6 نکته مدیریت وظایف برای افزایش بهره وری شما

ممکن است در برهه ای از زندگی خود متوجه اهمیت مدیریت وظایف شده باشید و اگر مهارت لازم را نداشته باشید، ممکن است به نتایج تیم و شرکت آسیب برسانید. به تعویق انداختن کارها، اختصاص زمان بسیار برای فعالیت های نه چندان مهم و بهره وری کمتر از حد ایده آل و عدم مدیریت زمان آسان است. 

ممکن است سازماندهی و مدیریت وظایف کاری غیرضروری به نظر برسد، اما در واقع مدیریت وظایف به طور صحیح به شما این امکان را می دهد تا کارهای تیم خود را از زاویه دیگری ببینید و به شما کمک می کند تا از قبل برنامه ریزی کنید و با برنامه پیش بروید.

مدیریت وظایف یک اژدهای سه سر نیست و تسلط بر آن فقط کمی صبر (بعضی از اوقات کمی بیشتر) و کار با چند ترفند را می طلبد.

نمی دانید از کجا شروع کنید؟ این ۶ نکته ساده برای مدیریت وظایف را که شروع برنامه ریزی برای آینده و رها کردن مشکلات تان در گذشته را برایتان آسان تر می کند بررسی کنید.

 

نکاتی درباره مدیریت وظایف برای افزایش بهره وری

 

  1. همیشه آماده  انجام هر کاری باشید

این اولین، مهمترین و بارزترین قانون در مدیریت وظایف است. وقتی وظیفه ای را ارزیابی می کنید تا برای آن برنامه ریزی کنید باید تمام نتایج ممکن را در نظر بگیرید. به عنوان مثال در نظر بگیرید:

 

اگر شخصی اشتباه کند چه اتفاقی می افتد؟

اگر فرد مسئول در محل کار حاضر نشود چه؟

اگر کار در مهلت مقرر به اتمام نرسد، چه عواقبی به دنبال خواهد داشت؟

تمام احتمالات (منطقی) را بررسی کنید و آماده باشید تا از هر مانعی که بر سر راه تان قرار دارد عبور کنید.

 

اگر خطاها و تأخیرها تکرار شوند، نشانگر آن است که مدیریت وظایف شما ایده آل نیست و شاید بهتر باشد که کارایی فرآیندهای خود را نیز بررسی کنید.

 

  1. برای برنامه ریزی قبلی از کانبان (Kanban) استفاده کنید

Kanban یک سیستم مدیریت وطایف است که به شما این امکان را می دهد که وضعیت فرایندهای خود را از طریق یک تخته کانبان با ستون های متحرک کاملاً تجسم کنید. با یک ابزار Kanban، می توانید به طور مناسب و به درستی تمام کارهای تیم خود را به روشی بصری که درک و تجزیه و تحلیل آن آسان است دنبال کنید. داشتن همه وظایف روی یک تخته و تجسم سریع محدودیت ها و نقصان ها به شما کمک خواهد کرد تا کارآمدتر شده و بهره وری گروهی را افزایش دهید.

6 نکته مدیریت وظایف برای افزایش بهره وری شما

  1. یک کار بزرگ را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید

شروع با یک کار بزرگ و پیچیده ممکن است ترسناک باشد و یک ذهنیت غلط در ذهن تیم شما ایجاد می کند. بعد از تقسیم کارها به بخش های کوچکتر دستیابی به دستاوردهای بزرگتر و افزایش بهره وری بسیار آسان تر می شود.

برای شروع، همیشه بهتر است کارهای بزرگ را به کارهای کوچک تقسیم کنید.

 

  1.  برای مدیریت وظایف دستورالعمل های دقیق ارائه دهید

برای  مدیریت وظایف و مراحل آن ها دستورالعمل های دقیق و شفاف ارائه دهید تا اعضای تیم شما همیشه بدانند که چه کاری باید انجام دهند. با این کار از اتلاف وقت با انجام فعالیت های تکراری و پرسیدن سؤالاتی که قبلاً پاسخ داده شده است جلوگیری می شود.

 

  1. هر بار روی یک کار تمرکز کنید

بسیاری از متخصصان بزرگ فکر می کردند می توانند تمام کارها را همزمان انجام دهند. اما حقیقت این است که آن ها نمی توانند. در واقع هیچ کس نمی تواند. این همان چیزی است که این مورد را به یکی از مهمترین نکات مربوط به مدیریت وظایف تبدیل می کند.

انجام همزمان چند کار سریعترین راه برای اشغال وقت شما برای انجام کاری بیش از توان تان و در نهایت انجام ندادن هیچ کدام از کارها است. با تقسیم وظایف بزرگ و پیچیده به بخش های کوچکتر و تمرکز بر انجام هر کار، از انجام چند وظیفه به طور همزمان خودداری کنید.

در آن واحد یک کار را انجام دهید. توجه کامل خود را به آن اختصاص دهید تا بتوانید تا حد ممکن مؤثر و مثمر ثمر باشید.

 

  1. ابتدا کارهای دشوار را انجام دهید

ما تمایل ذاتی به اجتناب از کارهای دشوار داریم. مشکلی نیست این طبیعت ماست.

آنچه طبیعی نیست، پرهیز از انجام وظایف دشوار و چالش برانگیز (یا حتی کارهایی که فقط دوست ندارید انجام دهید) است تا حدی که احساس مریضی و اضطراب کنید و روزهای خود را با ترس سپری کنید. گرچه نباید اینگونه باشد.

اگر تمام تلاش خود را بکنید و اول صبح وظایف دشوار را پشت سر بگذارید، بقیه روز خود احساس موفقیت خواهید کرد و انگیزه بیشتری برای ادامه کار خواهید داشت و پس از مدتی شاهد افزایش بهره ورری خود خواهید بود.

 

مدیریت وظایف و کار تیمی با نومانو

اگر از ابزاری برای کمک به مدیریت وظایف روزمره خود استفاده می کنید، در حال حاضر یک قدم جلوتر از سایر رقیبان هستید. برنامه مدیریت وظایف نومانو تکنیک های منطقی و هوشمندانه ای را برای اولویت بندی کارها و افزایش بهره وری به شما ارائه می دهند.

مطالب مشابه

پیام بگذارید