شیرپوینت و دفاتر حقوقی

تا به حال چند بار ایمیل های قدیمی را برای گشتن به دنبال آخرین نسخه فایل کلاینت مشتری جستجو کرده اید؟ آیا تا به حال متوجه شده اید در حالی که منتظر هستید تا یک همکار پرونده ای را برای شما ارسال کند، در حال تلاش برای یافتن کار دیگری برای مشغول نگه داشتن خود هستید؟ آیا تیم شما به روشی قدرتمندتر و شهودی برای هماهنگی و سامندهی پرونده ها نیاز دارد؟ اگر هر یک از این موارد آشنا به نظر می رسد، مایکروسافت شیرپوینت می تواند راه حلی باشد که به دنبال آن بودید. برای پی بردن به برخی از مزایای شیرپوینت برای شرکت های حقوقی، با نومانو همراه باشید.

 

شیرپوینت چیست؟

Microsoft SharePoint ابزاری است که برای تشویق و بهبود مشارکت، همکاری و ارتباطات طراحی شده است. شیرپوینت به شما این امکان را می دهد تا وب سایت های داخلی کاملاً سفارشی طراحی کنید. می توانید فایل ها را به اشتراک بگذارید، کارها را هماهنگ کنید و به طور ایمن با مشتریان ارتباط برقرار کنید.

یکی از مزایای شیرپوینت آنلاین این است که به طور یکپارچه با سایر برنامه های مایکروسافت ادغام می شود.

می‌توانید روی فایل‌های Word و Excel کار کنید، با یکدیگر روی پاورپوینت کار و همکاری کنید و گردش های عملیات خود را برای ایجاد یک تجربه کاری ساده، یکپارچه کنید. این سایت ها بر اساس نیازهای خاص شرکت شما سفارشی می شوند و به شما کمک می کنند کارها را به خوبی اجرا کنید. برخی از مزایای شیرپوینت برای مدیریت اسناد در شرکتهای حقوقی به صورت زیر است:

 

سازماندهی فایل های مشتری

یکی از بهترین مزایای شیرپوینت برای شرکت های حقوقی، سازماندهی فایل های مشتریان است. فایل های شما در حال حاضر در چند سیستم پراکنده هستند؟ اگر بیش از یک نفر از کارکنان تان روی یک پرونده کار می کنند، احتمالاً تردهای ایمیل، چندین نسخه فایل پراکنده در چندین ماشین و چند cloud documents دارید. شیرپوینت آنلاین همه کیس های شما را در یک سیستم نگه می دارد و در صورت نیاز می توانید آن ها را پیدا و به آنها دسترسی پیدا کنید. همه افرادی که روی پرونده کار می کنند می توانند فایل را ویرایش کنند. دیگر نیازی به جستجو در ریسه های ایمیل های قدیمی و بررسی تاریخ های ذخیره فایل نیست. اطلاعات مورد نیازتان در دسترس شما خواهد بود.

 

کیس فایل های حقوقی امن

حفظ حریم خصوصی مشتری یکی از مهمترین وظایف شما به عنوان یک شرکت حقوقی است. ممکن است تعجب کنید که اگر همه اعضای تیم شما بتوانند تمام فایل های مشتریان را ببینند، چگونه می توانید این داده ها را ایمن نگه دارید. خبر خوب این است که از مزایای شیرپوینت  داشتن امنیت داده پویا است که برای دادن دسترسی به کسانی که به آن نیاز دارند طراحی شده است و مانع از دسترسی دیگران به اطلاعات می شود. می توانید پروتکل های امنیتی داده ها را تا سطح فایل شخصی، سفارشی و شخصی سازی کنید. شما می توانید تعیین کنید که چه کسانی در داخل و خارج از سیستم شیرپوینت شما می توانند به فایل های خاصی دسترسی داشته باشند. این قابلیت به شما این امکان را می دهد تا اطلاعات را با مشتریان خود و افرادی که روی پرونده آن ها کار می کنند به اشتراک بگذارید. افرادی که به این اطلاعات نیاز ندارند اصلاً نمی توانند فایل را ببینند.

