مزایای شیرپوینت

آیا هنوز فایل های شرکت خود را در یک سیستم قدیمی و منسوخ سازماندهی، به اشتراک گذاری و ویرایش می کنید؟ اگر چنین است، تیم شما از مزایای شیرپوینت و پتانسیل بالقوه آن بهره نمی برد. سال ها پیش، فناورترین رویکرد برای مدیریت اسناد و همکاری شامل استفاده از یک سیستم فایل مشترک قابل دسترس در سرور داخلی شما بود. اکنون ابزارهایی مانند مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint) این فرآیند را بسیار ساده تر و کارآمدتر می کند. MS SharePoint چیست؟ به زبان ساده، منبعی است که به کارمندان این امکان را می دهد تا وب سایت هایی را طراحی کنند که بتوانند درآن اطلاعات مهم تجاری را از هر دستگاهی ذخیره، سازماندهی، به اشتراک بگذارند و به آن ها دسترسی داشته باشند. در این پست از وبلاگ نومانو، چند مورد از روش هایی را که این نرم افزار می تواند کسب و کار شما را متحول و بهبود بخشد، به اشتراک می گذاریم. عملیات و اقدامات ساده و مؤثر و نیروی کار مولد به مشتریان راضی و مجدد تبدیل می شود. در ادامه همراه ما باشید تا بدانید چرا شیرپوینت یک سرمایه گذاری هوشمند برای هر کسب و کاری است.

 

SharePoint چیست؟

اگر کسب و کاری را اداره می کنید که دارای دفترهای متعددی است، اطمینان از اینکه هر کارمندی به اطلاعات تجاری و اسناد حیاتی مورد نیاز خود دسترسی دارد، می تواند دشوار باشد. با SharePoint، کارمندان مجاز می توانند اسناد را از هر کجای دنیا باز، بررسی، ویرایش و به اشتراک بگذارند. این بدان معناست که کارمندان دفتر شما و پرسنل دورکار و حاضر در محیط کار از راحتی یکسانی برخوردار هستند. تنها چیزی که آن ها نیاز دارند یک مرورگر وب است! برای افراد ناآشنا، شیرپوینت به روشی مشابه Google Drive عمل می کند. با این حال، شیرپوینت شامل ابزارها و ویژگی های بی شماری است که آن را به یک راه حل پیشرفته تر و چند جانبه تبدیل می کند. می تواند به عنوان یک مخزن و مرکز ذخیره سازی فایل اشتراکی، وبلاگ، سیستم مدیریت محتوای وب و حتی یک اینترانت کار کند. همچنین در چندین نسخه از جمله شیرپوینت سرور (SharePoint Server) و شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online) که بخشی از آفیس ۳۶۵ است، ارائه می شود. وقتی یک سایت تیمی جدید را در شیرپوینت باز می کنید، تعدادی از ویژگی هایی که می توانید اضافه کنید عبارتند از:

  • نسخه بندی فایل
  • تحویل گرفتن و تحویل دادن سند
  • نمایه سازی و جستجو
  • یک رابط وب تعیین شده
  • ادغام یکپارچه با سایر برنامه های ویندوز

شیرپوینت برای چه مواردی استفاده می شود؟ شما می توانید از آن برای هر تلاشی که برای گرد هم آوردن سازمان شما طراحی شده است استفاده کنید. از اقلام قابل تحویل پروژه گرفته تا ارتباطات داخلی، هیچ محدودیتی برای داده هایی که می توانید در پلتفرم ذخیره کنید وجود ندارد.

 

مزایای شیرپوینت برای مدیران کسب و کارها

اگر صاحب کسب و کار هستید، سرمایه گذاری روی ابزارها و فناوری هایی که می توانند نیروی کار شما را گرد هم بیاورند، سودمند است. در مرحله بعد، اجازه دهید چند روش را که شیرپوینت می تواند سازمان شما را تقویت کرده و قوی تر کند، بررسی کنیم.

 

  1. بهبود مدیریت داده

تحقیقات نشان می دهد که یک کارمند به طور متوسط ​​۲۸ درصد از روز کاری خود را صرف خواندن و پاسخ دادن به ایمیل هایی می کند که در صندوق ورودی او ظاهر می شوند. این تقریباً برابر با ۲.۶ ساعت و ۱۲۰ پیام در روز برای هر کارمند است. این داده ها به تنهایی نشان می دهد که نیروی کار امروزی در هر پست کاری، با داده هایی زیادی روبرو است، از جمبه ایمیل ها، درخواست های پشتیبانی مشتری، صورت جلسه، گزارش های بازاریابی و موارد دیگر. برای این منظور، تلاش برای سازماندهی همه چیز می تواند دشوار باشد. مطمئناً، می توانید یک فایل سیستم پیچیده و دقیق روی دسکتاپ خود ایجاد کنید تا تمام اسناد مربوط به کار خود را پیگیری کرده و بر آن ها نظارت داشته باشید، اما وقتی یک کارمند از راه دور که در محیط کار حضور ندارد نیاز به دسترسی به یکی از فایل ها داشته باشد، چه اتفاقی می افتد؟ داده هایی که شرکت شما دریافت می کند مربوط به پروژه های مختلف است، متعلق به تیم های مختلف است و در قالب ها و اندازه های مختلف ارسال می شود.

