اگر می خواهید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید و درباره مدیریت زمان بهینه بیشتر بدانید با این پست از وبلاگ نومانو همراه باشید.
نکته اصلی که باید در بحث مدیریت زمان در نظر داشته باشید این است که بی رحم باشید.
ولی در نظر داشته باشید که تغییر بلافاصله اتفاق نمی افتد و شما باید روی آن کار کنید.
نکاتی مهم درباره مدیریت زمان
۱. زمان و فعالیت خود را برای یک هفته پیگیری کنید.
اخیراً چگونه زمان خود را مدیریت کرده اید؟
نکته ی اول کمی ساده به نظر می یاد زیرا از شما نمی خواهیم که تغییر فوری و سریعی را اعمال کنید. در عوض، شرط می بندیم که شما واقعاً نمی دانید که در حال حاضر چه طور زمان خود را مدیریت می کنید و می گذرانید.
بنابراین، تصمیم بزرگ مدیریت زمان خود را یک هفته ی دیگر به تعویق بیندازید. نحوه ی انجام کارها را به طور معمول دنبال کنید.
چه مدت زمان برای گزارش، ویرایش ها و روند کار در اینستاگرام صرف می کنید؟
در حین فعالیت این موارد را دنبال کنید. پیگیری فعالیت یکی از کلیدهای موفقیت در تجارت است. بله، چند ثانیه دیگر برای پیگیری، وقت خود را صرف کنید (نه آنقدر زیاد!) و یک ایده کلی درباره مدت زمان فعالیت خود به دست آورید.
این شامل همه چیز است، نه فقط وظایف کاری. حتماً زمان صرف شده برای رسانه های اجتماعیتان، خواندن اخبار، پیاده روی، خواباندن بچه ها، و حتی این که چگونه عصرهای خود را می گذرانید، را دنبال کنید. به موارد سوپرایزکننده ای پی خواهید برد و می توانید به وضعیتی که اکنون در آن هستید پی ببرید.
۲. اهداف خود را روبرو و در محور قرار دهید.
این یک قدم دیگر است، که در واقع شما یک قدم به عقب بر می دارید تا بتوانید سه قدم جلو بروید.
از خود بپرسید: من به چه سمتی حرکت می کنم؟ من تلاش می کنم چه کاری انجام دهم؟
برای برخی از شما، ممکن است کاملاً واضح باشد.
اگر مسئول دفتر هستید، ممکن است هدف شما پاسخگویی به تلفن یا پاسخ دادن به ایمیل ها باشد.
اما هدف واقعیتان چیست؟ اینکه امور دفتر را تسهیل کنید و مثلا اطمینان حاصل کنید از اینکه تماس ها با افراد درستی گرفته شده است.
چه کسی می داند؟ شاید شما واقعاً در دراز مدت برای خود و سازمانتان حتی زمانی را “ذخیره” کنید.
اهداف خود را در سیستم مدیریت وظایف نومانو بنویسید و پیشرفت خود را پیگیری کنید. ذکر اهداف به شما کمک می کند بر روی کارهای درست تمرکز کنید.
۳. کار خود را روز جمعه برنامه ریزی و اولویت بندی کنید.
قبل از اینکه بتوانید وقت خود را مدیریت کنید، باید از یک ابزار مناسب برای برنامه ریزی کارها استفاده کنید. شما به روشی برای اولویت بندی کارهای خود نیاز دارید. این تنها مربوط به آنچه باید امروز انجام شود نیست، بلکه مربوط به کاری که نیاز است برای اهداف بلند مدت انجام شود، نیز می باشد. شما باید اولویت های کوتاه مدت را با بلند مدت موازنه کنید. یکی از محبوب ترین روش های انجام این کار، ماتریس آیزنهاور (Eisenhower) است.
ماتریس آیزنهاور (نامگذاری شده توسط رئیس جمهور سابق!) به شما کمک می کند تا ارزیابی کنید که چه چیزی فوری، چه چیزی مهم و یا غیرمهم است. این یک رویکرد ماتریسی است که می تواند هر هفته اجرا شود تا به شما در ایجاد تمرکز کمک کند. این مکان، مناسب قرار دادن کارهایی است که با اهداف شما مرتبط هستند بنابراین هدف نهایی شما همیشه در خاطر هست.
۴. اقدامات عملی انجام دهید. فقط در مورد آن فکر نکنید.
دیوید آلن (David Allen)، بنیانگذار متدولوژی معروف Get Things Done، می گوید که انجام اقدام عملی، کار شما را به جلو سوق می دهد.
ابتدا همان طور که توسط ماتریس آیزنهاور مشخص می شود، برای مهم ترین وظایف خود اقدام کنید. اگر مدیر شما انتظار تغییر در کسب و کار را دارد، پس به دنبال آن بروید و آن تغییر را ایجاد کنید. این همان کاری است که شما باید انجام دهید. ماتریس آیزنهاور برای درک اینکه چه چیز مهم دیگری می توانید به برنامه خود اضافه کنید وقتی هیچ چیزی مهم و ضروری وجود ندارد، عالی است.
۵. برنامه ریزی کنید و با محدوده ای کوچکتر اجرا کنید.
شما با تیم خود در تماس هستید و وقتی شخصی اعتقاد دارد انجام کاری مهم است بلافاصله باید به آن رسیدگی شود.
