مدیریت وظیفه

صرف نظر از جایگاه فعلی شما در سلسله مراتب سازمانی یا موفقیت ها و دستاوردهای شخصی، این مطلب می تواند برای شما مفید باشد. در اینجا لیستی از نکات دست چین شده و برگزیده مربوط به مدیریت وظیفه که می توانید برای دستیابی به اهداف خود از آن ها استفاده کنید، آمده است.

زندگی روزمره ما حول تعداد مشخصی از کارهایی می چرخد که در طول مسیر رسیدن به آرزوها و اهداف هوشمندانه مشخص می کنیم. در تلاش برای اینکه عملکردی عالی داشته باشیم، اغلب سعی می کنیم کاری را انجام دهیم که برایمان بسیار دشوار باشد.

برخی از ما لیستی بلند بالا برای انجام کارها تهیه می کنیم. گاهی افراد آنقدر وقت خود را برای انجام یک کار واحد صرف می کنند که وقتی زمان درخشش آن برسد، دیگر منسوخ شده است.

متعادل سازی حجم کار و مهارت های مدیریت زمان تنها با مدیران پروژه یا کارفرمایان در ارتباط نیست. در واقع، این مهارت ها باید در هر سطح به خصوص کار در یک تیم به کار گرفته و اتخاذ شوند. اگر اینگونه نباشد، می تواند عواقب ناگواری را برای یک پروژه به همراه آورد.

مطابق مطالعه‌ای که توسط Cornerstone انجام شده، اضافه کار در کارکنانی که احساس می کنند در روز ساعت کاری کافی برای انجام و تکمیل وظایف خود در اختیار ندارند، کارایی آن ها را به میزان %۸۶ کاهش می یابد. بنابراین، نکات اساسی مدیریت وظیفه که همه ما به طور همزمان برای تأثیرگذار و کارآمد بودن نیاز داریم چیست؟

 

۱۰ نکته برتر در زمینه مدیریت وظیفه

  1. لیست وظایف تهیه کنید

لیست های وظایف قدیمی و در عین حال قدرتمند و مؤثرتر از لیست های وظایف امروزی هستند. مردم یادداشت های دست نویس را برای انجام و پیاده سازی ایده ها و کارها نگه می داشتند. آن ها مانند وسایل ضروری روزمره شما هستند.

اکنون، افراد اپلیکیشن های لیست وظایف هوشمندی دارند که نوتیفیکیشن ها و یادآوری هایی را قبل از شروع کار اعلان می کنند. این امر نوشتن ایده ها به صورت تصاویر، یادداشت های صوتی، نوشتاری و موارد دیگر را راحت تر از همیشه ساخته است.

شیوانی سیرویا  (Shivani Siroya)مدیرعامل تالا (Tala)، اظهار داشت: “من متوجه شدم که چگونه می توانم از این سیستم های دیجیتال برای داشتن عملکردی بهتر استفاده کنم، اما باید اعتراف کنم، در پایان روز، لیستی از کاغذ احساس مفیدتر و بهتری به شما می دهد.”

تنظیم لیستی از کارهایی که باید انجام دهید را به یک عادت تبدیل کنید. همچنین، از برنامه های لیست وظایف رایگان و پریمیومی که به شما در انجام این امر کمک می کنند، استفاده کنید.

 

  1. اولویت بندی کنید

واضح است تمام مواردی که در لیست وظایف شما وجود دارند، نیاز نیست فوراً و بلافاصله انجام شوند. بله، ایده های بسیار خوبی وجود دارند که می توانند به شما کمک کنند. با این وجود، تعیین آنچه در یک مورد خاص حائز اهمیت است، مهم است.

مایکل مانکینز (Michael Mankins) یکی از بنیانگذاران شرکت Bain & Company و یکی از مؤلفان “زمان، استعداد و انرژی”، کتاب سال مدیریت CMI است. به گفته مانکینز، “اوقات فراغت حذف کردن فعالیت های کم ارزش را می طلبد، نه فقط جمع کردن آن ها در یک لیست.”

از ماتریس گروه مشاوره بوستون (BCG) کمک بگیرید و نقاط قوت و ضعف پروژه های خود و همچنین فرصت ها و تهدیدات موجود را درک کنید. پس از اینکه مشخص شد چه چیزی در آن زمان مهم است، می توانید اهمیت وظایف را بهتر تعریف کنید.

 

  1. برنامه ریزی

زمانبندی وظایف یک مهارت عالی در زمینه مدیریت وظیفه است و تیم را بر روی آنچه پیش رو دارد متمرکز نگه می دارد بدون اینکه از مسیر خارج شود و نگران کارهای دیگر باشد.

