4 ابزار برای کمک به سازماندهی تیم ها

برای کمک به اعضای تیم در استفاده از مزایای سازماندهی تیم روی این چهار ابزار بهره وری سرمایه گذاری کنید. این ابزارها می توانند در بهبود مدیریت زمان و انجام کارها  به شکل هوشمندانه تری به شما کمک کنند.

 

  1. فضای ذخیره سازی ابری

بیشتر صاحبان کسب و کارهای کوچک در چندین مکان کار می کنند و بسیاری از همکاران یا کارمندان آن ها از راه دور کار می کنند، بنابراین فضای ذخیره سازی ابری به یکی از بهترین ابزارهای سازماندهی کار تبدیل شده است که می توانید از آن استفاده کنید.

فضای ذخیره سازی ابری برای انواع نقش ها و عملکردهای یک شرکت ایده آل است. یک مثال که فضای ذخیره سازی ابری در آن به طور خاص کارآمد است، بازاریابی محتوا است.

فرض کنیم یک کارمند دورکار در حال تولید محتوا برای یک کمپین است و نیاز دارد به سایر محتواهای موجود یا تصاویر مناسب دسترسی پیدا کند. فضای ذخیره سازی ابری به عنوان ابزار مؤثر سازمادهی تیم برای مدیریت وظایف عمل می کند. قابلیت جستجو باعث می شود کارمندان دورکار بتوانند آنچه را که لازم دارند بدون توجه به اینکه کجای جهان هستند پیدا کنند.

نمونه هایی از راه حل های ذخیره سازی ابری شامل DropBox و Google Drive است. شرکت های ارائه دهنده خدمات ابری معمولاً بسته های اشتراکی با ظرفیت های مختلف ذخیره سازی را ارائه می دهند. این امر به شما کمک می کند تا متناسب با اندازه و بودجه شرکت سرمایه گذاری کنید اما به شما این امکان را نیز می دهد که همزمان با توسعه شرکت، سرمایه گذاری خود را افزایش دهید.

 

  1. در سازماندهی تیم از اشتراک تقویم استفاده کنید

امروزه در سازماندهی تیم دیگر نیازی به تصاویر مربوط به برنامه ها و جداول زمان بندی برای آگاهی کارمندان مدرن امروزی از جلسات نیست. همچنین اعضای تیم برای سازماندهی جلسات یا رویدادها نیازی به جستجوی ریسه های طولانی ایمیل ندارند.

فناوری تنها هنگامی یک راه حل است که راهکارهایی برای پیاده سازی آن به روش هایی که نقاط ضعف شما را برطرف کنند ایجاد کنید.

در عوض، تقویم های دیجیتالی قابلیت به اشتراک گذاشتن تقویم را ارائه می دهند. اشتراک تقویم می تواند به ارائه بینش در زمان واقعی درباره قابلیت دسترسی و زمانبندی کمک کند. می توانید لیستی از زمان های موجود که یک همکار می تواند ملاقات داشته باشد را انتخاب کنید.

اگر Microsoft Outlook ،Apple Calendar یا Google Calendar دارید، می توانید از ویژگی های اشتراک گذاری برای انتخاب اینکه چه افرادی می توانند برنامه شما را بینند استفاده کنید. همچنین برنامه هایی مانند Calendar و Calendly وجود دارند که روش های کانکت شدن، سینک کردن و به اشتراک گذاری تقویم های دیجیتال را در سازماندهی تیم ارائه می دهند.

4 ابزار برای کمک به سازماندهی تیم ها

  1. ابزارهای همکاری

کار مشترک روی یک پلتفرم دیجیتال باعث صرفه جویی قابل توجهی در وقت می شود. این بهتر از جستجوی پیوست های ایمیل برای درک اینکه پروژه ها در چه مرحله ای هستند، است. گذشته از مزایای مدیریت پروژه، ابزارهای همکاری در سازماندهی تیم می توانند در یادداشت برداری، ردیابی زمان و برقراری ارتباط به شما کمک کنند. آن ها همچنین ویژگی های فهرست کار را ارائه می دهند که می توانند به تیم شما کمک کنند تا سازمان یافته شود.