دورکاری و راهکارهای آن

تلاش برای پیگیری و نظارت بر همه چیز حتی برای با تجربه ترین و ماهرترین رهبران نیز یک چالش است. اینجاست که شیرپوینت می تواند کمک کند. کاربران می توانند کنترل نقاط داده دقیق مورد نیاز خود را به دست بگیرند، بدون اینکه مجبور باشند هزاران سندی را که به آن نیاز ندارند، بررسی کنند. اگر از شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online) مبتنی بر ابر استفاده می کنید، آن ها می توانند این کار را از هر کجا و در هر زمان انجام دهند. برای استفاده از این شکل جدید مدیریت داده، لازم نیست بهترین شیوه های موجود خود را رها کنید. راه حل شیرپوینت شما با مجموعه Microsoft Office، از جمله Microsoft Excel، PowerPoint، Word، و Outlook و همچنین Microsoft Unified Communications و Microsoft Exchange Server ادغام می شود. کاربران همچنین می توانند به سیستم های تجاری از جمله Microsoft Dynamics CRM دسترسی داشته باشند.

 

  1. تسهیل کارکرد و وظایف کسب و کار

به جریان های کاری که برای مدیریت فعالیت های روزانه کاری خود دارید، فکر کنید. کسب و کار شما چگونه با مدیریت و گزارش عملکردها و فعالیت ها برخورد می کند؟ برخی از متداول ترین فعالیت ها عبارتند از:

  • مسیریابی یک سند یا آیتم برای تایید
  • جمع آوری بازخورد
  • جمع آوری امضا
  • پیگیری یک موضوع، پروژه یا کار
  • مسیریابی یک سند برای انتشار

شیرپوینت شامل گردش های کاری خارج از چارچوب مختلفی است که برای خودکارسازی این فرآیندها و موارد دیگر طراحی شده اند. کارمندان حتی می توانند آن ها را با برنامه های کاربردی کلاینت، برنامه های ایمیل و مرورگرهای وب ادغام کنند تا تجربه کاربری آسان و پایداری داشته باشند.

 

  1. انطباق با مقررات و امنیت داده ها

از بخش بهداشت و درمان گرفته تا بخش های قانونی و مالی، صنایع زیادی وجود دارد که در آن متخصصان باید الزامات و دستورالعمل های نظارتی دقیق را رعایت کنند. بسیاری از الزاماتی که آن ها باید رعایت کنند، بر کنترل مؤثر اسناد متمرکز است. به طور خاص، باید تدابیری در نظر گرفته شود تا اطمینان حاصل شود که فقط کاربران مجاز اجازه دسترسی به اطلاعات محرمانه کارمندان و مشتریان را دارند. شیرپوینت به کاربران این امکان را می دهد که تنظیمات امنیتی را که با مقررات انطباق خاص آن ها مطابقت دارد در هر مرحله مشخص کنند. همچنین می توانید خط مشی های ذخیره سازی و حسابرسی را تنظیم کنید. این ویژگی به سازمان شما کمک می کند تا مطابق با مقرراتی که تعیین کرده پیش برود و کنترل و مدیریت اطلاعات مهم کسب و کار به شیوه ای مؤثر انجام شود. حتی اگر کسب و کار شما حول معیارهای انطباق دقیقی نچرخد، همچنان مهم است که کنترل هایی را روی دسترسی به داده‌ها در شرکت اتخاذ کنید. شیرپوینت به شما این امکان می دهد تا مجوزهای خاصی را تنظیم کنید که کنترل بر موارد زیر را لحاظ کند:

  • سایت ها
  • فولدرها
  • لیست ها
  • اسناد
  • برنامه های کاربردی وب

علاوه بر این، می تانید تنظیمات امنیتی دیگری را نیز تعیین کنید که کارمندان شما را ملزم می کند اسناد را قبل از ویرایش بررسی کنند، تمام ویرایش های انجام شده در یک سند را مشاهده کنند و حتی یک سند را با یک کلیک به حالت اولیه برگردانند.

