5 دلیل برای اینکه چرا باید از شیرپوینت آنلاین استفاده کنید

شیرپوینت یک راه حل برای مدیریت اسناد و همکاری مبتنی بر وب است که به کسب و کارها و تیم ها این امکان را می دهد تا به طور مشترک و منسجم کار کنند. شیرپوینت توانایی کنترل دسترسی به اطلاعات و خودکارسازی فرآیندهای گردش کار را همراه با سطح بالایی از سفارشی سازی و انعطاف پذیری برای کسب و کارها فراهم می‌کند. شیرپوینت آنلاین مایکروسافت، نسخه ای از شیرپوینت است که به عنوان یک محصول مستقل یا بخشی از محصولات مایکروسافت ۳۶۵ در دسترس است.

در نتیجه همه گیری جهانی، مایکروسافت شاهد رشد ۸۹۴ درصدی در استفاده از برنامه کاربردی Microsoft Teams بوده است. شیرپوینت در واقع فضای ذخیره سازی را برای Teams فراهم می کند. این سطح از پذیرش و مقبولیت گواه بر مقیاس پذیری و انسجام واقعی خدمات و راه حل های مبتنی بر ابر مایکروسافت است که در محیط های کاری از راه دور در سراسر جهان استفاده می شود.

بنابراین، به دنبال این نرخ پذیرش تصاعدی، می‌خواهیم چند دلیل برای اینکه چرا شیرپوینت آنلاین باید برای به حداکثر رساندن سرمایه‌گذاری سازمان شما در نظر گرفته شود را به اشتراک بگذاریم.

 

دسترسی کاربر

شیرپوینت آنلاین مبتنی بر فضای ابری است، بنابراین می توان در هر مکانی در هر زمان به آن دسترسی داشت – تنها چیزی که نیاز دارید اتصال به اینترنت است. این کار کارمندان را قادر می سازد تا با استفاده از دستگاه های مختلف، بدون نیاز به راه اندازی اتصالات VPN، به داده ها دسترسی داشته باشند.

این ویژگی در شیرپوینت نیاز به پیاده سازی و نگهداری راه حل های پرهزینه دسترسی از راه دور را از بین می برد و هزینه های فناوری اطلاعات و ساعات پشتیبانی را کاهش می دهد. اگر نیاز دارید آفلاین شوید و همچنان باید روی فایل ها کار کنید، می توانید آن ها را برای استفاده آفلاین هماهنگ کنید و دفعه بعد که متصل می شوید تغییرات آفلاین شما در شیرپوینت منعکس می شود. و همه این ها در پلتفرم مایکروسافت تعبیه شده است.

دسترسی را می توان با استفاده از دستگاه های مختلف به دست آورد و تجربه و قابلیت دسترسی کاربر نهایی را به حداکثر رساند.

 

همکاری

شیرپوینت در کنار ایجاد امکان دسترسی به داده ها از طریق دستگاه های مختلف، یک محیط همکاری گسترده را فراهم می کند که در آن کاربران داخلی، خارجی و از راه دور می توانند با هم کار کنند. می توانید اسناد را با هم ویرایش کنید، فهرست ها را ویرایش کنید و به طور ایمن اسناد را در یک مکان واحد به اشتراک بگذارید. روش های قدیمی ایمیل کردن سند، مسدود کردن صندوق های ورودی و ضمیمه کردن نسخه ها را که همگی می توانند باعث سردرگمی شوند، حذف می کند.

5 دلیل برای اینکه چرا باید از شیرپوینت آنلاین استفاده کنید

نسخه بندی و فراداده

شیرپوینت آنلاین به طور خودکار تاریخچه نسخه سند را ارائه می دهد. این ویژگی به کاربران نهایی این امکان را می دهد که تغییرات ایجاد شده را بررسی کنند، نسخه های قبلی سند را مقایسه کنند، افرادی که سند را تغییر داده، تاریخ و زمان تغییر آن را بررسی کنند و نسخه قبلی سند را بازیابی کنند. می توان برای جایگزینی سند موجود، بازیابی ها را تکمیل کرد یا در یک مکان جایگزین بازیابی کرد. این ویژگی تیم شما را توانمند می کند و هزینه های اضافی پشتیبانی را کاهش می دهد.

