مدیریت پروژه

همه ی ما اشتباهاتی انجام می دهیم. بسیاری از آن ها اتفاقی هستند و می توان از بروزشان جلوگیری کرد. شما به عنوان مدیر پروژه یا سرپرست تیم، ایده ها، جزئیات، اطلاعیه ها و پروژه های زیادی را دریافت و مدیریت می کنید.

در طول راه ممکن است مرتکب اشتباهات زیادی شوید. با این حال، شما می توانید روش ها و رویه هایی را برای کاهش تعداد اشتباهات پیاده سازی کنید، در طول مدیریت پروژه، بسیاری از این اشتباهات بارها و بارها تکرار می شوند.

اما لازم نیست مثل دیگران باشید.

در این پست از وبلاگ نومانو، خواهید دید که چطور از متداول ترین اشتباهات مدیریت پروژه اجتناب کنید.

مدیریت پروژه

۱. مشخص نبودن اهداف پروژه

اگر نمی دانید کجا می روید، هدایت کشتی سخت خواهد بود.

تعیین یک مسیر واضح همراه با اهداف پروژه به تیم شما کمک می کند تا متمرکز بمانید و هدف مشترکی را برای شما مشخص می کند تا در صورت دشوار شدن شرایط به آن رجوع کنید.

همیشه بپرسید: ما چه چیزی را تحویل می دهیم؟

بدون این اهداف، نتایج کلیدی شما به سختی قابل قیاس در برابر طرح پروژه خواهد بود.

چه کاری می توانید انجام دهید؟ اهداف پروژه بهتری را برای تیم خود تعیین کنید. با استفاده از یک ابزار مانند سیستم مدیریت وظایف نومانو، می توانید اهداف را تعیین کرده و لیست اهدافی که می خواهید به آن دست یابید را مشخص کنید.

با این کار تیم شما می تواند کارهای خود را اولویت بندی کند و اهداف را بر اساس روزانه، هفتگی یا ماهانه تعیین کند.

 

۲. هیچ فرآیند مشخصی وجود ندارد

اگر تیم شما مشاجره می کند، ممکن است تقصیر آن ها نباشد. و می تواند به دلیل فرآیندهای موجود (یا عدم وجود آن ها) باشد.

آیا روند کاری شما برای اعضای تیمتان به درستی کارآمد و مفید است؟

آیا همه می دانند بعد از اتمام وظایف خود، چه کاری باید انجام دهند؟

مشخص نبودن مراحل بعدی، سرعت شما را به عنوان مدیر پروژه کم می کند، زیرا شما با سؤالات مربوط به روند کاری هر فردی سر و کار دارید.

چه کاری می توانید انجام دهید؟ فرآیندها را در نرم افزار مدیریت وظایف و پروژه خود ایجاد کنید.

برای کمک به این امر، نومانو دارای افزونه ها، امکانات و لیست ها و الگوهای پروژه است تا به شما کمک کند قبل از شروع کار، روند کار را کنترل کنید.

پس از بسته شدن یا تکمیل شدن یک وظیفه، یک پیام دریافت خواهید کرد.

نهایتاً، اگر مراحل مشابه ای را در چندین کار انجام می دهید، می توانید از الگوهای کار و فهرست استفاده کنید تا از مراحل یکسان و تکراری کاری که تیم شما انجام می دهد اطمینان حاصل کنید.

شما می توانید پروسه را در ابتدای کار برای ثبات و اطمینان مشخص و تدوین کنید.

 

۳. عدم تفکیک پروژه ها به وظایف قابل کنترل

تیم شما قرار است یک اپلیکیشن جدید موبایل بسازد، اما از کجا باید شروع کنید؟

شما نمی توانید فقط ایده به آن ها بدهید و بگذارید خودشان آن کار را انجام دهند، این وظیفه، کار مدیر پروژه است. شما برنامه پروژه را طراحی می کنید و تیم شما آن را اجرا می کند.

با این حال، مدیر پروژه ممکن است همیشه نداند که یک ویژگی خاص یا عنصر طرح به چه میزان تلاش نیاز دارد، در نتیجه وظیفه ای را به اعضای تیم می دهد که ممکن است برای آن ها خیلی زیاد یا حتی کم باشد.