آیا می دانستید طبق یک مطالعه، یک فرد حدود ۲۱.۸ ساعت را در هفته هدر می دهد؟ متخصصان کم و بیش تحت تأثیر حواس پرتی هایی هستند که در حال حاضر بی ضرر به نظر می رسند اما بعدها منجر به مشکلات اساسی می شوند. این حواس پرتی ها شامل استفاده از تلفن و مکالمات کوتاه است.

طبق مطالعه ای که توسط Udemy انجام شد، بیش از یک سوم دهه شصتی ها و هفتادی ها (نسل هزاره) و دهه هشتادی ها (نسل زد) می گویند که در طول روز کاری دو ساعت یا بیشتر را صرف چک کردن تلفن های هوشمند خود می کنند.

یکی از بهترین راه ها رفتن به سمت چابکی است. فهرستی از کارهایی که انجام نشده تهیه کنید و آن را به یک اسپرینت اختصاص دهید. همچنین این امر چشم انداز بهتری در مورد زمان مورد نیاز برای انجام هر کار ارائه می دهد.

 

  1. انعطاف پذیر باشید

اگر می خواهید به نقاط عطف و ددلاین برسید، حفظ موضع فعلی تان ویژگی عالی ای است که می توانید به کار بندید. با این حال، برخی از لحظات و موقعیت ها نیاز به تجدید نظر در تصمیماتی که پیشتر گرفته شدند را دارند. انعطاف پذیر بودن ۴ امین نکته در لیست مهمترین نکات مربوط به مدیریت وظیفه است. 

این امر می تواند به دلیل تغییر ناگهانی در روند بازار یا اگر یک کار خاص به نظر می رسد که دیگران را تحت الشعاع قرار می دهد. 

هر یک از این عوامل اگر به موقع شناخته و شناسایی نشوند، می توانند تیمی را از شانس های بالقوه موفقیت و پیشرفت محروم کنند. مهم این است مراقب راه های گریز و روزنه های احتمالی باشید اگر فرصت دیگری از سوی ما نادیده گرفته شده. در مواقع ضروری انعطاف پذیر باشید. 

همانطور که عثمان خان (Osman Khan)، مدیر عامل و یکی از بنیانگذاران حراجی آنلاین، Paddle8، در مصاحبه ای با فوربز  (Forbes)اظهار داشت: “انعطاف پذیری موجب بهبود چشمگیر بهره وری می شود. این کار به افراد فرصت می دهد تا به طور صحیح در مسیر پیش روند.”

مدیریت وظیفه

  1. تغییر را مدیریت کنید

آماده بودن برای تغییر مهم است اما تسلط بر چگونگی انجام آن نیز به همان اندازه مهم است. در اکثر اوقات، ما قادر به ایجاد تغییر مورد نیاز برای یک پروژه خاص یا در استراتژی خود نیستیم.

با این وجود، این مهارت می تواند شانس دستیابی به اهداف پروژه را با تغییر مدیریت ضعیف ۶ برابر افزایش دهد.

با استفاده از روش اسکرام (Scrum)، می توانید تغییراتی را از طریق جلسات اسکرام روزانه به راحتی مدیریت کنید. اسکرام روزانه این فرصت را به شما می دهد که نه تنها در مورد وظایفی که انجام می شود، بلکه به موانعی که ممکن است با آن ها روبرو شوید نیز نگاه اجمالی داشته باشید.

 

  1. محول کردن

بیش از حد تحت فشار بودن امری حقیقی است و اگر به خوبی مورد توجه قرار نگیرد، می تواند به طور قابل توجهی بر بهره وری تاثیر بگذارد. هر یک از ما مجموعه ای از خصوصیات منحصر به فرد را در هنگامی که نیاز به صبر، مقاومت، کار کردن تحت فشار و یا انجام یک کار در کمترین زمان است، در نظر می گیریم.

به گفته الی براود (Eli Broad)، از چهره های سرشناس خیریه در جهان و بنیانگذار ۲ شرکت Fortune 500، “عدم توانایی تفویض و محول کردن وظایف یکی از بزرگترین مشکلاتی است که در مدیران در تمام سطوح می بینم.” از این رو، بسیار حائز اهمیت است که نه تنها از نقاط قوت و ضعف خود، بلکه از نقاط قوت و ضعف اعضای تیم خود نیز آگاه باشید.

