نکاتی برای برگزاری یک رویداد موفق

فرض کنیم شما تصمیم گرفته اید برای ارتقا کسب و کار خود رویدادی را برگزار کنید، اما آیا می دانید چگونه  می توان آن را به راحتی اجرا کرد؟ در این پست از وبلاگ نومانو به پنج نکته برای برگزاری رویداد موفق خواهیم پرداخت.

 

  1. هدف خود را مشخص کنید

چرا می خواهید یک رویداد ویژه را میزبانی کنید؟ برای افزایش فروش؟ برای عرضه محصول جدید؟ یا شاید امیدوارید که کارمندان یا داوطلبان جدیدی را جذب کنید.

دلیل برگزاری یک رویداد برای کسب و کار شما هرچه باشد، باید به وضوح به کسی که به نمایندگی از کسب و کار شما در آن شرکت خواهد کرد، اطلاع داده شود.

اگر هدف از برگزاری رویداد جذب خیران جدید است، مطمئن باشید افرادی که با حاضران صحبت می کنند از این موضوع آگاهی داشته باشند. اگر می خواهید محصولات ویژه ای را در مراسم افتتاحیه فروشگاه خود به بازار عرضه کنید، مطلع ساختن آن ها به متمرکز و هدفمند ساختن تلاش ها و اقداماتشان کمک می کند.

به افرادی که در برگزاری رویداد به شما کمک می کنند، هدف خود از برگزاری رویداد را بگویید تا به شما در رسیدن به آن هدف کمک کنند.

بسیاری از استارتاپ ها، شرکت های کوچک، متوسط و بزرگ برای برگزاری جلسات با اعضاء تیم خود که همگی در یک مکان حضور ندارند یا مجبور به دورکاری هستند، از سیستم جلسات و کنفرانس آنلاین استفاده می کنند. کسب و کارها همچنین برای برگزاری جلسات با مشتری های بالقوه و مشتریان بالفعل از این سیستم ها بهره می برند. سیستم جلسات، کنفرانس و کلاس آنلاین باعث صرفه جویی در زمان، هزینه و منابع شرکت برای برگزاری جلسات، همایش ها، جلسات آموزشی خواهد شد.

 

  1. یک برنامه رویداد داشته باشید

به محض اینکه دلیل برگزاری رویداد خود را مشخص کردید، وقت آن است که درباره نحوه برگزاری آن تصمیم بگیرید.

برنامه ریزی یک رویداد موفق تجاری شامل برنامه ریزی و تصمیم گیری درباره بسیاری از جزئیات از جمله مکان، غذا، سرگرمی، لیست مهمانان است، و این البته این ها تنها چهار مورد مهم هستند! وقت بگذارید و برنامه ای را که می توانید مرحله به مرحله قبل، حین و بعد از رویداد خود دنبال کنید، تنظیم کنید.

داشتن یک برنامه مدون دو مزیت دارد: این امر تفویض مسئولیت های رویداد را آسان می کند و به شما کمک می کند تا هزینه های رویداد را بهتر مدیریت کنید. تصمیم بگیرید که می خواهید در رویداد چه اتفاقی بیفتد و سپس مراحل لازم برای رسیدن به مواردی که شما را به سوی آن هدف هدایت می کند، یادداشت کنید.

نکاتی برای برگزاری یک رویداد موفق

  1. تفویض جزئیات در برگزاری رویداد

این مورد با برنامه رویداد نوشته شده شما مرتبط و همزمان انجام می شود. همان طور که درباره جزئیات رویداد کسب و کار کوچک خود تصمیم می گیرید، همچنین تصمیم بگیرید که مسئولیت هر کدام از وظایف بر عهده چه کسی خواهد بود.

به عنوان صاحبان کسب و کارهای کوچک، مسئولیت پذیری بیش از حد آسان است. اما شما مشغول اداره کسب و کار خود خواهید بود، بنابراین خود را با جزئیات رویداد بیش از حد درگیر نکنید!

بعضی مواقع تفویض اختیار به آسانی استخدام شخصی برای کمک رسانی است، مانند برنامه ریز رویداد، تهیه کننده غذا، شخصی که تجربه اجرای رویدادهای ویژه را دارد. اگر بودجه ای برای این کار در نظر نگرفته اید، می توانید جزئیات مربوط به برنامه را به کارمندان یا داوطلبان اختصاص دهید.

نیازی نیست برای برگزاری رویداد سایر امور خود را متوقف کنید، با تفویض اختیار و برنامه ریزی مناسب می توانید در برگزاری رویداد موفق عمل کنید.

 

  1. در ارتباط باشید

سعی کنید برای آگاهی از تغییرات و اتفاقات احتمال به طور مداوم در ارتباط باشید.

فرض کنید یک از سخنران های مهمان به دستیار شما گفته که نمی تواند در رویداد شرکت کند و او نیز فراموش کرده این موضوع را اطلاع دهد. یا جزوه ها و بروشورهای ارائه گم شده و یا کارمندان شما آن ها را به چاپخانه نفرستاده اند چون فکر کرده اند شما این کار را انجام داده اید. یا ممکن است مکان برگزاری رویداد برای دو شرکت رزرو شده باشد و شما مجبور باشید رویداد را در فضای کوچکتری برگزار کنید.

با برقراری ارتباط با تمام افراد – فروشندگان، مکان برگزاری رویداد، کارمندان مسئول جزئیات رویداد، مهمانان ویژه – از موفقیت رویداد خود اطمینان حاصل کنید. آن ها را از طریق ایمیل، از آنچه انجام شده است و کارهایی که باید انجام شود مطلع سازید.

 

  1. برای برگزاری رویداد برنامه پیگیری داشته باشید

اگر یکی از اهداف میزبانی رویداد شما جذب مشتری جدید است، باید برای آن برنامه ریزی کنید. برنامه رویدادی که می خواهید بنویسید باید شامل نحوه برقراری ارتباط با شرکت کنندگان باشد.

مثال: نمایندگی فروش اتومبیل شما کارناوالی را برای امور خیریه برگزار می کند. پانصد نفر در آن شرکت می کنند، اما هیچ کس به فکر جمع آوری و ثبت اطلاعات تماس شرکت کنندگان نیست.

یا ممکن است این اطلاعات جمع آوری شده باشد، اما هیچ کس پیگیری و بررسی نمی کند تا متوجه شود چه کسی ممکن است آماده خرید باشد! شما ممکن است برای امور خیریه پول جمع کرده باشید، اما اگر می خواستید فروش خود را نیز افزایش دهید، در برگزاری رویداد موفق عمل نکرده اید.

 

تصمیم برای میزبانی یک رویداد ویژه می تواند اولین قدم برای جذب مشتریان جدید، ارتقا یا شناخته تر شدن کسب و کار در جامعه باشد. برای پیروی از پنج نکته بالا وقت بگذارید تا اطمینان حاصل کنید که رویدادی را برگزار می کنید که اهداف تجاری شما را برآورده می کند و حتی از آن نیز فراتر می رود.

مطالب مشابه

پیام بگذارید