به عنوان یک مدیر پروژه، وقتی پروژه ای را شروع می کنید، اهداف خود را تعیین می کنید. تعیین اهداف مهم و ضروری هستند، اما یکی دیگر از فاکتورهای مهمی که باید به خاطر داشته باشید و به آن توجه کنید اینست که انتظارات و پاسخگویی شفاف را برای همه، از جمله تمام ذی نفعان داخلی و خارجی، مشخص کنید. اگر آنچه که از اعضای تیم خود انتظار دارید را مشخص نکنید، نتیجه کاملی نخواهید گرفت. این می تواند به عنوان پیش شرط لازم برای تخصیص وظیفه و منابع در نظر گرفته شود.

برنامه پروژه خود را با تیم تان در میان بگذارید و شروع کنید به توضیح آنچه از آن ها می خواهید انجام دهند. این در رابطه با همه صادق است، اما باید بدانید که اعضای تیم تان از شما چه انتظاری دارند، تا بتوانند در یک ارتباط متقابل سالم مشارکت داشته باشند.

اگر این کار را مشکل یافتید، می توانید یک واسطه انتخاب کنید. فردی را از میان اعضای تیم خود که در به اشتراک گذاشتن اهداف بهتر از شما باشد پیدا کنید. همچنین این فرد می تواند کسی باشد که بقیه افراد تیم تان با او احساس راحتی کنند.

گوش دادن فعال:

یکی از مهمترین و اصلی ترین مهارت هایی که یک مدیر پروژه می تواند داشته باشد توانایی گوش دادن است. منظور من از گوش دادن تنها شنیدن حرف دیگران نیست بلکه درک کردن دقیق حرفی است که گفته شده. مدیر پروژه های مؤثر و کارآمد جهت درک مشکلات و مسائل پیش رو همیشه به صحبت های اعضای تیم خود گوش می دهند. 

به عنوان یک مدیر پروژه، شروع به صحبت با اعضای تیم خود کنید. به آنچه می گویند توجه کنید، و در عین حال بر روی نشانه های غیر کلامی نیز متمرکز بمانید. غالباً ممکن است کارمندان شما در مطرح کردن مسائل حساس با شما راحت نباشند. در این شرایط، شخصی را پیدا کنید که بتوانند با او مسئله را در میان بگذارند. این امر به شما در یافتن راه حل های قابل اعتماد برای برطرف کردن مشکلات بسیار کمک خواهد کرد.

احترام به دیدگاه ها و نقطه نظرات مخالف:

به عنوان یک مدیر پروژه، بدترین کاری که می توانید با کارکنان یا اعضای تیم خود انجام دهید این است که به دیدگاه و نظرات آن ها احترام نگذارید. هنگامی که افراد مختلفی با قومیت های متفاوت برای کار روی یک پروژه جمع می شوند، بسیاری از آن ها نظرات متناقضی خواهند داشت. این وظیفه شماست که آن ها را مدیریت کنید و به اهداف مشترک برسید، تا از منافع متقابل اطمینان حاصل کنید.

یکی از مواردی که می توان برای ارائه یک جلسه ی گفتگوی سالم انجام داد، توجه به جزئیات کوچک است. دقت کنید و ببینید چه زمانی مسائل از کنترل شما خارج می شوند. مطابق با آن واکنش نشان دهید و رفتار کنید. هنگام بروز مشکلات باید هوشیار و دقیق باشید.

به علاوه، مطمئن شوید که شما کسی نیستید که موجب بروز مشکل می شود. یعنی، از خودتان شروع کنید. به تیم خود بگویید که به نظرات و عقایدشان احترام می گذارید، حتی اگر نظر آن ها بهترین و مناسب ترین مورد در آن لحظه نباشد.

همدلی:

“هدیه بزرگ انسان این است که ما قدرت همدلی را داریم.” مریل استریپ (Meryl Streep)

مدیریت پروژه مربوط به روابط و برخورداری از توانایی قرار دادن خود به جای دیگری برای درک، چگونگی و چرایی مسائل است. وقتی مدیر پروژه همدل است، می فهمد چرا افراد به روشی معین عمل می کنند یا به شیوه خاصی واکنش نشان می دهند، این امر به آن ها کمک می کند تا روش کار تیمشان را درک کنند.

همدلی یک قدم جالب در جهت پی بردن به استعدادهای پنهان و خلاق تیم شما است، که از فردی به فرد دیگر متفاوت است. هنگامی که توانایی های خلاقانه هر فرد را درک کنید، استفاده از آن ها جهت دستیابی به حداکثر تأثیر مثبت برای شما بسیار آسان می شود.

از سوی دیگر، به کار بردن قدرت همدلی در واگذاری وظایف نیز بسیار کمک می کند. وقتی نقاط قوت و ضعف تیم خود را می دانید، مهارت های آن ها را در موارد درستی به کار می برید و وظایفی را تخصیص می دهید که بهترین نتیجه را به وجود می آورد.

استفاده از فرهنگ همکاری:

در فرهنگی که همکاری موجب ترویج آن می شود، اعضای تیم تنها روی تعهدات حرفه ای خود تمرکز نمی کنند. آن ها به یکدیگر اعتماد می کنند و احترام می گذارند و همیشه مایل هستند به هر طریقی که می توانند با یکدیگر همکاری کنند. این امر ممکن است شما را متعجب کند که استفاده از چنین فرهنگ هایی نیز منجر به ایده های بهتر و تبادل اطلاعات مؤثر خواهد شد.

برای اطمینان از اینکه تیم شما در برقراری ارتباط با چیزهایی که دوست دارد احساس راحتی می کند، باید اقدامات عملی انجام شود. صرفاً نصب یک نرم افزار همکاری تیمی، تفاوتی که انتظار می رود را ایجاد نخواهد کرد.

یکی از راه های شروع کار تعیین اهداف و اولویت های روشن و واضح است. منابع را بر این اساس اختصاص دهید، تا نقش ها و مسئولیت ها کاملاً واضح و روشن باشد. هیچ درم برهمی و سردرگمی وجود ندارد و هر یک از اعضای تیم از آنچه از آن ها انتظار می رود آگاه هستند. به عنوان یک نکته مثبت، شما باید بازخورد و انتقاد سازنده را تشویق کنید. به این ترتیب، کارمندان شما احساس ارزشمندی می کنند و می توانید مهارت های واگذاری وظیفه خود را نیز بهبود بخشید.