تعداد فضاهای کاری اشتراکی در طی یک دهه گذشته، به خصوص در سال گذشته در جهان افزایش یافته است. طبق تحقیقات CBRE ، در سال ۲۰۱۸، مقیاس فضاهای کاری اشتراکی در منهتن نزدیک به ۷۰ درصد افزایش یافته و از ۹.۴ میلیون فوت مربع در سال ۲۰۱۷ به ۱۳.۵ میلیون فوت مربع رسیده است. اما این روند افزایشی تنها مربوط به نیویورک نیست. تعداد فضاهای کاری اشتراکی در تمام شهرهای دنیا رو به افزایش است.
چرا این روند رو به افزایش است؟
شرکت ها در هر اندازه ای، و به دلایل خوبی، پذیرای فضای کار اشتراکی هستند. این که آیا شما کارآفرینی هستید که در حال راه اندازی شرکت خود هستید یا حتی یک کارآفرین قدیمی و با سابقه هستید، فضاهای کاری اشتراکی مزایای زیادی را برای شما فراهم می کنند.
فضای کاری اشتراکی چیست؟
فضاهای کاری اشتراکی، دفاتری هستند که در آن کارمندان شرکت های مختلف زیر یک سقف کار می کنند. شرکت ها یک فضای کاری اشتراکی که می تواند در هر سایزی باشد، از استارتاپ های در حال رشد گرفته تا کسب وکارهای جهانی. این فضا معمولاً شامل ترکیبی از دفاتر خصوصی و فضاهای مشترک است.
یک واقعیت مهم که باید به آن توجه داشته باشید این است که یک فضای اشتراکی لزوماً به معنای این نیست که کارمندان شما در یک فضای کاری مشترک در میان بسیاری از شرکت های دیگر قرار بگیرند. در بیشتر موارد، شرکت شما یک دفتر اختصاصی یا حتی چند طبقه در اختیار دارد. اما آن ها در عین حال این فرصت را دارند که به مناطق مشترک زیبا و امکانات عالی دسترسی پیدا کنند.
مزایای فضای کاری اشتراکی
در مطلب از وبلاگ نومانو به ۱۲ مورد از مزایای فضای کاری اشتراکی اشاره می کنیم:
چابکی و پیشرفت با سرعت بالا
در دنیای پر سرعت امروز، چابکی یک ضرورت است. برای توسعه و حرکت سریع، دفاتر و ساختمان های شما باید نیازهای شغلیتان را برآورده سازند، خواه این به معنای افتتاح یک کارگاه نوآوری برای یک پروژه، ایجاد شعب دفاتر در بازارهای نوظهور یا ایجاد یک فضای بزرگتر برای رشد و توسعه موفق یک تیم باشد. فضاهای کاری اشتراکی این چابکی را به شما می دهند. آن ها شما را قادر می سازند تا کسب و کار خود و تعداد کارمندانی را که استخدام می کنید بدون نیاز به تعهد به اجاره نامه های سخت در یک ساختمان سنتی تر، توسعه و افزایش دهید. در یک فضای اشتراکی، شما می توانید بدون تلاش و هزینه اضافی، اندازه تیم یا حتی موقعیت مکانی خود را تغییر دهید.
انتقال آسان و راه اندازی سریع
هنگامی که عضوی از یک فضای کاری اشتراکی می شوید، دیگر نیازی به متحمل شدن یک روند انتقال استرس زا و هزینه بر نیست. نیاز نیست میز یا صندلی بخرید یا با خود بیاورید. سرعت وای فای (Wi-Fi)زیاد است، پرینترها پر از جوهر هستند و تلفن ها وصل و آماده استفاده هستند. درخواست برای استفاده از یک فضای کاری اشتراکی به این معنی است که کارهایی و مواردی که به هفته ها تلاش تیم شما نیاز دارند از قبل برطرف شده اند. شما و کارمندانتان می توانید مستقیماً وارد محیط شوید و یک راست به کار خود بپردازید.
