میزبانی موفق رویداد تجاری

برنامه ریزی و میزبانی یک رویداد تجاری می تواند کاری زمانبر باشد. بسته به بزرگی رویداد شما، تأمین کنندگان مختلفی برای ارائه خدمات مورد نیاز شما جهت برگزاری رویداد وجود دارند. میزبانی موفق یک رویداد تجاری می تواند تأثیر به سزایی در دستیابی به اهداف تجاری شما داشته باشد، خواه این اهداف فروش باشد، نتورکینگ یا موارد دیگر. در ادامه به اینکه چطور می توان یک رویداد تجاری برای تبلیغ یا تجلیل از کسب و کار خود را با موفقیت میزبانی کرد خواهیم پرداخت.

 

مرحله اول: تعیین اهداف

قبل از اینکه وارد جزئیات شوید، هدف اصلی رویداد خود را مشخص کنید. آیا به دنبال برقراری ارتباط با دیگران و سایر کسب و کارها در زمینه کاری خود هستید؟ آیا می خواهید کسب و کار خود را تبلیغ کرده و مشتریان جدیدی جذب کنید؟ آیا شما یک سال موفقیت آمیز را با تیم خود جشن می گیرید؟ بنابراین قبل از شروع برنامه ریزی، درک کنید که هدف رویداد شما چیست.

اگر میزبان یک کنفرانس یک روزه همه جانبه هستید، برای برنامه ریزی به زمان بیشتری نیاز دارید. اگر میزبان یک رویداد ساده تر هستید، هنوز هم موارد زیادی برای هماهنگی وجود دارد، اما زمان و تلاش کمتری نیاز دارد. در ابتدا درک کنید که چرا میزبان این رویداد هستید، امیدوارید چه چیزهایی را به انجام برسانید.

 

مرحله دوم: بودجه خود را مشخص کنید

مرحله بعدی برنامه ریزی و تعیین بودجه شماست. بسته به نوع رویداد و کسب و کار شما، ممکن است بودجه خوبی داشته باشید یا بخواهید اسپانسرها پیدا کنید. اگر به اسپانسرهای شرکتی نیاز دارید، لیستی از افرادی که می خواهید از آن ها درخواست کنید را تهیه کنید و تماس را شروع کنید. برای رویدادهای بزرگ تر، داشتن تیمی برای واگذاری برخی از این وظایف به آن ها بسیار مفید است. 

پس از تعیین بودجه کلی، هزینه های خود را تقسیم کنید و آنچه را که باید هزینه ی بیشتری به آن اختصاص دهید را در اولویت قرار دهید. محل های برگزاری کنفرانس ممکن است گران باشد، به خصوص اگر میزبان یک رویداد بزرگ یا یک کنفرانس تجاری هستید. اندازه رویداد شما در هزینه های پذیرایی نیز تأثیرگذار خواهد بود، بنابراین هنگام برنامه ریزی بودجه خود لیست مهمانان را در خاطر داشته باشید.

برای برخی از رویدادها یا کنفرانس های تجاری، ممکن است از شرکت کنندگان هزینه ای برای تهیه بلیط دریافت کنید، بنابراین برنامه ریزی و تعیین بودجه شما می تواند به تعیین قیمت بلیط کمک کند.

کسب و کارها همچنین برای برگزاری جلسات با مشتری های بالقوه و مشتریان بالفعل از این سیستم ها بهره می برند. سیستم جلسات، کنفرانس و کلاس آنلاین باعث صرفه جویی در زمان، هزینه و منابع شرکت برای برگزاری جلسات، همایش ها، جلسات آموزشی و مجامع آنلاین خواهد شد.

میزبانی موفق رویداد تجاری

مرحله سوم: برای رویداد تجاری خود تاریخ مورد نظر را انتخاب و مکان خود را رزرو کنید

با تعیین بودجه، می توانید محل برگزاری خود را رزرو کنید. ممکن است شما تاریخ خاصی را در ذهن داشته باشید، در این صورت باید مکانی را پیدا کنید که در آن تاریخ دردسترس باشد. اگر مکان مناسبی در ذهن دارید، ممکن است مجبور باشید انعطاف بیشتری برای روز برگزاری داشته باشید. محل های مختلف و قیمت ها را بررسی کنید.

