هر پروژه ای که تیم شما روی آن کار می کند از پروژه های دیگر متفاوت است. اعضای تیمی متفاوت. جداول زمان بندی متفاوت. درخواست های متفاوت. اهداف متفاوت و …

ولی، آن پروژه های متفاوت بیش از آنچه فکر می کنید وجه اشتراک دارند. همه ی آن ها یک شروع، اجرا و پایان دارند که فرآیند تکراری ای را دنبال می کنند.

بنابراین، چگونه می توانید صرف نظر از ویژگی های پروژه خود، بخش اعظم این دنباله به هم پیوسته را ایجاد و هر مرحله را در آن اعمال کنید؟ بیایید چرخه عمر مدیریت پروژه معمولی را بررسی کنیم و اینکه چگونه شما و تیم شما می تواند هر مرحله را برای یک پروژه به حداکثر برساند.

 

چرخه عمر مدیریت پروژه

بیایید با پیچ و مهره شروع کنیم. پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK)، چرخه عمر پروژه را به عنوان “سلسله مراحلی که یک پروژه از شروع تا پایان طی می کند” تعریف می کند.

نمودار چرخه عمر استاندارد پروژه از پنج مرحله تشکیل شده است:

  • شروع
  • برنامه ریزی
  • اجرا
  • کنترل و نظارت
  • پایان

در حالی این پنج مرحله ی چرخه عمر پروژه هنگام شروع یک پروژه جدید معمولاً به ترتیب اجرا می شوند، که همیشه نیازی به اجرا تمام مراحل نیست. برای مثال اگر تغییری که میزان کمی روند پروژه شما را عوض می کند ایجاد شود، احتمالاً باید به مرحله ی برنامه ریزی برگردید و تمام مسیر را برای رسیدن به شروع پروژه بازنگردید.

این میزان کامل انعطاف پذیری است که باعث ساده تر شدن تغییر فرآیندهای مدیریت در طول چرخه عمر پروژه می شود.

اهمیت چرخه عمر پروژه چیست؟ این سلسله مراحل ممکن است روتین به نظر برسند، اما در واقع می توانند بسیار کمک کننده باشند. آن ها یک رویکرد ساختاری برای مدیریت یک پروژه از ابتدا تا انتها را ارائه می دهند، این بدان معناست که شما نقش ها و مسئولیت های واضح تر، ارتباط ساده و در نهایت یک فرمول تکرارپذیر برای موفقیت پروژه (با کارهای فراموش شده کمتر!) خواهید داشت.

حالا که با این مبانی آشنا هستید، بیایید هر مرحله را همراه جزئیات با برخی مثال های چرخه عمر پروژه بررسی کنیم.

 

مرحله ۱: شروع

برای درک کامل هر مرحله از این چرخه، بیایید از مثال کار یه قدم بیاییم عقب و در عوض به ساختن یک خانه فک کنیم. در طول مرحله ساخت خانه تان، باید کارهایی از قبیل انجام تست خاک، آگاهی از مجوزهای مورد نیاز و شروط محدودکننده ای که در همسایگی تان وجود دارد و باید از آن ها پیروی کنید را انجام دهید.

به عبارت دیگر، شما می توانید به این مرحله به عنوان مرحله مقدماتی فکر کنید، جایی که به شما اطمینان می دهد که یک پروژه واقعاً به زمان تیم شما ارزش می دهد قبل از اینکه انرژی زیادی را برای برنامه ریزی یا کارهای مرتبط صرف کنید.

یه این موضوع در یک زمینه کاری فکر کنید، این مرحله شامل مواردی از قبیل تعریف پروژه، ایجاد یک پرونده تجاری برای آن، شناسایی ذی نفعان اصلی و تأیید آن توسط طرف های ذی ربط است.

 

تسلط بر این مرحله:

اهمیت مرحله شروع را دست کم نگیرید. این وسوسه کننده است که فکر کنید هیچ کار واقعی انجام نمی شود، اما این مرحله ای است که شما پایه و اساس یک پروژه موفق را پایه گذاری می کنید.

با ایجاد منشور پروژه، که دید اولیه شما را برای پروژه به همراه دامنه و محدودیت ها در اختیارتان قرار می دهد، شروع کنید.

این بخش دیدنی از پازل از اهمیت ویژه ای برخوردار است، زیرا به راحتی می توانید این بینش را که چرا وقتی درگیر وظایف و ددلاین ها می شوید، یک پروژه خاص اهمیت دارد را از دست بدهید. در حقیقت، تنها %۵۵ از افرادی که درگیر پروژه ها هستند، یعنی رهبران تیم و مدیران پروژه، احساس می کنند که اهداف تجاری پروژه برای آن ها واضح است.

