نکات مهم در شروع برنامه ریزی یک پروژه

شما به عنوان یک کارآفرین، همیشه در حال مدیریت پروژه و انجام پروژه هایی هستید. خواه متوجه آن شوید یا نشوید، کار شما به گروه های مشخصی از وظایف پیرامون یک هدف خاص تقسیم شده است (آنچه که در این متن “پروژه” می نامیم). برنامه ریزی پروژه به شما امکان می دهد تا با دید وسیع تر و همه جانبه تری به پروژه خود و انجام آن بپردازید.

در حالت ایده آل، وظایف شما پروژه های شما را به اتمام می رسانند و پروژه ها نیز اهداف بزرگتر شما را تحقق می بخشند.

 

در بیشتر مواقع، کارآفرینان – به ویژه کسانی که تازه کار خود را شروع کرده اند – پروژه های خود را به درستی اولویت بندی نمی کنند. در عوض، آن ها سعی می کنند همه کارها را یک باره انجام دهند. این یک تصور اشتباه است. این رویکرد استرس را افزایش می دهد، احتمال اتمام کاری که باید انجام دهید را کاهش می دهد و پیشرفت مؤثر در رسیدن به یک هدف تجاری را بسیار دشوار می کند.

در اینجا پنج نکته مهم در زمینه برنامه ریزی پروژه برای شروع یا تنظیم مدیریت پروژه تان آورده شده است:

 

  1. در برنامه ریزی پروژه های خود را تعریف کنید.

اولین و مهمترین نکته در برنامه ریزی پروژه این است که درک کنید با چه پروژه هایی رو به رو هستید. اول اینکه پروژه چیست؟ تعریف ما هر چیزی است که انجام آن بیش از انجام چند کار آسان طول می کشد. نرم افزار فروش جدید را راه اندازی می کنید؟ این یک پروژه است. شبکه خود را گسترش می دهید؟ بله، این نیز یک پروژه است. در حال رشد کسب و کار خود هستید؟ این مجموعه ای از پروژه ها است!

برخی از پروژه های شما کاملاً واضح خواهند بود، اما برخی دیگر خیر. برای درک تمام پروژه هایتان، آنچه را که در حال حاضر روی آن کار می کنید و همه مواردی را که می خواهید روی آن کار کنید، یادداشت کنید. سپس، آن لیست را پیرامون اهداف خاص  و برنامه زیزی پروژه گروه بندی کنید.

این اقدام احتمالاً شما را به لیست پروژه تان هدایت می کند. شما ممکن است ۱۰ تا ۲۰ (یا حتی بیشتر) پروژه در این لیست داشته باشید، اما برای کارآمد بودن، دو تا پنج پروژه مهم را انتخاب و روی آن ها تمرکز کنید.

 

  1. برای پروژه های خود تاریخ شروع و پایان تعیین کنید.

شما باید بدانید (یا تصمیم بگیرید) که هر پروژه چه زمانی باید شروع و پایان یابد. این امر به شما این امکان را می دهد تا پروژه ها را با اولویت بندی بر اساس زمان شروع یا پایان کار، ترتیب بندی کنید. تاریخ شروع و پایان به شما این امکان را می دهد تا در پیرامون چرخه های کسب و کار خود برنامه ریزی کنید و از ادامه دادن پروژه ها بیش از آنچه که باید جلوگیری کنید.

نکات مهم در شروع برنامه ریزی یک پروژه

  1. برای برنامه ریزی پروژه خود یک طرح کسب و کار یک صفحه ای تهیه کنید.

یک طرح کوتاه دربرنامه ریزی پروژه و مدیریت آن کمک زیادی به موفقیت یک پروژه می کند. برای ایجاد یک طرح یک صفحه ای، پاسخ های خود را برای هر یک از سؤالات زیر یادداشت کنید:

  • پروژه چه مشکلی را حل خواهد کرد؟
  • چه منفعتی به سازمان می رساند؟
  • به چه کارمند و بودجه ای نیاز دارم؟
  • مهمترین رویدادگاه ها و نقاط ورود به پروژه بعدی کدامند؟
  • موانع بالقوه کدامند؟
  • این پروژه چه خطراتی را به همراه دارد می کند؟
  • برنامه کاری من  (لیست وظایف یا موارد فرعی که باید تا زمانی مشخص تکمیل شود) چیست؟
  • معیارهای خاص برای موفقیت کدامند؟
  • چگونه متوجه می شوید که پروژه انجام شده است؟

توجه: اگر قصد دارید طرح شما در حد یک صفحه باشد، پاسخ های شما باید نسبتاً مختصر باشد!

 

  1. وظایف روتین را مشخص کنید.

برای هر پروژه ای که شامل چندین عضو تیم است، از قبل وظایف را تنظیم کنید. آیا کسی گزارش پیشرفت هفتگی یا ماهانه را می دهد؟ چه کسی مسئول بررسی این موضوع است که آیا پروژه به نقاط عطف خود رسیده است؟

 

  1. بدانید که چه موقع باید پروژه را رها کنید.

اگرچه بهتر است کاری را که شروع می کنید به پایان برسانید، اما گاهی اوقات لازم است که از ادامه کار صرف نظر و آن را رها کنید. به غیر از یادداشت تمام پروژه های خود همراه با تاریخ شروع و پایان و یک برنامه ریزی پروژه یک صفحه ای واضح که شامل رویدادگاه ها و تعیین وظایف مشخص است، باید تمام اطلاعات لازم برای تشخیص زمان متوقف نمودن یک پروژه را نیز تعیین کنید.

 

قطعاً رها کردن یک پروژه در حین برنامه ریزی پروژه همیشه آسان نیست، به خصوص اگر قبلاً وقت، تلاش و انرژی زیادی را صرف کرده باشید. اما اگر پروژه ای در حال طولانی شدن است، در اینجا چند سؤال آورده شده است که می تواند به شما کمک کند تا تصمیم بگیرید از انجام ادامه آن صرف نظر کنید یا خیر:

  • آیا هدف این پروژه هنوز برای سازمان من مهم است؟
  • ROI در نظر گرفته شده برای این پروژه چقدر بود؟ اکنون میزان بازگشت سرمایه چقدر است؟
  • هزینه فرصت من برای کار در این پروژه چقدر است؟ آیا می توانم با صرف این زمان در پروژه های دیگر بهتر به اهداف خود برسم؟
  • عوارض عاطفی ادامه دادن این پروژه چقدر است.

مطالب مشابه

پیام بگذارید