با آرامش در محل کار خود نشسته اید و ناگهان برای حضور در جلسه دیگری نوتیفیکشن دریافت می کنید. یک جلسه طولانی، کسل کننده، غیرکارآمد دیگر که باعث می شود آرزو کنید یک ماشین تله پورت جادویی داشتید تا بتوانید به سرعت آن را ترک کنید!
اغلب اوقات، در طول یک جلسه، شما فقط از خود سؤال می کنید که چرا حتی آنجا حضور دارید.
باید توجه داشت که جلسات روشی عالی برای تماس داشتن با اعضای تیم و منبع ارزشمندی برای برنامه ریزی، پیگیری میزان پیشرفت پروژه ها و کارها هستند.
آیا می دانید که اغلب ما به خاطر جلسات غیر کارآمد در ماه به طور متوسط حدود ۳۱ ساعت را از دست می دهیم!؟
آمار عجیب دیگری نشان می دهد که نزدیک به %۹۱ حاضران در جریان جلسات روزانه فکرشان جای دیگر است!
برگزاری جلسات کارآمد موردی نیست که قابل حل نباشد. در این مطلب از وبلاگ نومانو، نکاتی را ذکر کرده ایم تا از فرهنگ جلسات غیر کارآمد رهایی یابید و جلسات پربارتر و مؤثرتری داشته باشید تا در مدت زمان کوتاه تری به اهدافتان برسید.
هدف مشخص و واضحی را تعیین کنید
ممکن است فکر کنید هدف از برگزاری یک جلسه بدیهی و واضح است، اما گاهی اوقات اینگونه نیست. درک هدف حقیقی از یک جلسه برنامه ریزی شده و برقراری ارتباط بین شرکت کنندگان امری ضروری است.
تعیین یک هدف مشخص قبل از شروع جلسه به درک اهداف یک جلسه و آنچه در پایان از برگزاری آن جلسه انتظار می رود کمک خواهد کرد.
این نکته خاص برای هماهنگ کننده جلسه بسیار مفید است، زیرا وقتی جلسه را با بیان “هدف” جلسه شروع می کنیم، احتمالاً مفاد جلسه توسط حاضرین درک می شود و ایده ی کلی یک جلسه خاص شفاف و واضح می شود.
هدف از برگزاری یک جلسه می تواند یکی از موارد زیر باشد:
برای پیگیری و بررسی کارهای انجام شده
مشارکت دادن اعضای تیم در حل یک مشکل
به منظور اتخاذ یک تصمیم مهم
به اشتراک گذاشتن اطلاعات
با هدفی در ذهن، تیم شما به احتمال زیاد از مسیر خارج نمی شود و تمرکز جدی روی هدف حقیقی یک جلسه دارد.
تعریف دستورکار جلسه
اعضای تیم پریشان و ناراحت، شرکت کنندگان غیر آماده، همه این مشکلات ناشی از دستورکار جلسه ضعیف است.
نکته مفید دیگر برای اجرای جلسات کارآمد این است که همیشه دستورکار کلی یک جلسه، به درک اعضای تیم درباره ی اینکه جلسه درباره ی چه موضوعی است، بسیار کمک می کند.
دستور کار طراحی شده کارآمد به طور واضح بیان می کند که چه کاری باید انجام شود و در طول جلسه و بعد از آن چه انتظاراتی وجود دارد.
همچنین به شرکت کنندگان در آماده و مهیا شدن برای جلسه، الزامات تبادل اطلاعات و اینکه وسایل مورد نیاز برای دستیابی به اهداف کدام ها هستند، کمک می کند.
شریل سندبرگ (Sheryl Sandberg)، مدیر عملیات فیسبوک پیشنهاد می کند که یک دقیقه در جلسه را به بررسی تمام نکات دستورکار اختصاص دهید، حتی اگر زودتر از زمان پایان برنامه ریزی شده باشد.
این مسأله اهمیت طراحی نکات دستورکار واضح و مشخص و پیش رفتن با آن ها در طول جلسه را نشان می دهد.
محدوده های زمانی دقیقی تعیین کنید
زمان برای هر کسب و کاری ارزشمند است، بنابراین اگر موفق نشوید محدودیت های زمانی برای جلسات خود را محدود کنید، احتمال دارد که زمان زیادی را از دست بدهید.