 

  1. انتشار بهینه محتوا در شیرپوینت

بسیاری از نیروی کار کسب و کار از نویسندگان وبلاگ گرفته تا متخصصان رسانه، برای بهینه سازی استراتژی محتوای شرکت شما تلاش می کنند. یک استراتژی محتوا موفق مستلزم تأیید، ویرایش و بازخورد به موقع کارمندان شما است. اگر برای کنترل محتوا به شبکه ای از فولدرهای متفاوت متکی هستید، احتمالاً با مشکل مواجه خواهید شد. تشخیص اینکه چه کسی روی اسناد کلیک کرده است، چند بار بررسی شده و تغییر یافته اند و حتی اینکه آیا نسخه ای که به آن نگاه می کنید جدیدترین نسخه است یا خیر، دشوار است. هنگامی که در شیرپوینت سرمایه گذاری می کنید، برای همه این سؤالات و موارد دیگر پاسخی فوری خواهید داشت. کاربران می توانند محتوا را در چند ثانیه تولید، سابمیت و برای تأیید ارسال کنند.

اگر از قبل برنامه ریزی کرده اید تا محتوای شما در زمان مشخصی در اینترانت یا سایت های اینترنتی شما منتشر شود، این بدان معناست که هرگز نباید تردید کنید که آیا پست یا مقاله شما از قبل مراحل بررسی لازم را طی کرده است یا خیر. اگر یک شرکت جهانی با محتوای چند زبانه هستید، شیرپوینت این وظیفه را نیز برعهده دارد. این نرم افزار شامل الگوهای کتابخانه اسناد است که به شما کمک می کند بین یک سند اصلی و ترجمه های متعدد آن به راحتی حرکت کنید. حتی می توانید سیستم مدیریت محتوا را نیز در شیرپوینت پیاده سازی کنید.

مزایای شیرپوینت

  1. همکاری بی نظیر

حتی اگر تعداد معدودی از افراد را استخدام کنید، ضروری است که اعضای تیم همگی نحوه برقراری ارتباط و همکاری را بدانند. اگر آن ها به منابعی که این هدف را تسهیل می کند دسترسی نداشته باشند، بروز اختلاف و بی نظمی بسیار محتمل است. این امر به ویژه در مورد کنترل اسناد صادق است. شخص A ممکن است سندی ایجاد کند و انتظار داشته باشد شخص B آن را بررسی کند. با این حال، در حالی که شخص B سند را باز دارد، شخص A چند تغییر را که می خواست انجام دهد به خاطر می آورد و قبل از ذخیره مجدد نسخه پشتیبان آن را باز می کند. اکنون هیچ یک از افراد نمی داند کدام نسخه دقیق تر است، زیرا هیچ یک از اسناد کامل نیست. شیرپوینت دارای کنترل های نسخه است که تک تک ویرایش های انجام شده در یک سند را به همراه زمان انجام آن و شخص مسئول، ردیابی می کند. علاوه بر این، برای جلوگیری از کارهای تکراری، فقط یک نفر می تواند در آن واحد و هر بار به فایل دسترسی داشته باشد. همکاران می توانند فایل ها و به روز رسانی ها را در زمان واقعی به اشتراک بگذارند و تلاش های مشترک خود را بهبود بخشند.

 

  1. افزایش بهره وری

به عنوان رهبر کسب و کار، فکر می کنید چند ساعت در هفته را صرف جستجو بایگانی برای یافتن یک پرونده می کنید؟ چه در حال جستجوی داخل کمد بایگانی باشید و چه روی حجم عظیمی از فولدرها کلیک کنید، در طول روز کاری شلوغ، اختصاص زمانی به انجام کاری بیهوده می تواند ذهن شما را خسته‌ کند. وقتی همه اسناد شما در یک پلتفرم شیرپوینت ادغام می شوند، جستجوی آنچه نیاز دارید به سادگی چند کلیک است. شما می توانید هر سایت شیرپوینت را طوری سازماندهی کنید که فقط فولدرها و ساب فولدرهای مورد نیاز شما را شامل شود. به این ترتیب، زمانی که وقت زیادی ندارید و باید سریعاً تصمیم بگیرید، می توانید مستقیماً به سراغ منبع بروید. در حالی که این یک ویژگی مفید برای مدیران کسب و کار است، به همان اندازه برای کارمندان شما مفید است و موجب افزایش بهره وری آنها می شود. زمانی که وقت خود را برای گشتن به دنبال داده های مورد نیاز صرف می کنند، می توانند زمان بیشتری را به مسئولیت های اصلی خود اختصاص دهند.

