بیشتر افراد فقط در طی ارزیابی عملکرد سالانه به عملکرد خود فکر می کنند، که در بیشتر موارد این زمان برای ارزیابی خیلی دیر است. از این گذشته، بهبود عملکرد شغلی، یک شبه اتفاق نمی افتد. هیچ ترفند مخفی ای وجود ندارد. در عوض، ایجاد سیستمی مبتنی بر تعامل متقابل استراتژی های مختلف، ابزارها و البته آزمایش های بسیار، زمان می برد. اندازه گیری عملکرد فعلی شما و پیشبرد آن با یک برنامه مشخص، نقطه ی مناسب برای شروع است.
در این پست از وبلاگ نومانو، برای بهبود عملکرد کاری، یک چرخه ۳ مرحله ای که تقریباً در هر موقعیت شغلی صادق است را بررسی می کنیم.
چگونه می توان عملکرد خود را در محل کار بهبود بخشید
۱. ارزیابی کنید و آنچه را می خواهید بهبود بخشید پیدا کنید
بهبود هر چیزی با بررسی و ارزیابی خودتان شروع می شود. از این گذشته، بهبود چیزی بدون آگاهی از اینکه چه چیزی را می خواهید بهبود بخشید غیرممکن است. به طور مشابه، بهبود عملکرد شما در محل کار یک استراتژی بسیار مبهم است. برای بهینه سازی زمینه های خاص در محل کار به بررسی دقیق نیاز است: مثلا آیا می خواهید زمان کار را کاهش دهید؟
بنابراین به احتمال زیاد باید شیوه های مدیریت زمان را اتخاذ کنید. یا ممکن است نتوانید به ددلاین های خود برسید، که احتمالاً به دلیل عدم سازماندهی است. همانطور که می بینید، زمینه های بهبود بسیاری در کار وجود دارد (مدیریت زمان، سازماندهی، بهره وری و غیره) و هر یک از موارد نیاز به یک استراتژی متفاوت دارد.
به همین دلیل، پیگیری و اندازه گیری عملکرد کاری فعلی شما برای یافتن زمینه های کاری که باید بهبود یابند بسیار مهم است. در ادامه، چند روش عالی که می توانید در محل کار خود استفاده کنید آورده شده:
- برای مدیریت و پیگیری هفته کاری خود از ابزار مدیریت وظیفه استفاده کنید.
- برای پیگیری معیارهای حیاتی و مهم عملکرد، از سیستم های مدیریت وظایف استفاده کنید.
- پس از یک دوره طولانی مدت (حداقل ۳ هفته)، داده ها را با هدف بهبود عملکرد کاری فعلی خود اندازه گیری و ارزیابی کنید.
۲. استراتژی های مناسب را اتخاذ کنید و اهداف خود را بررسی کنید
در این مرحله، شما دقیقاً می دانید که از نظر عملکرد کاری کجا هستید و این بینش به شما کمک می کنند تا استراتژی های مناسب برای پیشرفت در این زمینه ها را ایجاد کنید. با این حال، بهبود عملکرد کاری می تواند برای هفته ها ادامه یابد (اگر ماه ها طول نکشد) و بدون تنظیم یک هدف مناسب، شما تمرکز و مسیری برای ادامه کار ندارید.
به عنوان مثال، شما نمی توانید به سادگی بگویید، “من می خواهم زمان کار خود را کاهش دهم”، و انتظار داشته باشید که این اتفاق بیفتد.
اهدافS.M.A.R.T (هوشمند)
اهداف S.M.A.R.T یک چارچوب تعیین و تنظیمات هدف است که ساختار و قابلیت ردیابی را برای اهداف شما به ارمغان می آورد.
S.M.A.R.T مخفف چیست؟
S Specific (خاص): چه چیزی باید انجام شود و چه راهکارهایی را اجرا خواهید کرد؟
M Measurable (قابل اندزه گیری): چه داده هایی برای هدف باید اندازه گیری شوند؟ چه چیزی شکست یا موفقیت تلقی می شود؟
A Achievable (قابل دستیابی) آیا هدف شدنی و قابل انجام است؟ آیا مهارت و قابلیت هایی لازم برای دستیابی به آن دارید؟
R Relevant (مرتبط) آیا این هدف با اهداف حرفه ای شما همتراز است و مطابقت دارد؟ چرا نتیجه برای شما یا سازمانتان مهم است؟
T Time-Based (بر اساس زمان) ددلاین مورد نظر برای رسیدن به هدف چه زمانی است؟
مثالی از SMART
برای درک بهتر، نمونه ای را که در آن از چارچوب S.M.A.R.T برای بهبود عملکرد کاری خود استفاده کردم را به اشتراک می گذارم: من به عنوان یک نویسنده محتوا مشغول به کار هستم و اخیراً هدفی را برای کاهش زمان کار تعیین کردم، اما این هدف خیلی مبهم است، بنابراین بگذارید آن را به یک هدف هوشمند تبدیل کنیم:
S: کاهش زمانی که صرف نوشتن مقاله ی وبلاگ می شود از ۵ ساعت به ۳ ساعت با اتخاذ تکنیک پومودورو (Pomodoro).