این یک اشتباه بزرگ است.

چه کاری می توانید انجام دهید؟

از اعضای تیم خود برای تخمین زدن درخواست کمک کنید. از هریک از اعضای تیم خود بخواهید میزان زمان و انرژی که نیاز است تا کاری را انجام دهند را برآورد کنند.

در روش مدیریت پروژه سریع، اصول کار این است که در آن هر یک از اعضای تیم میزان کار خود را برای انجام یک کار برآورد می کنند.

سپس مدیر پروژه می تواند تصمیم گیری آگاهانه تری در مورد آنچه باید در آینده انجام شود، اتخاذ کند.

 

۴. ارتباط ضعیف

هیچ چیز مانند ارتباطات ضعیف، پروژه ها را عقب نمی اندازد.

ارتباطات ضعیف فرصت های زیادی را از بین می برد:

اگر هیچ کس نقش خود را در یک پروژه یا کار درک نکند، این امر باعث کاهش چشمگیر سرعت کار شما می شود.

چه کاری می توانید انجام دهید؟ به روش و فرآیند ارتباطات تیم خود فکر کنید.

نومانو ارتباطات را ساده تر می کند، حتی ساده تر از ایمیل و چت. در این جا گفته شده چرا : نومانو لایه های سازماندهی بیشتری دارد. می توانید نظرات را در مورد کار صحیح ضبط کرده و در صورت لزوم پاسخ دهید. در صندوق دریافتی ایمیل، پیامی نادیده گرفته نمی شود.

همچنین سیستم مکالمه ای در نومانو وجود دارد که به شما امکان می دهد پیام های مستقیم را به سایر هم تیمی های خود در مورد یک پروژه ارسال کنید و با ان ها به صورت موثر در تماس باشید.

این ویژگی ها برای کمک به شما در مدیریت مکالمات و مباحثاتی که در یک پروژه انجام می شود، مناسب هستند، ضمن اینکه یک پیشینه از آنچه اتفاق می افتد را نیز در اختیار دارید.

 

۵. هیچ ابزار اصلی برای پروژه ها وجود ندارد

یک اشتباه بزرگ دیگر! هیچ ابزار مرکزی یا مرکز اصلی یک مرحله ای برای پروژه ها وجود ندارد.

با وجود نرم افزار مدیریت پروژه مبتنی بر بستر ابری، پرونده ها، پیوست ها و ادغام ها همه در یک مکان مرکزی اتفاق می افتند که از هرجا قابل دسترسی است.

فایده دیگری دارد؟ مدیران و ذینفعان مشتری می توانند ببینند چه میزان از کار انجام شده است. ویژگی های گزارش پیشرفته به شما کمک می کند ببینید کدام کارها به اتمام رسیده و چه ددلاین هایی گذشته.

تیم شما هنگامی که روی وظایف درست و نه اون چیزی که فکر می کند درست است کار می کند، سازنده تر، و کارآمدتر خواهد بود.

 

۶. خزش محدوده

خزش محدوده قاتل پنهانی بهره وری است که هیچ کس تا وقتی که خیلی دیر شده است، قادر به تشخیص آن نیست. ما در این پست درباره خزش محدوده با جزئیات بیشتری بحث می کنیم:

محدوده، کاری است که محصول می تواند انجام دهد و میزان کار لازم (محدوده ی کار) برای تولید آن است.

هنگامی که بخشی را به کار اضافه می کنید خزش محدوده اتفاق می افتد، هم زمان لازم و هم کارهایی که محصول می تواند انجام دهد افزایش می یابد.

یک مدیر پروژه باید ارزش ویژگی ها را در مقابل زمان و منابعی که برای تکمیل تحویل ها در نظر گرفته است، متعادل کند. این یک تعادل تقریبا غیرممکن است.

اما عدم آگاهی از آن یک اشتباه بزرگ برای مدیران پروژه است.

غالباً زمان و منابع مورد نیاز دست کم گرفته می شوند (به شماره ۷ مراجعه کنید).

بازگشت به تیم اجرایی و رهبری، کار سختی است. هیچ کس دوست ندارد مبلغ بیشتری به بودجه اضافه کند، به خصوص بعد از مشخص شدن آن.

