نحوه ایجاد لیست شیرپوینت در نسخه ۲۰۱۹

لیست شیرپوینت مجموعه ای از داده ها است که روشی انعطاف پذیر برای سازماندهی اطلاعات به شما و همکارانتان ارائه می دهد. لیست شیرپوینت از جداول موجود در پایگاه داده های SQL server یا صفحات گسترده اکسل با ستون ها، فیلدها یا ویژگی ها استفاده می کند. این لیست ها همچنین می توانند شامل یک یا چند فایل پیوست شده باشند.

لیست ها ایجاد و اشتراک گذاری اطلاعات با هر کسی را که در شبکه شما است آسان می کند. آن ها همچنین همه ی افراد را با قوانین هوشمند و ویژگی های همکاری، هماهنگ نگه می دارند. دارندگان شیرپوینت می توانند لیست های شیرپوینت را بر اساس نیازهای تجاری خاص خود سفارشی کنند.

کاربران شیرپوینت می توانند فهرست ها را به روش های مختلفی ایجاد کنند: وارد کردن از صفحه گسترده اکسل، انتقال از فهرست شیرپوینت موجود، یا استفاده از الگوهای شیرپوینت موجود. Microsoft SharePoint هشت الگوی لیست پیش فرض زیر را ارائه می دهد.

1. Issue tracker
2. Employee onboarding
3. Events itinerary
4. Asset manager
5. Recruitment tracker
6. Travel requests
7. Work progress tracker
8. Content scheduler

نحوه ایجاد لیست شیرپوینت 

در ادامه نحوه ایجاد لیست در یک سایت شیرپوینت سرور یا شیرپوینت کلاسیک ۲۰۱۹ را بیان خواهیم کرد.

1. به site collection که می خواهید لیست را در آن ایجاد کنید بروید.
2. از بالا سمت راست روی نماد «چرخ‌دنده» کلیک کنید و Site contents را انتخاب کنید.

3. از صفحه site contents بر روی New + کلیک کنید و List را انتخاب کنید.

4. از «صفحه ایجاد لیست، یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید:

آ. Blank list: برای شروع از صفر این گزینه را انتخاب کنید. برای لیست خود یک نام، توضیحات (اختیاری) قرار دهید و هر گزینه دیگری را که می خواهید انتخاب کنید. این لیست در «My lists» ذخیره می‌شود، مگر اینکه یکی از سایت ها یا تیم های شیرپوینت خود را از «Save to» انتخاب کنید، پس از اتمام انتخاب گزینه ها، روی «Create» کلیک کنید.

ب From Excel: این گزینه را برای ایجاد یک لیست بر اساس صفحه گسترده اکسل انتخاب کنید.

ج From the existing list: برای صرفه جویی در زمان و ایجاد یک لیست جدید بر اساس ستون های موجود در لیست شیرپوینت دیگر، این گزینه را انتخاب کنید. لیست جدید شما با همان ستون ها شروع می شود اما هیچ داده ای نخواهد داشت.

د Templates: یک الگو، مانند Issue tracker را انتخاب کنید تا ببینید دارای چه ستون هایی است. سپس می توانید در داده های نمونه پیمایش کنید تا ببینید چه چیزی باید وارد شود. الگوهای متناسب با نیازهای خاص خود را انتخاب کنید. روی دکمه “Use Template” کلیک کنید.

5. پس از ایجاد لیست، می توانید آن را باز کنید. در صورت نیاز، می‌توانید با انتخاب «+» یا Add column + ستون های جدید اضافه کنید.

6. می توانید لیست را با همکاران خود به اشتراک بگذارید. سطح دسترسی آن ها را با انتخاب مجوزهای « Full control, Edit, or View » تعیین کنید.

7. می توانید لیست را به یک فایل اکسل ارسال کنید. (برای یادگیری بیشتر درباره انتقال فایلهای اکسل به شیرپوینت پست لیست شیرپوینت و انتقال اطلاعات از اکسل به آن را مطالعه کنید)
8. در صورت نیاز می‌توانید فهرست را با Power Apps و Power Automate ادغام کنید.

سخن پایانی

لیست های شیرپوینت یک قابلیت مهم هستند که به سازماندهی کار شما و ردیابی اطلاعات کلیدی کمک می کنند. همچنین با Microsoft PowerApps، Microsoft Power Automate و Microsoft Teams یکپارچه شده است که آن را قدرتمندتر می کند. شیرپوینت یک برنامه iOS و Android دارد که به کاربران کمک می کند تا از راه دور روی لیست خود کار کنند. با این مراحل ساده می توانید لیست شیرپوینت را خودتان ایجاد کنید.

منبع:

https://www.beyondintranet.com/blog/how-to-create-sharepoint-list/