رزرو محل برگزاری همچنین به طور رسمی یک تاریخ برای رویداد شما تعیین می کند، به این معنی که شما می توانید شمارش معکوس روزها را تا رویداد یا کنفرانس شروع کنید.

 

مرحله چهارم: رزرو خدمات مورد نیاز

پس از تعیین تاریخ و مکان خود، می توانید رزرو سایر خدمات و تجهیزات ضروری را شروع کنید. بسیاری از محل های برگزاری تأمین کنندگان و فروشندگان خاصی برای ارائه خدمات و تجهیزات خود یا لیستی از تأمین کنندگان از قبل تأیید شده را دارند که باید از میان آن ها یکی را انتخاب کنید. اطمینان حاصل کنید که ابتدا این موضوع را با محل برگزاری در میان بگذارید، به خصوص اگر تأمین کنندگان خاصی را در نظر دارید که خارج از لیست آن ها است.

بسته به هدف، اندازه و فعالیت های رویداد خود، ممکن است به فروشندگان مختلفی نیاز داشته باشید. مشخص کنید که برای رویداد خاص خود چه چیزی نیاز دارید. به احتمال زیاد به یک فروشنده تهیه غذا و نوشیدنی برای مهمانان خود احتیاج خواهید داشت، اگرچه اگر مراسم شما در یک رستوران یا هتل باشد ممکن است از قبل غذا و نوشیدنی شما تدارک دیده شده باشد.

برای کنفرانس های بزرگتر، رزرو یک شرکت تولیدکننده خدمات و تجهیزات مورد نیاز برای کنفرانس تجاری را برای رسیدگی به نیازهای صوتی تصویری و نیازهای صحنه در نظر بگیرید. رویداد با صدا یا تصویر نامناسب و یا سایر مشکلات فنی غیرحرفه ای به نظر می رسد. برای ضبط کنفرانس ممکن است نیاز به یک عکاس یا فیلمبردار داشته باشید.

 

مرحله پنجم: در رویداد تجاری دستور جلسه خود را تعیین کنید

برای رویدادهای کوچکتر، این مرحله ممکن است آسان باشد. اگر میزبان یک کنفرانس تجاری همه جانبه هستید، تعیین دستور جلسه و طرح ریزی برنامه و زمان بندی برای مهمانان و کارمندان، داوطلبان و فروشندگان بسیار مهم و حیاتی است.

تمام فروشندگان و زمان ورود آن ها را برای روز رویداد تعیین کنید. اگر رویداد مجری یا سخنران دارد، مشارکت آن ها را تعیین کنید و از برنامه، حمل و نقل یا سایر نیازهای آن ها مطلع شوید. برای فعالیت های رویداد و همچنین برای خود برنامه ریزی کنید تا اطمینان حاصل کنید که هنگام فرا رسیدن روز بزرگ همه امور به خوبی پیش می رود.

 

مرحله ششم: رویداد تجاری خود را تبلیغ کنید

شما ممکن است لیستی از مهمانان دعوت شده داشته باشید، یا این حال رویداد را به عموم مردم معرفی کنید تا مشتریان جدید یا شرکت کنندگان علاقه مند را نیز جذب کنید. حتماً رویداد را تبلیغ کنید.  برای اینکار می توانید  از انواع تبلیغات استفاده کنید. تبلیغات پیامکی، تبلیغات در شبکه های اجتماعی و غیره. با توجه به تمام تلاشی که برای رویداد کسب و کار خود انجام می دهید، حضور نا کم مردم در کنفرانس بسیار ناراحت کننده خواهد بود.

هنگامی که روز رویداد کنفرانس شما فرا رسید، برنامه خود را تحت کنترل داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید که همه چیز سر وقت و طبق برنامه پیش می رود.

مطالب مشابه

پیام بگذارید