M: سپس، من باید با استفاده از یک ابزار ردیاب زمان، زمان صرف شده را اندازه گیری کنم تا بتوانم آن را با زمان نوشتن فعلی خود مقایسه کنم.
A: من چندین ماه هست که می نویسم و تجربه کافی برای بهبود سرعت نوشتن را دارم.
R: هدف فعلی من کاهش زمان کار و تمرکز روی سایر فعالیت های شخصی مانند پیاده روی، ورزش و یادگیری زبان است.
T: من این هدف را تا ۳۰ فروردین بانجام می رسانم.
در نهایت، هدف SMART من این است که: “زمان نوشتن را با استفاده از فن پومودورو، ۲ ساعت کاهش دهم.” به همین ترتیب، باید اهداف عملکرد شغلی خود را به یک برنامه عملی واضح و مشخص تجزیه کنید.
اما به یاد داشته باشید، آنچه برای من مؤثر است ممکن است برای شما کارایی نداشته باشد و کارآمد نباشد. در عوض، آنچه که ضروری است ارزیابی و اندازه گیری عملکرد شغلی، یافتن شکاف ها و اتخاذ استراتژی هایی است که برای شما بهتر است. در ادامه چند تکنیک که می توانید برای بهبود عملکرد کاری استفاده کنید، به اشتراک گذاشته شده است:
- از انجام چند کار به طور همزمان خودداری کنید و روی یک کار تمرکز کنید. این امر موجب می شود تمرکز خود را تنها روی یک کار معطوف کنید که به نوبه خود، کارایی کلی را بهبود می بخشد.
- از تخته وظایف در سیستم های مدیریت وظایف برای تجزیه و تفکیک کار هفتگی پیچیده به اهداف کاربردی و قابل اجرا استفاده کنید.
- حواس پرتی محل کار را با ادغام بلاکرها برای از بین بردن هرگونه محرکی، مدیریت کنید. به عنوان مثال، اگر از ایمیل های مدام و دائم کلافه هستید، از یک بلاکر برای مسدود کردن ایمیل ها هنگام کار استفاده کنید.
۳. روند پیشرفت را بررسی کنید و متناسب با آن سازگار شوید
اطمینان از اینکه همچنان در مسیر قرار دارید بخش عظیمی از بهبود عملکرد کاری را تضمین می کند. این همان جایی است که یک بررسی عملکرد شخصی به کار می آید و به شما کمک می کند تا تشخیص دهید چه چیزی مناسب است و مهمتر از همه، چه چیزی برای شما کارایی ندارد. اکنون، هیچ قانون و قاعده ی خاصی برای اجرای این امر وجود ندارد، اما قطعاً لازم نیست که آن را به طور رسمی، مانند یک بررسی متداول در شرکت ادامه دهید و حفظ کنید.
در ادامه چند روش برای انجام بررسی عملکرد شخصی آمده است:
- مطمئن شوید که برای جمع آوری داده های قابل اعتماد، فضایی را به بررسی های عملکرد اختصاص دهید.
- داده های ردیابی شده را در اسپریدشیت مرتب کنید تا به مناسب ترین معیارهای عملکرد دست یابید.
- پیشرفت را با اهداف هوشمندانه خود ارزیابی کرده و اقدامات مناسب را اتخاذ کنید:
- اگر کارها انجام شد، عالیست! اهداف بالاتری را تعیین کنید.
- اگر کارها به نتیجه نرسید، دلیل آن را متوجه شوید.
به یاد داشته باشید، همه ی ما انسان هستیم، بنابراین اگر پیشرفت قابل توجهی نداشته اید تعجب نکنید. در عوض، از آن به عنوان فرصتی برای بهبود استراتژی استفاده کنید.
اگر نیاز دارید استراحت کوتاهی داشته باشید
شما مجبور نیستید هر روز به اوج بهره وری خود برسید، بنابراین اگر احساس کردید که نمی توانید ادامه دهید، توقف کنید و کمی استراحت کنید! داشتن استراحتی کوتاه ضعف نیست، ولی در عوض، یک استراتژی هوشمندانه برای تجدید قوا و بازگشت به کارتان با انرژی بیشتر است. در پایان روز، تمام این موارد به اندازه گیری پیشرفت و بهینه سازی محل کارتان برای چیزی که برای شما کارآمدتر است ختم می شود.