شرکت ها برای مبارزه با مشکل جلسات ناکارآمد و غیر مؤثر روش های مختلفی را ارائه می دهند. در تلاش برای مبارزه با زمان صرف شده در جلسات فردی، تیمی در Percolate پیشنهاد می کند که در حالت ایده آل، جلسات به طور پیش فرض ۱۵ دقیقه باشد.
بنابراین چگونه می توانید در مورد بازه زمانی بهینه و مطلوب یک جلسه تصمیم بگیرید؟
اطمینان حاصل کنید که جلسات به موقع شروع و پایان می یابند. همچنین باید زمان زیادی را به بحث و گفتگو اختصاص دهید، بنابراین می توانید نقطه نظرات مختلفی را در مورد موضوع از حاضرین بدست آورید.
در اینجا، یک پدیده مهم که باید به آن توجه شود، ارتباط مستقیم محدودیت زمانی یک جلسه با هزینه غیر مستقیم است. گرانترین هزینه های سربار در سازمان به خاطر جلسات به وجود می آیند.
شرکت کنندگان را مشخص کنید
یکی دیگر از نکات بسیار مفید برای برگزاری جلسات مؤثر و کارآمد به منظور تشخیص و شناسایی دقیق شرکت کنندگان در یک جلسه، به همراه نقش هایی که انتظار دارید آن ها در جلسات بازی کنند، می باشد.
به این ترتیب هر فرد از آنچه در طول جلسه می تواند در آن نقش داشته و سهیم باشد، ایده ای دارد. یکی از مزیت های این امر این است که فراخوانی اعضای غیر ضروری تیم و میزان آشفتگی و هرج و مرج را کاهش می دهد.
تعداد شرکت کنندگان در یک جلسه را محدود کنید! هرچه تعداد افراد کمتر باشد، انجام سریع تر کارها راحت تر می شود.
شرکت هایی مانند گوگل به خاطر محدود کردن تعداد شرکت کنندگان در جلسه تا حداکثر ۱۰ عضو تیم شناخته می شوند.
با مشخص کردن و محدود کردن تعداد شرکت کنندگان، اطمینان حاصل می کنید که ساختار جلسه شما بدون هیچ گونه تغییر اساسی باقی می ماند و نتیجه مطلوب در بازه ی زمانی تعیین شده حاصل می شود.
اگر هنوز متوجه نشده اید که این امر چگونه کار می کند، قانون دو پیتزا جف بیزوس (Jeff Bezos)، مدیرعامل آمازون، را برای جلسات در نظر بگیرید:
اگر دو پیتزا برای سیر کردن حضار در یک جلسه کافی نباشد، بیزوس برای جلسه ای برنامه ریزی نمی کند یا حتی به جلسه ای نمی رود، زیرا به گفته وی، جمع کردن تعداد بیشتری از افراد در جلسه تنها خلاقیت را از بین می برد.
پیگیری کارها
کار واقعی پس از پایان جلسه آغاز می شود. برای دیدن اینکه آیا همه در مسیر هستند و وظایف مطابق برنامه انجام می شوند، پیگیری ضروری است.
در اینجا، ممکن است به خاطر بازخورد اعضای تیم نیاز به یک جلسه پیگیری، افزایش یابد. این جلسات پیگیری راهی عالی برای کارکنان به منظور رو به رو شدن با موانعی است که در طول انجام کار وجود دارد.
این روش پیگیری وظایف به شما امکان در مسیر نگه داشتن تمام وظایف در حال انجام را می دهد.
اکنون می دانید که چگونه می توانید جلسات کارآمد را برای ایجاد فرهنگی که کارمندان از آن ها بیمی نداشته باشند و به عنوان یک منبع ارزشمند تبادل اطلاعات به آن ها فکر کنند، برگزار کنید.
بنابراین، تنها به اسم نظارت بر پیشرفت و برنامه ریزی، جلسات کم اهمیت را برگزار نکنید. اهداف واضح را مشخص کنید و راه هایی را برای برگزاری جلسات موفق و کارآمد هموار کنید.