چه کاری می توانید انجام دهید؟ در مورد مشکلاتتان با تیم خود بحث کنید. ویژگی های توافق شده و قابل تحویل را به آن ها یادآوری کنید.

 

۷. کم ارزش کردن مجموعه مهارت های تیمتان

بله، به عنوان یک مدیر پروژه شما در نهایت مسئولیت تحویل نهایی پروژه را بر عهده دارید، اما این بدان معنی نیست که باید خودتان همه کارها را انجام دهید – یا حتی خودتان هر تصمیمی را بگیرید.

انجام این کار استفاده ناکارآمد از موقعیت است. مدیران پروژه و رهبری تیم به خودی خود قرار است نماینده اعضا باشند. آن ها نقاط قوت و ضعف اعضای تیم خود را متوجه می شوند و می توانند متناسب با آن تنظیم شوند.

چه کاری می توانید انجام دهید؟ به نیازها و نگرانی های تیم خود گوش فرا دهید.

از آن ها بازخوردهایی درباره نحوه پیشرفت پروژه و هرگونه تغییراتی که باید ایجاد شود، دریافت کنید. آنها افراد اصلی در اجرای پروژه هستند و باید درباره آنچه که طی کار اتفاق می افتد، شنیده شوند.

نادیده گرفتن داده های آن ها، پروژه شما را به خطر می اندازد.

مشارکت کنندگان فردی برای کمک به کار در آنجا هستند. آموزش ، گوش دادن و همکاری با هم.

 

۸. کم در نظر گرفتن زمان و بودجه مورد نیاز

تخمین زدن در روند برنامه ریزی هم هنر است و هم علم. در اکثر اوقات، ذینفعان کلیدی یا مراجعان خارجی، زمان لازم برای اتمام یک پروژه را به شدت دست کم می گیرند.

این اعداد معمولاً به نفع آنها فوری است، اما ممکن است ارزش کلی را که یک پروژه می تواند ایجاد کند، در نظر نگیرد.

چه کاری می توانید انجام دهید؟ برآورد کنید و با دیگران ارتباط برقرار کنید.

برای درک منابع و زمان مورد نیاز برای انجام یک پروژه از تجربه خود، تجربه تیم و حتی سایر اتصالات در فیلد خود استفاده کنید. شما نیاز دارید تا حد امکان از خزش دامنه (شماره ۵) اجتناب کنید.

درباره نحوه استفاده از نومانو برای برآورد اولویت ها و زمان، بیشتر بیاموزید.

 

۹. عدم موفقیت برای تغییر جهت

ببینید، بزرگترین اشتباه ممکن است چیزی باشد که سعی در پوشش آن دارید – این که آیا پروژه در معرض خطر است یا خیر.

می تواند مشکل بزرگی باشد، به ویژه هنگامی که امیدهای زیادی در برنامه ریزی برای کاری که محصول نهایی می تواند انجام دهد وجود دارد. اگر یک پروژه در شیبی تند به سمت شکست باشد، ارتباطات، گزارشات و شفافیت از اهمیت بیشتری برخوردار می شوند. برقراری ارتباط با این علائم هشدار دهنده را به روشی مناسب – بدون تغییر مقصر یا عذرخواهی کردن – تجربه می کند.

چه کاری می توانید انجام دهید؟ ذینفعان و حامیان کلیدی را از پیشرفت پروژه مطلع کنید.

 

نتیجه

بسیاری از اشتباهات مدیریت پروژه غیر عمدی هستند، اما این بدان معنی نیست که آنها اتفاق نمی افتند.

فرآیندهای واضح، تخصیص مناسب منابع و برقراری ارتباط صحیح با تیمتان، گام های آسانی برای موفقیت هستند.

بزرگترین خوشحالی یک مدیر پروژه، دیدن طرح پروژه ای است که به ثمر نشسته است، تحویل ها انجام شده است، ذینفعان اصلی راضی هستند و اهداف پروژه به اتمام رسیده است.

اشتباهات رخ می دهند، اما آگاهی از اشتباهات کلیدی مدیریت پروژه، شما را در مسیر نگه خواهد داشت.

مطالب مشابه

پیام بگذارید