آیا در انجام و تکمیل کار خود با مشکل رو به رو شده اید؟ آیا نمی توانید هیچ کاری را به موقع انجام دهید؟

نگاهی به اطراف خود بیندازید، شاید به خاطر به هم ریختگی روی میزتان باشد. میز بی نظم و درهم و برهم یک تراژدی بصری و همچنین ابزاری مضر در زندگی کاری شما است که ذهن شما را برای تمرکز و پردازش اطلاعات در مورد هر موضوعی با مشکل رو به رو می کند. از این رو تصمیم گرفتیم در مورد نحوه سازماندهی میز کار به شما کمک کنیم.

یک میز بی نظم در طولانی مدت موجب ایجاد استرس، نگرانی و اضطراب خواهد شد.

می دانیم هنگامی که به هم ریختگی عظیمی روی میز شما وجود دارد، ممکن است خلاص شدن از دست آن تا حدی مشکل به نظر برسد، زیرا حتی نمی دانید از کجا مرتب کردن را شروع کنید. خوشبختانه، شما در دنیایی زندگی می کنید که “راه حل های جدیدی برای مشکلات جدید” وجود دارد.

تا زمانی که شما مایل هستید برای تحقق این امر تلاش کنید و از این راهنمایی شگفت انگیز برای نظم بخشیدن به میز خود پیروی می کنید، هرگز مجبور نخواهید شد با یک میز نامنظم و به هم ریخته سر و کار داشته باشید و زندگی کاری شما هیچگاه به دلیل آن مشکل رنج و سختی ای را متحمل نخواهد شد.

در اینجا ۲۰ نکته و ترفند شگفت انگیز برای داشتن میز کاری منظم

ایجاد فضای شخصی

نه، منظور ما آن فضای شخصی که در ذهن شماست، نیست. این یکی برای تمام مواردی است که در تمام طول روز ضروری و لازم است، نه فقط هنگامی که در دفتر کار می کنید. این موارد می تواند شامل کلیدها، کیف پول ها، تلفن ها یا سایر وسایل شخصی باشد که ممکن است هنگام کار در روند کار شما اختلال ایجاد کنند یا حواس شما را پرت کنند.

برای این موارد، باید فضای کوچکی روی میز شما وجود داشته باشد که به راحتی بتوانند در آنجا قرار داده شوند و دور از دست شما باشند تا برای شما این شرایط را فراهم کنند که در آرامش کار کنید؛ ایده شماره ۱ برای سازماندهی میز کار.

دسکتاپ کامپیوترتان را نیز خلوت و مرتب کنید

می توانید یک میز مینیمال داشته باشید که همیشه مرتب و بسیار عالی باشد، اما نامنظمی های دسکتاپ کامپیوترتان نیز در گزارش شما حساب می شود. بی نظمی های دیجیتالی با فایل ها و فولدرهای نامرتب نیز یک نوع درهم و برهمی به حساب می آیند که هنگام تمرکز، می تواند موجب حواس پرتی شود. این ایده سازماندهی میز کار شماره ۲ ما می باشد.

شما باید هر هفته دسکتاپ کامپیوتر خود را مرتب کنید. می توانید فایل ها را با استفاده از پارامترهای مختلف متناسب با نیازهایتان، مرتب کنید. صفحه نمایش خود را کارآمدتر کنید و کامپیوتر خود را به یک نیروی سازمانی تبدیل کنید که می توان روی آن حساب کرد.

یک پاکسازی انجام دهید

اگر با یک بی نظمی کوچک یا عظیم رو به رو هستید، تمیز کردن میز شما امری ضروری است خواه این کار را دوست داشته باشید یا نه. شما باید هر وسیله ای که روی میزتان قرار دارد را بررسی کرده و صادقانه از خود بپرسید که آیا آن وسیله واقعاً ضروری است یا خیر. اگر وسیله ای هست که به آن احتیاج ندارید، آن را از آنجا بردارید و فضای لازم برای وسایلی که زندگی کاری شما را آسان تر می کنند فراهم کنید و این موارد ضروری می تواند به معنای یک میز مرتب بدون هیچ وسیله ای روی آن باشد.

اگر شما فردی هستید که به هر آنچه روی میزش قرار دارد وابستگی دارد، با موارد کوچک شروع کنید در این صورت هنگامی که چیزی را کنار می گذارید کمتر اذیت خواهید دید. این ایده شماره ۳ برای کمک به شما در سازماندهی میز بود.

میزتان را هر روز تمیز کنید

می توانید میز خود را درست قبل از اینکه دفتر را ترک کنید مرتب کنید. این کار باعث می شود هر روز با یک میز مرتب رو به رو شوید. حتی می توانید روزی چند بار میز خود را تمیز کنید که این کار باعث می شود آرامش ذهنی بیشتری داشته باشید.

