بخش بزرگی از دنیا به طور ناگهانی با حجم عظیمی از دورکاری و تطبیق با یک سبک جدید زندگی رو به رو شده است. چگونه می توانید در حین اینکه از پشت میز یا روی مبل نشیمن خود کار می کنید، کارآمد باشید؟ این پنج استراتژی می تواند به بهینه سازی وقت شما هنگام دورکاری کمک کند.

یک جریان عادی ایجاد کنید.

جریان عادی (روال) پایدار همیشه مفید است، به همین دلیل داشتن ماشین عادت (habit machine) یا سیستمی که به شما در ایجاد عادات مثبت کمک کند، ضروری است. این کار به شما کمک می کند ارزش بیشتری به کارهای روزمره خود بیفزایید.

اولین قدم برای برخی کمی غیر عادی و دور از ذهن است: توقعات خود را پایین بیاورید. به خود بگویید، “من امروز حداقل یک دقیقه، و فردا دو دقیقه در روز، این کار را انجام خواهم داد.” از کم شروع کنید، اما مرتباً آن را افزایش دهید.

یکی از کارهایی که habit machine به شما امکان انجامش را می دهد، صرفه جویی در وقت است. هر روز یک هدف را تعیین می کنم تا متوجه شوم چطور می توانم چهار دقیقه در زمان صرفه جویی کنم. چهار دقیقه در روز برای من یک عدد جادویی است زیرا می دانم که این عدد بیان کننده سه روز کامل بهره وری در سال است. من می دانم هر عادت مثبتی که ایجاد یا سیستمی که اجرا و پیاده سازی می کنم و موجب صرفه جویی تنها چهار دقیقه در روز می شود، اثر مرکبی در نتایج من خواهد داشت.

برنامه ریزی کنید.

هنگامی که شروع به بررسی تقویم خود و برنامه ریزی کردم، بزرگترین تغییر در بهره وری برای من به وجود آمد. این امر به معنی نگاهی اجمالی به تقویمتان نیست، سه چیز وجود دارد که باید روی آن ها تمرکز کنید:

آنچه را که برای روز خود برنامه ریزی کرده اید انجام دهید را بررسی کنید. همان طور که در بالا به آن اشاره کردم، به دنبال ایجاد کارآیی با habit machine خود باشید. به عنوان مثال، من یک قانون ۲۰/۵ دارم که در آن سعی می کنم تماس های تلفنی ۵ دقیقه ای و جلسات حضوری ۲۰ دقیقه ای را برنامه ریزی و ترتیب دهم. حتی ایجاد یک تغییر کوچک مانند استفاده از یک قانون ۱۹/۴ می تواند امکان بهره وری بیشتر را فراهم کند.

فضای خالی تقویم خود را بررسی کنید. چگونه می توانید تعداد بیشتری از آن تماس های چهار دقیقه ای یا جلسات ۱۹ دقیقه ای را برنامه ریزی کنید؟ چطور می توانید برای کسانی که ممکن است به شما احتیاج داشته باشند، در دسترس تر باشید؟ فراموش نکنید که حتماً زمان استراحت یا فعالیت های سرگرم کننده را نیز برنامه ریزی و اعمال کنید.

خواب خود را تنظیم کنید. این نه تنها فرآیندی ترمیمی است، بلکه سیستم ایمنی بدن شما را تقویت می کند، این امر از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. شما نیاز به ایجاد یک روال ثابت برای خواب دارید، این کار به شما کمک می کند که نه تنها سلامت جسمانی بلکه سلامت روانتان نیز به شما بازگردد.

اولویت بندی کنید.

هنگام برنامه ریزی، باید قانون “همین الان انجامش بده” را لحاظ کرده و در نظر بگیرید.

برای تعیین اولویت باید وظایف خود را براساس درجه فوریت و اهمیت آن ها، ارزیابی کنید. شما این کار را با تجزیه و تحلیل موقعیت یا رویداد با توجه به ارزش های شخصیتان انجام می دهید.

اگر یک کار فوری و مهم است، اکنون آن را انجام دهید. اگر کاری که اکنون می توانید انجام دهید را از سر خود باز کنید، انجام آن حداقل دو برابر آن چه باید زمان ببرد، زمان می برد.

اگر چیزی مهم است اما فوری نیست؛ آن را در برنامه خود قرار دهید و در آینده انجام دهید.

اگر کاری فوری است اما مهم نیست؛ آن را تفویض و به دیگران واگذار کنید. به تیم خود اعتماد کنید تا آن را به انجام برسانند.

سرانجام، اگر چیزی فوری و مهم نبود، از انجام آن صرف نظر کنید و راهی برای از بین بردن آن در نظر بگیرید.

حواس پرتی ها را از بین ببرید.

من خاطره ای دارم که برای این مورد کاربردی است و برمی گردد به آخرین باری که در یک اتومبیل مسابقه بودم. به من فرصت داده شد تا در یک مسیر واقعی، در یک ماشین مسابقه واقعی با یک راننده حرفه ای واقعی رانندگی کنم. آن ها موانعی مخروطی شکلی را برای ما قرار داده بودند که بتوانیم دور آن مانور دهیم و من مدام به مخروط ها می زدم. مربی رانندگی ام به من گفت که به مخروط ها نگاه نکنم، من به او پاسخ دادم، “خب، من نمی خواهم به مخروط ها برخورد کنم.” او به من گفت که به مسیر رو به رویم نگاه کنم، به جای تمرکز روی جایی که نمی خواهم بروم، روی جایی که می خواهم بروم تمرکز کنم. پس از آن، من به هیچ مخروطی برخورد نکردم.

اگر روی حواس پرتی هایی که با آن ها رو به رو هستید تمرکز کرده اید، شما در حال معطوف کردن توجه و فکر خود بر روی آن ها هستید، درنهایت با حواس پرتی ها مواجه خواهید شد. به آنچه برای خود و کسب و کار خود می خواهید توجه کنید. متمرکز بمانید و بدانید که اگر به آن مخروط ها خیره شوید، به آن ها برخورد خواهید کرد.

از تلفن استفاده کنید.

سرانجام، آخرین توصیه برای کارآمد بودن در دوران دورکاری این است که شما باید سرسخت باشید و یاد بگیرید که از تلفن استفاده کنید. تلفن شما یکی از بهترین راه هاست برای اثبات کارآمد و در دسترس بودن تان به کسانی است که برای آن ها یا با آن ها کار می کنید. ارتباطات مؤثر، که ضروری تر از هر زمان دیگری است، تلفن را به یکی از ساده ترین و بهترین شکل های ارتباطی، با حداقل دانش فنی مورد نیاز تبدیل کرده است.

داده ها می توانند با استفاده از متن یا رسانه های اجتماعی یا ایمیل از طریق تلفن ارسال شوند، اما تلفن وسیله ای است برای تماس با مردم و برقراری ارتباطات عاطفی، کاری که دشوار است از طریق متن انجام شود. اگر می خواهید مطمئن شوید که کارآمد و در دسترس هستید، می توانید با روشی که با دیگران ارتباط برقرار می کنید، نشان دهید که می توانید به آن ها کمک کنید.