تمام این اطلاعات به عنوان فراداده می شود. می توانید تگ های فراداده خود را اضافه کنید تا فایل ها را آسان تر پیدا کنید، مثلاً اینکه به کدام مشتری مربوط می شود یا نوع سند آن. آیا می خواهید فایل های یک مشتری خاص پیدا کنید؟ فقط آن ها را تگ کنید و از عملکرد جستجو در شیرپوینت آنلاین استفاده کنید.

 

ذخیره سازی

ما درباره قابلیت دسترسی و همکاری شیرپوینت صحبت کردیم، اما در مورد ذخیره سازی آن چطور؟ اینجاست که ارزش واقعی شیرپوینت آنلاین مشخص می شود.

هر مستأجر شیرپوینت ۱ ترابایت فضای ذخیره سازی ابری به همراه ۱۰ گیگابایت اضافی برای هر کاربر دارای مجوز دریافت می کند. علاوه بر این، هر کاربر دارای مجوز به OneDrive for Business دسترسی دارد. هنگامی که اختصاص داده می شود، یک سایت شخصی شیرپوینت ایجاد می شود (به طور رسمی به عنوان My Sites شناخته می شود) و ۱ ترابایت فضای ذخیره سازی فایل را در اختیار کاربر قرار می دهد. این فضای ذخیره سازی مستقل از سهمیه ذخیره سازی شیرپوینت ارائه شده به ازای هر مستأجر است و حجم فضای ذخیره سازی ابری قابل توجهی را برای کسب و کار فراهم می کند.

این به کاهش سخت افزار داخلی، قراردادهای تعمیر و نگهداری، سرورهای پشتیبان و ذخیره سازی و غیره کمک می کند. در برخی موارد، این امر می تواند به طور کامل نیاز به فلیل سرورهای داخلی را حذف کند.

مزایای شیرپوینت برای کسب و کارهای کوچک

هاب متمرکز

شیرپوینت چیزی بیش از ذخیره سازی اطلاعات برای اسناد است؛ تمرکز منابع را تسهیل می کند و اطمینان می دهد که مکانی با دسترسی آسان برای ذخیره همه فایل های حیاتی خود دارید. می توانید داده های شرکت، اطلاعیه ها، اخبار، مخاطبین، لیست های سفارشی و موارد دیگر را در اختیار کارمندان خود قرار دهید.

از طریق پلتفرم شیرپوینت، نحوه اشتراک گذاری اطلاعات بین تیم ها را می توان تسهیل کرد. مدیران می توانند بر همه چیز نظارت داشته باشند و از ساده سازی فرآیندها اطمینان حاصل کنند و بار کاری تیم ها را کاهش دهند.

اما اگر نتوانید گزارشی را که ماه گذشته تهیه کرده اید، پیدا کنید به دلیل اینکه فایل به درستی نامگذاری یا برچسب گذاری نشده است، چه؟ عملکرد جستجوی آنلاین شیرپوینت یک موتور بسیار قدرتمند است که به کارمندان این امکان را می دهد که اطلاعات مورد نیاز خود را سریع پیدا کنند. تجربه جستجو را می توان سفارشی کرد.

اگر نام را به خاطر نمی آورید، اما کلمات داخل سند یا لیست را به خاطر دارید، می توانید به طور خاص آن عبارات را جستجو کنید. یا می‌توانید با تعیین فرمت سند به عنوان مثال، PDF، .docx، .xlsx جستجوها را اصلاح کنید.

از طرف دیگر، می توانید از فراداده استفاده کنید، بنابراین نیازی به یادآوری نام فایل یا فرمت سند ندارید.

 

منبع:

https://www.tptg.co.uk/view-article/8465/-reasons-why-you-should-be-using-sharepoint-online

مطالب مشابه

پیام بگذارید