باید روزانه تنها روی یک کار مهم تمرکز کنید

بسیاری از مردم فکر می کنند که در انجام چند کار به طور همزمان حرفه ای هستند و تبحر دارند، اما حقیقت موضوع این است که واقعاً اینگونه نیستند. فکر کردن به اینکه در انجام چندین کار به طور همزمان بهترین هستند، باعث به هم ریختگی حتی بیشتر از حد معمول میزشان می شود.

یک راه برای مرتب کردن میز کارتان این است که تمام وسایل غیر ضروری که مرتبط با پروژه ای که در حال حاضر روی آن تمرکز دارید، نیستند را کنار بگذارید.

مدارک و اسناد خود را اسکن کنید

برای داشتن یک میز سازمان یافته و منظم، باید از دست کاغذهای زیادی که روی میزتان انباشته شده اند خلاص شوید. آیا می خواهید از دست آن همه کاغذ رها شوید؟ اسکن اسناد خود را شروع کنید. فایل هایتان را در کامپیوترتان ذخیره کنید این کار به شما کمک می کند کابینت فایل قابل جستجو و راحت تری داشته باشید.

اگر حتی بعد از تهیه نسخه های اسکن شده، به نگهداری کاغذهای فیزیکی نیز علاقه مند هستید، باید کابینت پرونده ای انتخاب کنید که روی میز شما قرار نگیرد.

برای تمام پرونده های خود از یک سیستم دو سینی استفاده کنید

اگر واقعاً به فایل ها به صورت فیزیکی نیاز دارید و به هیچ جایگزین دیجیتالی نیز دسترسی ندارید، می توانید برای آن ها از سیستم دو سینی استفاده کنید. برای ذخیره فایل های پروژه هایی که قبلاً به اتمام رسیده اند از یک سینی استفاده می شود و سینی دیگر برای ذخیره فایل های پروژه های در دست اجرا استفاده خواهد شد. ایده سازماندهی میز شماره ۷.

کارها را به سرعت تمام کنید

این یکی از ایده های سازمان دهنده میز کار مورد علاقه ما است و راه حل واضح و آسان دیگر برای مشکل درهم و برهمی میز کار شما این است که از مشکل به تعویق انداختن خود خلاص شوید. اگر چیزی به ۲ یا ۱۵ دقیقه زمان نیاز دارد تا کامل شود، کافی است آن را انجام دهید و در اسرع وقت از کارهای مرتبط با این پروژه ها خلاص شوید. این امر به شما این امکان را خواهد داد که میزی مرتب داشته باشید تا در اسرع وقت روی پروژه های دیگر کار کنید.

دیجیتالی شوید!

یکی از دلایل اصلی به هم ریختگی میز شما وجود تعداد زیادی یادداشت است که کل سطح میز را پوشانده است. این امر به این دلیل است که شما برای هر پروژه ای دو جین از این کاغذها را برای نوشتن مطالب مهم یا هر چیز دیگری که مربوط به یک پروژه است نیاز دارید، خب، این روند مؤثر نیست.

باید آن ها را به صورت دیجیتالی دربیاورید. شما باید شروع به استفاده از برنامه های یادآوری و لیست وظایف دیجیتالی کنید که به وفور در فروشگاه های اپلیکیشن تلفن هوشمند مشاهده می شوند، این برنامه ها به شما در خلاص شدن از دست این کاغذها کمک می کنند و شما را یک قدم به یک محیط کار آرام نزدیک تر می کنند.

یک دفترچه یادداشت داشته باشید

ممکن است دیجیتالی شدن در لحظه و فوراً برای همه افراد آسان نباشد. بنابراین، برای این افراد، یک دفترچه یادداشت بهترین گزینه خواهد بود. با این روش از دست کاغذهای یادداشت خلاص می شوید.

هر چیزی را بر اساس میزان اهمیتش مرتب کنید

یکی از ایده های اصلی سازماندهی میز کار این است که هر چیزی را با توجه به میزان اهمیتش مرتب و بایگانی کنید. این امر می تواند بسیار ترسناک باشد زیرا شما نمی خواهید چیز مهمی را در زندگی یا کار خود از دست بدهید. اما هنوز هم برای اینکه بتوانید میز خود را قابل مدیریت تر کنید باید از برخی موارد خلاص شوید.

برای انجام این کار، باید از خود بپرسید، چقدر به آن نیاز دارم و از آن استفاده می کنم؟ اگر جواب به اندازه کافی مثبت نیست، باید آن را کنار بگذارید و در نهایت در آینده از تصمیم خود خوشحال خواهید شد.