 

رعایت تبعیت قانونی

قوانین زیادی در مورد حفظ حریم خصوصی مشتری و امنیت داده ها وجود دارد که باید به عنوان یک شرکت حقوقی آن ها را رعایت کنید. هنگامی که از سیستم مدیریت اسناد مناسب استفاده نمی کنید، مدیریت این مقررات می تواند دردسرساز و دشوار باشد. اما شیرپوینت مدیریت تمام مقرراتی را که به عنوان بخشی از کارتان به آن نیاز دارید آسان می کند.  از مهمترین مزایای شیرپوینت این است که می توانید پروتکل های خودکاری را تنظیم کنید که فایل ها را برای مدت زمان مشخصی قبل از حذف در تاریخ مناسب، نگهداری می کنند. با قابلیت های داخلی حسابرسی و گزارش دهی، حسابرسی آسان تر خواهد بود.

شیرپوینت و دفاتر حقوقی

بهبود بهره وری شرکت

اگر می خواهید کسب و کار خود را توسعه دهید و مشتریان خود را راضی نگه دارید، مهم است که راه هایی برای بالا نگه داشتن بهره وری تیم خود بیابید. جستجوی فایل ها و گشتن اسناد و رد و بدل آن ها، زمانی را از شما می گیرد که می تواند روی پرونده های مشتری صرف شود. شیرپوینت می تواند به کاهش مدت زمانی که برای کارهای تکراری صرف می کنید کمک کند. شیرپوینت همه فایل های شما را در یک مکان نگه می دارد و بدون زحمت و به راحتی سازماندهی می کند، و مدت زمانی را که باید افراد برای جستجو و اشتراک گذاری آخرین نسخه سند صرف کنند کاهش می دهد. همچنین چندین نفر می توانند همزمان روی یک فایل کار کنند، بنابراین می توانید تأخیرهای انتظار برای ارسال یک فایل را حذف کنید. همچنین با Microsoft Flow و PowerApps می تواند کارمندان شما را از صرف وقت خود برای کارهای خسته کننده و تکراری بی نیاز کند.

شیرپوینت و بهبود عملکرد و همکاری در کسب و کارها

دسترسی به فایل از هر مکانی

از اوایل سال ۲۰۲۰، بیش از هر زمان دیگری قابلیت ها و ظرفیت های دورکاری حائز اهمیت شد. همه گیری کووید-۱۹ بسیاری از کسب و کارها را وادار کرده است که به سمت دورکاری حرکت کنند و این تغییر احتمالاً ادامه خواهد داشت. کار از راه دور همچنین شرکت شما را چابک نگه می دارد و قادر به ادامه کار در انواع شرایط پیش بینی نشده می کند. 

مایکروسافت می داند که تیم شما باید از هر جایی به فایل های شما دسترسی داشته باشد. به همین دلیل است که آن ها برنامه شیرپوینتی طراحی کرده اند که روی تبلت ها، تلفن همراه، کامپیوتر و … کار می کند. نگران نباشید، فایل های شما به همان اندازه که در فرمت دسکتاپ امن هستند، در پلتفرم موبایل نیز امن خواهند بود.

 

مؤثرتر همکاری کنید

حفظ همکاری تیمی قوی، کلید اداره هر نوع کسب و کار، به ویژه یک شرکت حقوقی است. کارمندان شما باید بتوانند برای تحقیق روی پرونده ها، با هم کار کنند، سوابق را تأیید کنند و به ارائه مشاوره به مشتری رسیدگی و آن را مدیریت کنند. یکی از مزایای شیرپوینت این است که همکاری را به بخشی ساده، شهودی و بدیهی از عملیات روزمره شما تبدیل می کند.

از آنجایی که چندین نفر می توانند همزمان روی یک فایل کار کنند، تیم شما می تواند بسیار سریع تر و آسان تر ارتباط برقرار کند. بوردهای ارتباطی داخلی تیم سریعتر از ایمیل حرکت می کنند و نسبت به سایر برنامه های چت سازمان یافته تر هستند. و سایت های قابل تغییر و شخصی سازی این اطمینان را می دهند که تیم شما ابزارهایی را که برای همکاری نیاز دارند در اختیار دارد.

 

سخن پایانی

Microsoft SharePoint یک راه قدرتمند و عالی برای مدیریت و سازماندهی فایل های شما و همکاری تیمی در دفتر یا خارج از شرکت است. شما می توانید امنیت داده ها را کنترل کنید، انطباق را حفظ کنید و پرونده های مشتری را سازماندهی و به طور سازمان یافته حفظ کنید. تیم شما می تواند بدون توجه به جایی که هست و هر زمان که خواست،با استفاده از مزایای شیرپوینت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد.

 

منبع:

www.incworx.com

 

مطالب مشابه

پیام بگذارید