مفهوم کسب و کار بدون کاغذ حدود ۳۰ سال یا قبل‌تر مطرح شد. ظاهراً چنین تغییری نیازمند گذشت زمان زیادی بوده است و در نهایت هم با استفاده از سیستم ها و نرم افزارهایی مانند مدیریت وظایف این عمر امکان پذیر شده است. ولی باید اعتراف کرد که این تغییر در سازمان ها و کسب و کارها کار آسانی نیست.
فواید کسب و کار بدون کاغذ
دسترسی سریعتر به اطلاعات:
دیگر نیازی به وجود کمد های اداری مملو از پوشه‌ها و پرونده‌های بزرگ نیست. به جای فضای کمدها می‌توانید فضای اضافی دفتر را به کارهای مهمتر اختصاص دهید. تیم شما هم هرجا که برود از سفر تا کار در خانه، باز هم به اسناد و پوشه‌های مورد نیاز خود دسترسی خواهد داشت.
امنیت بیشتر:
با استفاده از سیستم های مدیریت وظایف بر بستر ابری می توانید امنیت اطلاعات کسب و کار را خود را تضمین کنید. با نگهداری آنلاین اسناد، به طور همزمان هم دسترسی به آنها راحت‌تر خواهد شد و هم امنیت آنها تأمین می‌شود.
صرفه جویی در زمان:
جستجوی فایل‌ها به صورت آنلاین و بر روی سرورهای ابری، بسیار آسان‌تر و کاربردی تر می‌شود.
نظم بیشتر:
ذخیره سازی آنلاین و مدیریت کارها در نرم افزار ها و سیستم های مدیریت وظایف، فضای اضافی بیشتری را در اختیارتان قرار می‌دهد؛ همچنین آشفتگی روی میز و کشوهای کارمندان هم کاهش می‌یابد.
چگونه با استفاده از سیستم مدیریت وظایف کسب و کاری بدون کاغذ داشته باشیم؟
استفاده از نرم افزارها و سیستم های مدیریت وظایف
برای مدیریت وظایف و اسناد در کسب و کار می توانید از سیستم های مدیریت وظایف انلاین استفاده نمایید. با اینکار می توانید ضمن حذف کاغذبازی های اضافه در سازمان وظایف و پروژه های را به بهترین شکل مدیریت و نظارت نمایید.
از پرینت بی رویه خودداری کنید
چند دستگاه پرینتر در محل دفتر کسب و کار شما وجود دارد؟ برای داشتن یک کسب و کار بدون کاغذ باید پرینت اسناد را در سازمان کاهش دهید و حتی شاید باید آن را به طور کلی حذف کنید. حداقل می توانید شرایط پرینت اسناد در کسب و کار را دشوارتر کنید. مثلاً فقط به مدیران یا کارکنان ارشد امکان دسترسی به دستگاه های پرینتر را بدهید. با این روش مطمئن می‌شوید که تنها مهم‌ترین اسناد چاپ می‌شوند.
از صورتحسابهای غیر کاغذی استفاده کنید
نمی‌توانید تمامی نامه‌های کاغذی دریافتی را کنترل کنید ولی می‌توانید ولی می توانید از دریافت صورتحسابهای کاغذی انصراف دهید. از این طریق می‌توانید قبوض خدماتی را با پیامک یا ایمیل دریافت و پرداخت نمایید.
امضای دیجیتالی
در حال حاضر بسیاری از نرم افزارهای مدیریت اسناد PDF، نیازمند امضای الکترونیک شما هستند و این کار، ذخیره سازی آنها را آسان می‌کند. برنامه‌ای مثل DocuSingn، امضایی برایتان خواهد ساخت یا امکان نگارش امضای خودتان را فراهم می‌کند.
صورتحساب و مخارجتان را با گوشی یا یک اسکنر، اسکن و ذخیره کنید
روش دیگر برای حذف کاغذ در دفترتان، اسکن صورتحساب‌ها و فاکتورهای رسیده و بعد معدوم کردن اصل آنها است. با این روش صورتحسابهای غیر کاغذی و خاص خودتان را می‌سازید.
کارت‌های ویزیت آنلاین
بجای چاپ هزاران کارت ویزیت، می توانید از کارت ویزیت های دیجیتالی استفاده نمایید.
ابزاری مثل ABBYY، کارت‌های ویزیت شما را ذخیره می‌کند، اطلاعات را به فهرست مخاطبان شما ربط می‌دهد و برایتان کارت ویزیت دیجیتال تهیه می‌کند.
فایل‌ها را به اسناد قابل ویرایش تبدیل کنید
روش دیگر برای قرارگیری اسنادتان در مسیر کاری، تبدیل تمامی فایل‌های PDF به اسناد قابل ویرایش است. با این روش، دیگر نیاز زیادی به پرینت گرفتن پیدا نمی‌کنید. می‌توانید اطلاعات را درون داکیومنت ها قرار داده، آنرا امضا کرده و ارسال کنید.
اسناد را نامگذاری و تگ گذاری کنید
در سیستم های مدیریت وظایف مانند نومانو امکان نامگذاری و تگ کردن وظایف و اسناد وجود دارد و به راحتی می توانید از امکان تگ کردن اسناد، وظایف و پروژه ها استفاده نمایید تا در زمان نیاز دسترسی به آن ها به صورت راحت میسر باشد.
PDF ها یا فکس آنلاین را جایگزین دستگاه فیزیکی فکس کنید
فرایند فکس کردن غالباً به فرهنگ فاکتور زدن سازمان باز می‌گردد یا به عنوان سند رسمی انتقال از ان استفاده می شود. عادات قدیمی به سختی تغییر می کنند. اگر دفتر کارتان کمی قدیمی است پس همچنان دستگاه فکس دارید، با استفاده از فکس آنلاین می‌توانید این رویه را تغییر دهید.
ذخیره سازی اسناد بر روی سیستم های مدیریت وظایف و پروژه به صورت آنلاین
شما باید اسناد داخلی خود در کسب و کار را هم جمع آوری و به روزرسانی کنید. برای این منظور می توانید از سیستم های مدیریت وظایف و پروژه استفاده نمایید. با اینکار مدیریت اطلاعات در کسب و کارتان ساده می‌شود و اسناد به خوبی ذخیره و دسته بندی می شوند و از همه جا و در هر زمان قابل دسترس خواهند بود.
انتقال ارتباطات سازمانی و کارهای گروهی به سیستم مدیریت وظایف
با بهره مندی از سیستم مدیریت وظایف نومانو اعضا تیم و کسب و کار به راحتی قادر خواهند بود بوسیله متن و صوت به راحتی در تماس باشند و فعالیت هایی که نیازمند کار گروهی است را به راحتی پیش ببرند.
نتیجه گیری
کسب و کار بدون کاغذ، فراتر از خیال پردازی به نوعی واقعیت تبدیل شده است؛ حتی اگر خیلی دور از ذهن و تقریباً غیرممکن به نظر برسد.
با استفاده از ابزارهای محدود مانند سیستم های مدیریت وظایف و پروژه و چهارچوبی سازنده برای مدیریت ارتباطات سازمانی و همچنین اسناد می توانید به دنیای بدون کاغذ وارد شوید.