منشور پروژه تان همچنین مستلزم این است که به یک مزیت تجاری واقعی مرتبط با پروژه خود اشاره کنید. این امر نه تنها به شما و تیم تان کمک می کند تا نگاه شما را به این مزیت حفظ کند، بلکه شما را نیز مجبور می کند تا اطمینان حاصل کنید که این پروژه، استفاده مناسب و خوبی از وقت تیم شما به حساب می آید.

 

مرحله ۲: برنامه ریزی

بیایید به مثال ساخت خانه برگردیم. در طول مرحله برنامه ریزی، باید طرح ها را ترسیم کنید و یک جدول زمان بندی ایجاد کنید.

اغراق کردن در اهمیت برنامه ریزی دقیق دشوار است، با این حال تعداد زیادی از تیم ها و کسب و کارها این مرحله را رد می کنند. یک مطالعه توسط دفتر حسابداری دولت آمریکا نشان داد که %۴۹ از ۸۴۰ پروژه که با بودجه فدرال انجام شده، برنامه ریزی ضعیفی داشته، اجرای ضعیفی داشته و یا هر دو مورد صادق بوده.

سرمایه گذاری وقت و انرژی در مرحله برنامه ریزی بسیار ارزشمند است. مطمئن باشید، همان طور که پروژه خود را پیش می برید، میزان بسیار قابل توجهی در وقت شما صرفه جویی می شود.

 

تسلط بر این مرحله:

مرحله برنامه ریزی کامل مستلزم این است که استدلال های دقیقی برای عناصر بی شمار مرتبط با پروژه خود ارائه دهید، از جمله (اما مطمئناً به این موارد محدود نمی شود):

  • نقش ها و مسئولیت های کلیدی
  • معیارهایی برای موفقیت
  • خطرات بالقوه و تنگناها
  • انتظارات مربوط به ارتباط تیمی
  • جدول زمان بندی برای تکمیل پروژه

همه این موارد باید در یک برنامه پروژه دقیق جمع شوند تا در جلسه آغاز پروژه  (kickoff meeting)با کل تیم به اشتراک بگذارید.

در طول جلسه آغاز پروژه، شما و کل تیم پروژه تان از برخی عناصر اصلی برنامه پروژه تان (از جمله مسئولیت ها، راهنمایی های ارتباطی) صحبت خواهید کرد.

همچنین می توانید متوجه شوید که از کدام نرم افزار مدیریتی چرخه عمر پروژه یا ابزارها برای ساده سازی فرایند استفاده کنید.

به یاد داشته باشید که این جلسه تنها فرصتی برای اینکه بتوانید پیام خود را برسانید نیست. زمان زیادی را برای سؤال و بازخورد از اعضای تیم دیگر پروژه اختصاص دهید بنابراین می توانید سردرگمی ها را برطرف کرده و به نگرانی ها رسیدگی کنید.

چرخه عمر مدیریت پروژه

مرحله ۳: اجرا

در مثال خانه سازی، این مرحله، زمانی است که بتن ریخته می شود، دیوارها ساخته و پنجره ها نصب می شوند. در مرحله اجرا، تمام برنامه ریزی های دقیق خود را به کار می بندید تا در واقع آستین های خود بالا بزنید و کار را انجام دهید.

به نظر می رسد قسمت آسان کار است، درست؟ اما با کمال تعجب، در این مرحله ممکن است با مشکل روبه رو شوید. برنامه ریزی برای اقدام بسیار ساده تر از اقدام کردن است.

مطابق نظرسنجی Pulse of the Profession سال ۲۰۱۷ مؤسسه مدیریت پروژه (Project Management Institute)، رهبران اجرایی گفتند که تنها %۶۰ ابتکارات استراتژیک آن ها اهداف اصلی شان را برآورده کرده اند.

 

تسلط بر این مرحله:

جلسه آغاز پروژه (که در بخش قبلی به تفصیل در مورد آن بحث کردیم) در واقع نشانگر شروع مرحله اجرا است. وقتی همه افراد از آن اتاق جلسه خارج می شوند، زمان آن فرا رسیده است که آن ها دستورالعمل ها را بگیرند و به سر کار بروند.

اما توجه داشته باشید که به خاطر داشتن طرح و برنامه همه چیز به طرز جادویی اتفاق نمی افتد. شما باید اطمینان حاصل کنید که همه افراد نقش خود را انجام می دهند.