فضای اداری در مکان های اصلی
دفاتر و ساختمان های اصلی گران هستند و تامین هزینه آن ممکن است برای شرکت مشکل باشد. با این حال، برای جذب و حفظ استعداد، شرکت ها نیاز دارند که دفاترشان در همسایگی های مکان های مرکزی نزدیک کسب و کارهای دیگر، حمل و نقل عمومی، مغازه ها و رستوران ها قرار داشته باشد. مهمتر از آن، ساختمان ها باید روشنایی داشته باشند و تمیز و مدرن باشند.
فضاهای کاری اشتراکی راهی برای تقاضا در فضاهای گران تر و مکان های اصلی ارائه می دهند که اگر خودتان این مکان را اجاره کرده باشید می تواند خیلی گران و هزینه بر باشد. بیشتر فضاهای کاری اشتراکی در مراکز مالی و یا مناطق تجاری شلوغ در شهرهای مربوطه قرار دارند. بدون نیاز به منابع مالی و هزینه های اضافی، آن ها به شما این امکان را می دهند که به سرعت یک دفتر باز کنید.
صرفه اقتصادی
در بسیاری موارد، فضاهای کاری اشتراکی می توانند به شما کمک کنند هزینه های خود را کاهش دهید با فراهم کردن شرایطی برای شما که فقط برای آنچه نیاز دارید هزینه بپردازید. به عنوان مثال، اگر شما یک دفتر مرکزی جدید را راه اندازی کرده اید و تنها ۱۰ کارمند در آنجا دارید، اجاره یک طبقه کامل منجر به هدر رفتن فضا و هزینه می شود.
با قرار دادن این کارمندان در یک دفتر خصوصی در یک فضای کاری اشتراکی، شما باز هم برای آن ها یک محل کار اختصاصی فراهم کرده اید، اما فقط برای آن فضایی که استفاده می کنید هزینه پرداخت می کنید. مهمتر از همه، شما به راحتی می توانید با گسترش و توسعه تیم، به محیط کاری خود، فضا اضافه کنید.
امکان مقیاس گذاری آسان
مهم نیست بزرگی شرکت شما چقدر باشد، رشد و توسعه یک هدف اصلی است و فضاهای کاری اشتراکی می توانند به شما در مقیاس گذاری کمک کنند. آیا می خواهید تیمی در test market ایجاد کنید؟ یا تصمیم به افتتاح چندین مکان جدید در سراسر جهان طی یک سال دارید؟ قرار دادن تیم ها در یک فضای کاری اشتراکی این امکان را به شما می دهد تا مکانی الهام بخش برایشان فراهم کنید تا با یکدیگر همکاری کنند.
امکانات فراگیر
اگر شما خودتان دفترتان را اجاره می کنید، باید هزینه خدمات، تجهیزات اداری و امکانات اضافی را بپردازید، یک مدیر دفتر و کارمندان پشتیبانی برای نظارت بر آن ها را نیز به آن اضافه کنید. در یک فضای کاری اشتراکی، امکاناتی مانند آب، گاز، برق و وای فای (Wi-Fi) قرار داده شده است. بیشتر آن ها امکانات دیگری مانند چای و قهوه، لوازم آشپزخانه، چاپ و خدمات پستی را نیز ارائه می دهند.
راهنمای جامعه
در یک فضای کاری اشتراکی، تیمی برای کمک به هر آنچه شما نیاز دارید وجود دارد. اگر در مورد فضای کاری، فناوری، امکانات و یا محله سؤالی دارید (مانند اینکه بهترین مکان برای یک ناهار تجاری کجاست)، می توانید به community team، که به عنوان یک راهنمای اختصاصی عمل می کند، رجوع کنید.
فضای کاری مجهز به فناوری
پیکربندی زیرساخت فناوری اطلاعات در هر دفتر کاری تلاشی بسیار وقت گیر و هزینه بر است و نیاز به کار و تلاش تیم ها و فروشندگان متعدد دارد. با این وجود، یک فضای کاری اشتراکی، شامل تمام فناوری ها: وای فای با سرعت بالا و امن؛ اتاق کنفرانس، ویدیو کنفرانس، دو شاخه و پریز برق، می باشد.
