تایم لاین پروژه

یکی از بزرگترین دلایل عدم موفقیت پروژه ها این است که مدیران پروژه، ددلاین ها و اهداف غیر واقعی ای را تعیین می کنند. تعیین ددلاین ها و اهداف غیر واقعی نه تنها فشار اضافی ای به تیم شما وارد می کنند بلکه آن ها را مجبور به تعجیل از طریق فعالیت های پروژه می کنند و با این کار، احتمال خطا چند برابر افزایش می یابد، در نتیجه کیفیت تحویل های پروژه شما پایین می آید.

حتی اگر قبل از ددلاین موفق به تحویل پروژه شوید، این پروژه نمی تواند مشتری شما را راضی کند. به همین دلیل ایجاد یک تایم لاین پروژه برای تمامی پروژه هایتان بسیار مهم است. یک تایم لاین پروژه وضوح بیشتری برای فعالیت های پروژه و مدت زمان انجام هر فعالیت ارائه می دهند و به شما کمک خواهد کرد تا متمرکز بمانید و از همپوشانی فعالیت ها جلوگیری کنید، قبل از اینکه بتوانند مانع پیشرفت پروژه شما شوند.

 

هفت گام ساده و موثر برای ایجاد یک تایم لاین عالی پروژه

  1. یک تفهیم نامه (بریف) پروژه و سند محدوده ایجاد کنید

با نوشتن سند محدوده پروژه شروع کنید. این کار به شما این امکان را می دهد تا محدوده پروژه را مشخص کنید. یک سند محدوده پروژه، اهداف و تحویل هایی که می خواهید در پایان پروژه بدان دست یابید را تشریح می کند. سند بریف پروژه خلاصه ای از ایده های پروژه را در اختیار شما قرار می دهد. محدوده پروژه باید شامل لیست ذی نفعان داخلی و خارجی پروژه باشد و نقش آن ها را به وضوح مشخص کند. بریف پروژه تان باید مختصر و نکته ای باشد، اما دقت کنید که اهداف اصلی، نقاط عطف پروژه و اهداف پروژه را فراموش نکنید.

 

  1. مراحل را تعریف کنید

هنگامی که بریف پروژه و سند محدوده پروژه را نوشتید، اکنون زمان لیست کردن مراحل و ایجاد یک ساختار شکست کار(WBS)  است. به طور خلاصه، یک پروژه پیچیده را به قسمت های کوچک کنترل پذیرتر تقسیم کنید. رویکرد بالا به پایین را اتخاذ کنید و از تحویل ها شروع کنید. حالا، تحویل های خود را به زیر تحویل ها و زیر تحویل ها را به تسک ها و تسک ها را به ساب تسک ها تقسیم کنید. این به شما کمک می کند تا روی محدوده هر تسکی متمرکز شوید و مطمئن شوید که از موارد اصلی غافل نمی شوید.

 

  1. زمان را برآورد کنید

تا الان، لیست کاملی از تسک هایی که برای دست یافتن به اهداف پروژه ضروری است را در اختیار دارید. حال زمان آن رسیده که تایمی را به هر پروژه اختصاص دهید. در اینجا کلید موفقیت این است که بین اختصاص زمان کافی به تیم تان برای تکمیل تسک به طور مؤثر و ماندن در ددلاین پروژه، یک تعادل مناسب برقرار کنید.

در اینجا برخی از تکنیک هایی که می توانید برای مشخص کردن زمان مورد نیاز برای تکمیل فعالیت پروژه استفاده کنید آورده شده:

  • روش بررسی و ارزیابی برنامه (PERT Method)
  • برآورد مشابه (Analogous estimation)
  • برآورد پارامتریک (Parametric estimation)
  • داوری خبره (Expert Judgement)
  • روش دلفی (Delphi Technique)

تایم لاین پروژه

  1. مراقب وابستگی ها و توالی ها باشید

حالا که زمانی را به هر فعالیت پروژه اختصاص داده اید، به راحتی می توانید اولویت های تسک ها را تعیین کنید. این کار به شما این امکان را می دهد تا آن ها را در توالی مناسبی بچینید. مهمتر از همه، به شما در تشخیص وابستگی بین کارهای مختلف نیز کمک می کند. این بسیار مهم است، به خصوص اگر شما یکی از روش های خطی مدیریت پروژه مانند مدل آبشاری (waterfall model) که تا زمان اتمام تسک قبلی، نمی توانید به تسک بعدی بروید، را دنبال می کنید.

تمام تسک ها باید به صورت متوالی انجام شوند و اگر وابستگی ای وجود داشته باشد، می تواند بر پیشرفت پروژه شما تأثیر منفی بگذارد. می توانید با یک نرم افزار مدیریت وظایف هوشمند نومانو آن را مدیریت کنید، که به شما این امکان را می دهد تا با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن، کارهای خود را در نمای Kanban مجدد بچینید.

 

  1. تایم لاین خود را ترسیم کنید

در این مرحله، ممکن است بتوانید یک طرح حدسی از تایم لاین پروژه در ذهن خود ایجاد کنید. نگه داشتن تمام اطلاعاتی که در مغز شما ذخیره می شود عملی ترین کاری نیست. ممکن است به سرعت روند وظایف و ددلاین ها را از دست بدهید، به همین دلیل مهم است که شروع به ترسیم تایم لاین پروژه خود کنید.

برخی ابزارها با ارائه الگوهای تایم لاین آماده برای استفاده، شما را از دردسر نجات می دهند. همینطور می توانید یک تایم لاین را از ابتدا ایجاد کنید. تنها کاری که باید انجام دهید اینست که جزئیات کار از جمله تاریخ شروع و پایان را وارد کنید و این ابزارها بطور خودکار یک تایم لاین بصری از پروژه شما ایجاد می کنند.

 

  1. آن را با سهامداران (ذی نفعان) به اشتراک بگذارید

بعد از ایجاد یک ارائه حدسی از تایم لاین پروژه تان، زمان آن رسیده است تا آن را به همه ذی نفعان پروژه نشان دهید. آن ها می خواهند شواهد و مدارک بصری را ببینند و هنگامی که یک تایم لاین پروژه را به آن ها نشان می دهید، مسلماً توجه شان جلب خواهد شد. اگر ذی نفعانی دارید که مشارکتی در پروژه شما ندارند، این امر آن ها را ترغیب می کند تا نقش خود را ایفا کنند. بازخوردها را دریافت کنید و تأیید ذی نفعان پروژه را برای اضافه کردن موارد پایانی بگیرید.

 

  1. اقتباس و مدیریت کنید

از بازخورد ذی نفعان پروژه برای بهینه سازی تایم لاین پروژه خود استفاده کنید. لحظاتی وجود دارد که کارها طبق برنامه پیش نمی رود. چگونه می توانید از عهده چنین شرایطی بربیایید؟ شما باید مطابق با تغییر پروژه خود را وفق دهید و زمان خود را به طور کارآمد و مؤثر مدیریت کنید. یک بافر زمانی برای جبران تأخیرهای غیرمترقبه داشته باشید. مشکلی در تنظیم تغییرات جزئی در برنامه های زمانی پروژه وجود ندارد، اما مطمئن شوید که از ددلاین خیلی دور نمی شوید.

چگونه تایم لاین پروژه خود را مدیریت می کنید؟ یک رویکرد متوالی را دنبال می کنید یا یک روش چابک را؟ روش کار (modus operandi) خود را در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.

مطالب مشابه

پیام بگذارید