به دنبال آن، منابع پشتیبانی، آیتم های رفتاری، لینک ها و برنامه پروژه خود را ارسال کنید تا افراد بتوانند به آن ها مراجعه کنند.

 

مرحله ۴: کنترل و نظارت

این مرحله اغلب همزمان با اجرای پروژه اتفاق می افتد. با مراجعه به مثال ساخت خانه، چون خدمه در ساخت خانه شما مشکل دارند، شما در محل ساختمان متوقف می شوید تا به بودجه و جدول زمان بندی خود برای اطمینان از اینکه چیزی از مسیر خارج نشده و تغییر جهت نداده است، رجوع کنید.

به خاطر داشته باشید که چرخه عمر مدیریت پروژه به انعطاف پذیری نیاز دارد.

در مرحله کنترل و نظارت، برخی موارد ممکن است پیش بیاید که شما را ملزم به تغییر برنامه اصلی تان کند. اشکالی ندارد، به همین دلیل این مرحله وجود دارد! در حالی که نقشه پروژه شما یک نقشه راه کمک کننده است، مطمئناً در مسیر سنگ قرار داده نشده است.

 

تسلط بر این مرحله:

جلسه آغاز پروژه تان نباید تنها جلسه گفتگو موجود در تقویم باشد. این می تواند توپ را به گردش درآورد، اما شما باید زود به زود جلساتcheck-in  داشته باشید تا در صورت لزوم بر پیشرفت و درست بودن مسیر نظارت کنید. این جلسات همچنین فرصتی عالی برای درخواست بازخورد می باشد.

استفاده از یک پلتفرم مدیریت وظایف نومانو شفافیت مورد نیاز در کل فرآیند را ارائه می دهد. با استفاده از این نوع ابزار، می توانید نمای دید پرنده داشته باشید که نحوه حرکت پروژه در طول مسیر چگونه است، و در عین حال روی کارهای فردی نیز متمرکزید و به آن ها می پردازید، بدون اینکه مانع تقویم افراد با جلسات بیشتر یا جلسات به روزرسانی شوید.

 

مرحله ۵: پایان

خانه شما ساخته شده است شما در حال امضا کردن مدارک نهایی و انتقال وسایل و اثاثیه به داخل خانه هستید.

مرحله پایان نشان دهنده ی اتمام پروژه ی شماست. با این حال، برداشت های آخر مهم هستند و پایان درست نیازمند این است که برخی از جعبه های نهایی را بررسی کنید تا آن پروژه تمام مسیر را در خط پایانی طی کنید.

 

تسلط بر این مرحله:

به جای اینکه فقط این پروژه را با کلمه “کامل” علامت بزنید، چند کار نهایی وجود دارد که باید در مرحله پایان ادر نظر بگیرید، از جمله:

  • تحویل پروژه به مشتری یا تیمی که از این به بعد از آن استفاده خواهد کرد
  • سازماندهی کلیه اسناد و منابع مورد استفاده در یک مکان متمرکز (که در صورت لزوم می توانید در آینده به آن ها مراجعه کنید)
  • بررسی عملکرد برای یادگیری از پیروزی ها و شکست های آن پروژه، و بهبود یافتن برای دفعه بعد

در آخر، جشن را فراموش نکنید! به پایان رساندن یک پروژه کار سخت بسیاری را شامل می شود، و این یک موفقیت است که سزاوار تقدیر می باشد. تجلیل از این دستاوردها از اهمیت ویژه ای برخوردار است، به ویژه وقتی %۵۴ از پاسخ دهندگان در یک نظرسنجی اظهار داشتند که در محیط کار احساس کم ارزش بودن می کنند.

 

بر چرخه عمر مدیریت پروژه تسلط داشته باشید

هنگامی که در مورد ساختن یک خانه فکر می کنید، منطقی است که اکثر پروژه ها، صرف نظر از ویژگی های شان، برای اتمام به یک سیستم مشابه اعتماد کنند. برای مدیریت یک پروژه از طریق یک چرخه عمر کامل، دستورالعمل نسبتاً استاندارد وجود دارد.

تعداد زیادی مدل چرخه عمر پروژه وجود دارد، اما رایج ترین آن ها شامل پنج مرحله منحصر به فرد زیر است که در این مطلی از وبلاگ نومانو  به آن اشاره کردیم:

  • شروع
  • برنامه ریزی
  • اجرا
  • کنترل و نظارت
  • پایان

مطالب مشابه

پیام بگذارید