اچگونه می توانید همچنان پیش بروید حتی اگر به نظر می رسد که وقت شما تلف شده است؟
برنامه را ادامه دهید، اما در صورت ضرورت، محدوده اجرا را کاهش دهید. در اینجا چند مثال آورده شده است:
- به جای اینکه سه ماژول را در زمینه توسعه حرفه ای خود به پایان برسانید، یک مورد را به جای آن انجام دهید.
- به سالن ورزشی بروید، اما زمان کمتری را برای هر تمرین اختصاص دهید.
- ابتکار عمل استراتژیک بازاریابی را مرور کنید، اما در صورت عدم موفقیت فردا روی آن دوباره کار کنید.
شما نمی توانید کارهای دیگر خود را رها کنید. برنامه شما می تواند در جریان باشد، اما همچنان می توانید در لیست کارهای خود پیشرفت کنید.
۶. یک کار فقط در یک زمان (نه چند وظیفه بودن!)
این یک مورد دشوار است. در برخی از مواقع، شما باید نه بگویید، تلاش کنید و بجنگید تا کار انجام شود.
اگر در لیست کارهای خود پیشرفت نکرده اید، سعی کنید وظایف را بیشتر تجزیه کنید.
- وظایف را کوچک تر و کوچک تر کنید تا کارها انجام شود. به جای اینکه نا امید شوید، به گام دقیق بعدی که می توانید در آن به پیشرفت برسید، بیاندیشید.
- کارها را در برنامه خود قرار دهید، حتی اگر ۱۰ یا ۲۰ دقیقه وقت دارید. بهانه نگیرید؛ درعوض، آنچه را می توانید انجام دهید پیدا کنید. این مقادیر کم زمان واقعاً کمک کننده هستند.
- در نظر بگیرید که محدودیت زمانی را به کارهای مختلف اختصاص دهید. راستش، من مطمئن نیستم که این واقعاً مؤثر باشد. به طور کلی می دانم که چه مدت انجام کاری زمان می برد، یا اینکه کار کوچک تری که با یک کار بزرگ تر برابری می کند چیست. اما من هنوز انعطاف پذیری کلی دارم، زیرا مواقع اضطراری اتفاق می افتند.
به همین دلیل مهم است که در مورد کاهش محدوده فکر کنیم و کارها را به تکه های کوچکتر تقسیم کنیم. ممکن است شما وقت کافی برای به پایان رساندن همه کارها در پروژه را نداشته باشید، اما می توانید یک کار را تمام کنید.
۷. واقعا استراحت کنید! (و از آن صرف نظر نکنید)
استراحت و وقفه به شما کمک می کنند تا دوباره تمرکز کنید، از خستگی روحی جلوگیری کنید و انگیزه خود را تقویت کنید. استراحت های خوبی مانند پیاده روی، در مقایسه با رسانه های اجتماعی باعث تجدید و بازیابی انرژی شما می شود.
۸. درخواست کمک کنید.
منتظر نباشید حالتان بد شود تا کمک بخواهید. وقتی که غافلگیر می شوید یا به راهنمایی بیشتری نیاز دارید باید به راحتی آن را بیان کنید. استقلال خوب است، اما اگر منابع ضروری خود را زیرورو کرده اید و هنوز به نتیجه نرسیده اید، پس باید کمک بخواهید. این می تواند باعث صرفه جویی در وقت شما شود، به جای اینکه ساعت ها در جستجوی چیزی باشید که همکار شما در مورد آن می داند.
هیچ کس دوست ندارد تنبل به نظر برسد، اما اگر شما سعی خود را کرده اید، در این صورت هیچ شرمندگی برای درخواست هدایت بیش تر وجود ندارد.
شما سعی می کنید نه تنها زمان خود بلکه همچنین تیم خود را نیز به حداکثر برسانید. این نباید به شکل یک دلخوری برای اعضای تیم شما به نظر برسد، به خصوص اگر آن ها کسانی باشند که بهم ریختگی ها را بعداً نظم می دهند.
۹. میز خود را مرتب کنید.
نظم و انضباط در کار باعث شفافیت و خلاقیت بیشتری می شود. شما ذهن خود را از حواس پرتی آزاد خواهید کرد و می توانید وقت خود را روی وظایف مورد نظر متمرکز کنید.
۱۰. زمان کارهای خود را روی تقویم مشخص کنید.
باید تحت کنترل تقویم خود باشید؛ نه افراد دیگر. زمان را برای انجام کارهایتان سازماندهی کنید و یادآوری هایی برای انجام کارها در تقویم خود قرار دهید. برخی از زمان ها را خالی بگذارید، اما به دیگران اجازه آزادی کامل روی زمانتان را ندهید. این یک مرحله است که بی رحمانه به نظر می رسد اما در واقع شما را مجدداً کنترل می کند.
۱۱. از ابزارهای مناسب برای مدیریت زمان استفاده کنید.
ابزارهایی مانند سیستم مدیریت وظایف نومانو یک روش ساده برای مدیریت پروژه ها و وظایفتان به شما ارائه می دهند. این باعث صرفه جویی در وقت شما می شود و همکاری و کار گروهی را بسیار آسان تر می کند.