بهترین راه حل های نرم افزار مدیریت همکاری، مبتنی بر فضای ابری هستند. تیم ها می توانند از طریق دستگاه های خود وارد سیستم شوند و به اسناد، پروژه ها، لیست ها و پیام های مشابه دسترسی داشته باشند. همه می توانند ایده های خود را به تیم ارائه دهند تا فوراً بازخوردهایی را دریافت و ارائه دهند.

نرم افزارهای مدیریت همکاری بسیاری وجود دارد. می توانید گزینه های رایگان مانند Google Docs و Google Keep را امتحان کنید. همچنین راه حل های پولی بسیاری متناسب با کسب و کارهای کوچک و بزرگ وجود دارد. به عنوان مثال می توان بهTrello ،Evernote ،Asana  Todoist  Zapier و Slack اشاره کرد.

برای بهبود فرآیند مدیریت نیز به ابزاری نیاز است که لیست کارها و وظایف را به صورت لهینه و یکپارچه مدیریت کند. ما در نومانو با توجه به همکاری با کسب و کارهای بزرگ و سازمانی در زمینه مدیریت وظایف سال ها تجربه داریم و تصمیم گرفتیم این سیستم یکپارچه مدیریت وظایف را در بر بستر ابری در اختیار همه  کسب و کارها از استارتاپ ها تا کسب و کارهای بزرگ قرار دهیم.

 

  1. اپلیکیشن های ردیاب هزینه در سازماندهی تیم

صاحبان کسب و کارهای کوچک باید از چگونگی ورود پول به شرکت و خارج مطلع باشند. با دریافت و پرداخت دیجیتال، سازمان یافته ماندن در امور مالی می تواند چالش برانگیز باشد. این امر می تواند منجر به این شود که شما بیش از درآمدی که کسب می کنید هزینه کنید. این جریان نقدینگی را از بین می برد و فشار مالی غیر ضروری را در سازماندهی تیم ایجاد می کند.

با این حال، اپلیکیشن های ردیاب هزینه در سازماندهی تیم، سازماندهی امور مالی را چه زمانی که در دفتر محل کار چه زمانی که در سفر تجاری تان هستید آسان می کند. بسیاری از این برنامه ها به شما این امکان را می دهند که از تلفن هوشمند خود برای اسکن رسیدهای کاغذی استفاده کنید تا هزینه های مربوط به مالیات یا حسابداری را فراموش نکنید. این برنامه های مالی نه تنها هر هزینه را ثبت می کنند، بلکه هزینه ها را نیز برای شما طبقه بندی و سازماندهی می کنند.

 

انتخاب ابزارهای سازماندهی

قبل از ثبت نام برای هر ابزار سازماندهی تیم سیستم عامل و اپلیکیشن های موجود، آنچه را که نیاز دارید ارزیابی کنید. ابتدا آن مناطق را هدف قرار دهید. فناوری تنها هنگامی یک راه حل است که راهکارهایی برای پیاده سازی آن به روش هایی که نقاط ضعف شما را برطرف کنند ایجاد کنید.

به عنوان مثال، اگر تیمی دارید که در سفر است و هزینه های زیادی دارد، پس یک برنامه ردیاب هزینه سرمایه گذاری خوبی است. یا اگر تیم دورکار شما به روشی برای متمرکز کردن پروژه ها و ارتباطات نیاز دارد، پس یک ابزار مدیریت همکاری مکان خوبی برای شروع است.

در مرحله بعدی، وقت خود را به تحقیق در مورد ابزار های سازماندهی موجود اختصاص دهید تا نحوه سازماندهی تیم در محل کار را بیاموزید. از هر نسخه آزمایشی موجود بهره ببرید تا ببینید چطور می تواند به شما و تیم کار کمک کند. هنگامی که فواید استفاده از مجموعه ای از ابزارها را دیدید، می توانید آن ها را پیاده سازی کرده و تیم ها را برای موفقیت سازماندهی کنید.

مطالب مشابه

پیام بگذارید