وقتی هوشیار و مراقب هستید، بهتر می توانید تحلیل کنید که چه کسی می تواند در یک مرحله خاص به شما کمک کند. یکی از بهترین نکات مربوط به مدیریت وظیفه، شناخت نحوه واگذاری وظایف، به فرد مناسب است.

این امر شرایطی را برای سایر افراد فراهم می کند تا تجربه و آزمایش و پیشرفت کنند که این امر باعث می شود تیم تان نیز رشد و پیشرفت کند.

 

  1. مشارکت داشته باشید

پس از کمک به تیم برای اولویت بندی وظایف خود و تفویض و واگذاری وظایف مهم، خروج از این عرصه امری کاملاً غیر قابل قبول است. راه اندازی یک تیم و ایجاد برنامه زمانی برای موفقیت بسیار عالی است، اما باید به طور مداوم دنبال شود.

اگر پروژه ای به یک جلسه روزانه اسکرام نیاز داشته باشد، افزایش حجم کار یا نزدیک شدن به ددلاین ها می تواند تیم ها را مجبور به عقب نشینی کند. در حقیقت، در این زمان است که باید بیش از گذشته مشارکت و همکاری داشت.

آیا می دانید طبق تحقیق دانشگاه اتاوا (University of Ottawa)، ۳۳% پروژه ها به دلیل عدم مشارکت و همکاری از سوی مدیریت ارشد، شکست می خورند؟

به جای مدیریت میکرو، در صورت نیاز تیمتان به شما، در دسترس باشید. به منظور انجام بهتر برنامه ها، اولویت بندی و برنامه ریزی اطمینان حاصل کنید که تمام مراحل توسط همه افراد تیم دنبال می شوند. این امر شامل ذی نفعان و مشتری می شود.

 

  1. صبور باشید

گاهی اوقات ممکن است کارها طبق برنامه پیش نروند و باعث ایجاد مشکلات جدیدی برای ما شود. طبق مطالعه ای که توسط ولینگتون  (Wellington)انجام شده است، تنها %۳۷ تیم ها در انگلیس گزارش دادند که پروژه ها را به موقع انجام می دهند.

با صبور بودن، می توانید موقعیت ها و شرایط سخت را پشت سر بگذارید و همچنین به تیم خود کمک کنید تا زودتر روی پای خود بایستد.

همانطور که جک ما (Jack Ma)، کارآفرین و بنیانگذار علی بابا  (Alibaba)می گوید: “مهمترین چیزی که باید داشته باشید صبر است.”

 

  1. برقراری ارتباط

اهمیت ارتباطات در طی سال ها در کانال های مختلف به طور مکرر تأکید و گفته شده است. با این حال، آمار اثبات می کند که این مورد حوزه ای است که متخصصان، حتی مدیران در آن مهارت ندارند.

عجیب این است که علی رغم اهمیت این مهارت، بارها و بارها ثابت شده، هنگامی که صحبت از برقراری ارتباط می شود متخصصان تصمیم می گیرند به روش های دیگر را بررسی و اتخاذ کنند.

به گفته دیوید گراسمن (David Grossman)، در “هزینه ارتباطات ضعیف”، طبق نظرسنجی از ۴۰۰ شرکت با ۱۰۰۰۰۰ کارمند هرکدام به طور متوسط ​​۶۲.۴ میلیون دلار در سال (برای هر شرکت) به دلیل کم بودن ارتباط بین کارمندان ضرر کرده اند.

 

  1. از نرم افزار مدیریت وظیفه استفاده کنید

در اختیار داشتن ابزار و تمهیدات مناسب می تواند شما را در میدان نبرد پیروز سازد. همین امر در مورد مدیریت وظیفه مؤثر و ردیابی زمان نیز صدق می کند. فناوری راه را برای تبدیل شدن بسیاری از استارتاپ ها به غول های بازار هموار کرده است و میلیاردرها را به وجود آورده است.

ابزار مناسب در زمان مناسب می تواند برای زندگی شخصی و حرفه ای شما شگفتی هایی بیافریند. مهارت های مدیریت وظیفه و پروژه می تواند ارتباط بسیاری با خصوصیات شخصی ما داشته باشند، اما استفاده از ابزار مناسب مدیریت وظیفه می تواند شانس موفقیت را به صورت نمایی افزایش دهد.

 از نرم افزار مدیریت وظایف نومانو به صورا رایگان می توانید استفاده نمایید.

کدام یک از نکات مربوط به مدیریت وظیفه به شما در مدیریت حجم کاریتان کمک کرده است؟ داستان خود را با ما در میان بگذارید و در قسمت نظرات نکاتی را با ما به اشتراک بگذارید.

مطالب مشابه

پیام بگذارید