فضایی طراحی شده است که کارکنان بتوانند بهترین عملکرد را داشته باشند
در چند سال گذشته، محیط کار بیشتر انسان محور شده است. شرکت ها به جای اینکه انتظار داشته باشند که افراد به دفتر بیایند و روزانه هشت ساعت را در یک اتاق کوچک بگذرانند، فضاهایی را در اختیار کارمندان قرار می دهند که متناسب با سبک کار آن ها باشد. به همین دلیل است که بسیاری از فضاهای اشتراکی برای فعالیت های مبتنی بر فعالیت طراحی شده اند: افراد می توانند برای برقراری تماس های خصوصی یا انجام پروژه ای که نیاز به تمرکز داشته باشد، به باجه های تلفن بروند.
آن ها می توانند جلسات غیر رسمی را پشت میزهای کافه برگزار کنند. برای کسانی که ترجیح می دهند در یک فضای دوستانه تر و غیر رسمی کار کنند، مبلمان و انواع صندلی های راحت دیگری وجود دارد. به کارکنان این امکان را می دهد که انتخاب کنند کی و کجا کار کنند می توانند به بهره وری بالاتر دست یابند و کیفیت کار را بهبود بخشند.
فرصت های نتورکینگ و شبکه سازی
حتی اگر شرکت شما دارای یک دفتر خصوصی یا یک طبقه از یک فضای کاری اشتراکی می باشد، کارمندان هنوز هم می توانند به فضاهای مشترک ساختمان دسترسی داشته باشند. این امر این امکان را برای آن ها فراهم می کند تا با افرادی از شرکت های دیگر از جمله کارآفرینان، فریلنسرها (آزادکاران) و کارمندان دورکار، ارتباط برقرار کنند. این جریان داشتن دانش و خلاقیت می تواند یک مزیت بزرگ باشد.
در حقیقت، بسیاری از شرکت های جهانی تیم ها را در فضاهای اشتراکی قرار می دهند تا بتوانند ایده های جدید و خلاقانه را از طرف افرادی که معمولاً در گروه شان نیستند، جذب کنند.
فضایی که نشان دهنده و منعکس کننده فرهنگ شرکت شما باشد
در حالی که یک فضای کاری اشتراکی به شکلی طراحی شده است تا کارمندان بتوانند بهترین عملکرد خود را داشته باشند، با این حال شما هنوز هم این فرصت را دارید که دفترتان را خودتان طراحی کنید. با توجه به اندازه دفتر شما، روش های مختلفی برای پیکربندی فضا وجود دارد تا بتواند منعکس کننده فرهنگ شرکت شما باشد. می توانید کارهای هنری خود را به دیوار آویزان کنید و وسایل مورد نیاز خود مانند قالی ها و ابزار روشنایی دلخواه خود را به دفتر بیاورید.
اگر یک طبقه شخصی و مستقل دارید، فرصت هایی برای اضافه کردن برند تجاری تان، لوگو و رنگ های شرکت تان وجود دارد تا احساس کنید که فضا منحصراً متعلق به شماست.
پیوندهای قوی تر کارمندان با شرکت شما
آیا تاکنون به این فکر کرده اید که آیا فرهنگ شرکت شما در یک فضای کاری اشتراکی ضعیف خواهد شد؟ تیمی از محققان مدرسه کسب و کار استفان ام راس (Stephen M. Ross) دانشگاه میشیگان (Michigan)، دریافتند که کارکنان به طور قابل توجهی بیشتر با فرهنگ شرکت خود شناخته می شوند تا نسبت به فضای کاری اشتراکی. این مطالعه همچنین نشان داد که کار کردن در یک فضای اشتراکی باعث افزایش میزان درک و شناخت کارمندان از شرکت می شود.
این ها تنها تعداد کمی از مزایای فضاهای کاری اشتراکی هستند. به همین ترتیب، شرکت های بیشتری در حال ایجاد فضاهای کاری اشتراکی و انعطاف پذیر در پورتفولیوهای خود هستند و از آن ها برای بهبود کسب و کار خود استفاده می کنند.