یک سطل زباله تهیه کنید

ایده سازماندهی میز شماره ۱۲: نکته مهم دیگری که باید در نظر بگیرید تهیه یک سطل زباله برای میزتان می باشد. آن را درست کنار یا زیر میز قرار دهید و آن را به بهترین دوست خود تبدیل کنید. به محض اینکه پرونده یا هر چیز دیگری که فضای با ارزش میز را پر می کند، را به پایان رساندید، آن را به داخل سطل آشغال بیندازید.

کابل های خود را مرتب کنید

درهم و برهمی و بی نظمی تنها مربوط به کاغذهای مچاله شده روی میزتان یا فایل هایی که سراسر سطح میز پخش شده اند نیست، بلکه می تواند حجم عظیمی از سیم های بدون اتصال باشد که در اطراف رها شدند. آن ها می توانند موجب عدم تمرکز و حواس پرتی شوند. کابل های خود را با بست های کمربندی ببندید، این کار به شما این امکان را می دهد که آن ها را به راحتی پشت صفحه کامپیوتر یا زیر میز پنهان کنید تا هر روز مقابل دید شما نباشند.

تمام وسایل الکترونیکی خود را دور از میز قرار دهید

یکی دیگر از ایده های سازماندهی میز که به نظر ما واقعاً مفید است، این است که شما روی میزتان به هیچ وسیله ی الکترونیکی غیر از کامپیوترتان نیاز ندارید. تمام موارد دیگر مانند روتر و مودم باید روی سطح دیگری مانند زمین یا در یک کشو قرار داده شوند که این کار فضای بیشتری روی میز جهت کار کردن برای شما فراهم می کند. با توجه به تجربه ما، این ایده بسیار مهم است بنابراین آن را امتحان کنید.

لوازم التحریری که استفاده نمی کنید را کنار بگذارید

وجود تعداد زیادی خودکار و مداد روی میزتان باعث به هم ریختگی می شود. شما باید هر کدام که مورد علاقه شماست یا فکر می کنید برای استراتژی کاری شما مفیدتر است را انتخاب کنید.

یک ایستگاه شارژ ایجاد کنید!

ایده سازماندهی میز شماره ۱۶: در یک موقعیت ایده آل تر، شما می توانید کشوی میز خود را به یک ایستگاه شارژ قدرتمند تبدیل کنید جایی که می توانید تمام دستگاه های تلفن همراه خود را شارژ کنید. این به شما اجازه می دهد تا از دست ایستگاه شارژ آشفته خود بر روی میزتان که مملو از دستگاه های شما و کابل های آن هاست که در همه جا پخش شده است خلاص شوید.

اما اگر این امر امکان پذیر نیست، می توانید یک ایستگاه شارژ در پشت صفحه نمایش خود ایجاد کنید که تمام وسایل الکترونیکی را، کمی دور از دید و همین طور خوشبینانه دور از ذهن خود نگه دارید.

میز خود را به چند بخش تقسیم کنید

اگر واقعاً وسایلی روی میز کارتان هست که دوستشان دارید و علاقه ی زیادی به مرتب کردن میز ندارید، می توانید میز خود را تقسیم بندی کنید. این امر به شما اجازه می دهد تا با توجه به معیارهایی که برای خود تعیین کرده اید، یک گروه سازمان یافته تر داشته باشید.

کاغذها و مدارک روزانه خود را مرتب کنید

برای مرتب نگه داشتن تمام مدارک و کاغذهایی که هر روز با آن ها سر و کار دارید، باید روزانه یک نگاه اجمالی به تمام آن ها بیندازید. آن ها را بررسی کرده و دریابید که کدام یک از آن ها باید بایگانی، اسکن یا دور ریخته شوند. این امر باعث می شود که از تمام مدارک مطلع شوید. می توانید این کار را هر روز قبل از ترک دفتر انجام دهید.

لوازم اداری خود را کنار بگذارید

اگر وسایل اداری خود را روی میز کارتان پراکنده می کنید، باید این کار را متوقف کنید. این آشفتگی بصری به عملکرد شما آسیب می رساند و برای برطرف کردن این مشکل، باید از یک نظم دهنده میز استفاده کنید یا مکانی به خصوص از میز کار خود را به وسایل اداری تان اختصاص دهید. به این ترتیب، راحت تر می توانید هر چیزی را به سرعت پیدا کنید و همچنین با این کار میز خود را سازماندهی و مرتب می کنید.

هر هفته میز خود را مرتب کنید

پس از انجام تمام موارد ذکر شده در این لیست، نتیجه می گیریم که احتمالاً شما باید یک برنامه تمیز کردن هفتگی نیز برای میز خود داشته باشید. با این کار اطمینان حاصل می شود که تمام کارهای سخت شما برای مرتب کردن میز و فضای کاری شما، بیهوده نبوده است.