 

  1. مدیریت متمرکز با شیرپوینت

اگر شما در رأس راه حل شیرپوینت شرکت خود هستید، ممکن است چند بار نیاز به تنظیم پیکربندی داشته باشید. با چنین پلتفرم وسیعی، ممکن است انتظار داشته باشید که این روند دردسر بزرگی باشد. با این حال، شیرپوینت مجهز به یک کنسول مدیریت مرکزی است که این فرآیند را آسان می کند. مدیران مجاز می توانند به جای کلیک کردن روی چندین صفحه، همه تغییرات را در یک مکان متمرکز انجام دهند. در کنسول، می توانید به داده های زیر دسترسی و نظارت داشته باشید، و آن ها را به روز رسانی کنید:

  • ویژگی های مدیریت برنامه
  • مزارع شیرپوینت
  • تنظیمات سیستم
  • پشتیبان گیری و بازیابی
  • ارتقاء شیرپوینت
  • تنظیمات امنیتی
  • تنظیمات کلی برنامه

این ویژگی به شما این امکان را می دهد تا به طور مؤثر کنترل کل پلتفرم شیرپوینت را بدون توجه به اینکه پلتفرم شما چقدر گسترده است، حفظ کنید.

 

  1. سفارشی سازی آسان

تیم های شما ممکن است برای انجام وظایف خود به عملکردهای تخصصی نیاز داشته باشند. در این صورت، توسعه دهندگان شیرپوینت می توانند برنامه های کاربردی سفارشی طراحی کرده و به راحتی آن ها را به نرم افزار متصل کنند. این گزینه به این معنی است که اعضای تیم شما همیشه به ابزارهایی که برای انجام کار خود نیاز دارند دسترسی فوری خواهند داشت. می توانید با افزودن لوگوی برندتان، تجربه شیرپوینت سازمان خود را سفارشی کنید!

 

  1. عدم نیاز به تحصیلات آکادمیک برای استفاده از شیرپوینت

موفقیت کسب و کار شما به توانایی آن در حفظ و همگام بودن با فناوری و پیشرفت فرآیندها بستگی دارد. این بدان معنی است که ممکن است از شما خواسته شود که راه حل های پیشرفته ای برای رفع نیازهای مشتریان خود ارائه دهید. ممکن است فکر کنید نمی توانید کاری انجام دهید زیرا هرگز کد نویسی را یاد نگرفته اید؟ با شیرپوینت، شما مجبور نیستید کد نویسی یاد بگیرید. این نرم افزار شامل ویژگی ها و ابزارهایی است که به شما این امکان را می دهد بدون نیاز به مدرک علوم کامپیوتر، پیش بروید. فرقی نمی کند بخواهید یک وب سایت طراحی کنید، وب سایت موجود خود را به روز کنید و یا یک ابزار آنلاین تخصصی برای اعضای تیم خود طراحی کنید، می توانید این کارها را با شیرپوینت انجام دهید.

 

  1. شناسایی مجموعه مهارت ها

آیا یک شرکت گسترده با چندین دفتر دارید که وظایف مختلفی را انجام می دهند؟ اگر چنین است، همگام شدن با مجموعه مهارت ها و مسئولیت های شغلی مختلف و وظایف تک تک اعضای تیم، می تواند دشوار باشد. اگر نیاز به دریافت مشاوره، راهنمایی یا اطلاعات از یک شخص خاص را داشته باشید، چگونه آن فرد را پیدا می کنید؟ اگر تنها ۲۰ نفر یا کمی بیشتر کارمند در یک مکان مرکزی در شرکت خود داشته باشید، ردیابی یک همکار نسبتاً آسان است. اگر صدها یا حتی هزاران کارمند برای جستجو داشته باشید، این کار زمان بیشتری از شما خواهد گرفت. شیرپوینت به شما این امکان را می دهد چارت های سازمانی ایجاد کنید تا این فرآیند در سریع ترین زمان ممکن انجام شود. این چارت ها نمایشی بصری از نقش هر فرد در تیم بزرگتر ارائه می دهند. با کلیک بر روی نام هر فرد نقش و دسترس پذیری او مشخص می شود.

 

از مزایای شیرپوینت برای رشد سازمان خود استفاده کنید

حتماً دلیلی وجود دارد که هزاران شرکت فورچون ۵۰۰ شیرپوینت را به عنوان راه حل کنترل اسناد و همکاری خود انتخاب می کنند. اگر به دنبال رشد کسب و کار خود هستید، این یک قدم مهم است.

 

سخن پایانی

شیرپوینت بلیط طلایی شرکت شما برای بهبود عملکرد در کلیه حوزه ها است. از مدیریت داده ها گرفته تا جستجوی همکاران، این نرم افزار شامل طیف وسیعی از راه حل ها برای موفقیت هر چه بیشتر کار تیمی شرکت است. بهبود کارایی هایی که در تیم های داخلی خود متوجه آن خواهید شد، به تنهایی کافی است تا اهمیت سرمایه گذاری در شیرپوینت را نشان دهد. علاقه مند به کسب اطلاعات بیشتر در مورد مزایای شیرپوینت و چگونگی بهبود کسب و کار خود هستید؟ می توانید همین امروز با ما تماس بگیرید!

 

منبع:

www.incworx.com

 

مطالب مشابه

پیام بگذارید