مدیریت پروژه چابک

مدیریت پروژه چابک، با تمرکز بیشتر بر بهبود مستمر، بهتر از روش خطی سنتی مدیریت پروژه ها عمل می کند و همچنین محصولات و خدمات را بهبود می بخشد. بسیاری از سازمان ها رفته رفته روش مدیریت پروژه چابک را اتخاذ می کنند، زیرا این روش از دنباله ای شامل چرخه های توسعه محصول کوتاه تر برای موفقیت پروژه های بزرگ استفاده می کند. این سبک مدیریت پروژه امکان ادغام مداوم، توسعه سریع و تحویل مداوم را فراهم می آورد.

مدیریت پروژه چابک این امکان را فراهم می کند تا تیم های متقابل عملکردی بر روی بخش هایی از پروژه ها کار کنند، مشکلات را حل کنند و در مراحل کمتری پروژه ها را جلو ببرند. به این ترتیب، تیم ها می توانند سریعتر عمل کرده و به روزرسانی های بیشتری ارائه دهند. با استفاده از مدل چابک، به جای انتظار برای توزیع پروژه های به پایان رسیده، سطح بالاتری از بهبود کیفیت بر یک پایه ی افزایشی وجود دارد. طبق گزارش PWC ، پروژه های چابک %۲۸ موفق تر از روش های سنتی هستند.

 

چابک چیست؟

چابک در واقع یک روش مدیریت پروژه است که پروژه های بزرگتر را به بخش های کوچکتر و قابل کنترل تقسیم می کند. در پایان هر تکرار (که به طور معمول در یک بازه زمانی ثابت اتفاق می افتد)، چیزی با ارزش تولید می شود. محصولی که در هر تکرار تولید می شود برای دریافت بازخورد ذی نفعان و کاربران باید بتواند در معرض عموم قرار بگیرد.

برخلاف مدیریت پروژه آبشاری، چابک کاملاً توالی شده است: تا زمانی که تحقیقات کامل نباشد، طراحی را شروع نمی کنید و تا زمانی که طراحی ها پایان نیافته، توسعه شروع نمی شوند. با چابک، توسعه دهندگان، طراحان و افراد کسب وکار به طور هم زمان با یکدیگر همکاری می کنند.

 

اصول مدیریت پروژه چابک

بیانیه چابک بر ۱۲ اصل استوار است، که عبارتند از:

  1. بالاترین اولویت چابک، کسب رضایت مشتری از طریق تحویل سریع و مداوم محصولات و خدمات مهم است.
  2. تحویل سریع پروژه ها، در طول چند هفته تا چند ماه، هر چه بازه زمانی کوتاه تر بهتر.
  3. از هرگونه تغییر استقبال می کند، حتی در اواخر توسعه پروژه. فرآیندهای چابک جهت ایجاد یک مزیت رقابتی برای مشتری تغییر می کند.
  4. توسعه دهندگان و ذی نفعان باید در طول پروژه با یکدیگر همکاری داشته باشند.
  5. پروژه های خود را به دست پرسنل با انگیزه بسپارید. پشتیبانی و محیطی را که لازم دارند در اختیارشان قرار دهید و به آن ها اعتماد کنید که همه کارها را به درستی انجام خواهند داد.
  6. گفتگوی رو در رو، مؤثرترین روش برای انتقال اطلاعات به تیم توسعه و تبادل آن بین اعضای تیم می باشد.
  7. محصول نهایی کار، معیار اصلی سنجش موفقیت پروژه است.
  8. فرآیندهای چابک به توسعه پایدار کمک می کنند. توسعه دهندگان، حامیان مالی و کاربران باید سرعت ثابت پیشرفت را برای مدت نامحدودی حفظ کنند.
  9. چابکی از طریق توجه مداوم به طراحی خوب و برتری فنی تا حد زیادی افزایش می یابد.
  10. سادگی، که هنر حداکثر رساندن میزان انجام ندادن کارناقص است، حیاتی است.
  11. بهترین طراحی ها، الزامات و معماری ها توسط تیم های خود سازمانده بدست می آید.
  12. در فواصل منظم، تیم باید نشان دهد که چطور می تواند سازنده تر باشد، سپس رفتار خود را متناسب با آن تنظیم و هم سو کند.

 

چرا مدل چابک سودمند است؟

چابک در ابتدا برای صنعت نرم افزار جهت بهبود و ساده سازی روند توسعه برای شناسایی سریع و اصلاح نقص ها و مشکلات، ایجاد شده است. این امر راهی را برای تیم ها و توسعه دهندگان ایجاد می کند تا یک پروژه بهتر، سریعتر و از طریق اسپرینت ها/ جلسات کوتاه و مکرر، ارائه دهند. و در حالی که بسیاری از شرکت ها به سمت محیط کار دیجیتالی حرکت می کنند، چابک مناسب سازمان هایی است که به دنبال تغییر شیوه ی مدیریت پروژه ها و به طور کلی روش کار خود هستند. به همین دلیل مدل چابک سودمند است.

سرعت در بازار

مدل چابک به شما این امکان را می دهد که در اسرع وقت مفاهیم را در اختیار کاربران خود قرار دهید. در طول هر تکرار، یک پروژه چابک چیزی ارزشمند را تولید می کند. در هر صورت، می توانید تصمیم بگیرید که می خواهید آنچه را تحویل داده اید را معرفی کنید تا بتوانید پایگاه کاربر خود را بسازید یا فرضیه خود را آزمایش کنید.

انعطاف پذیری

مدل چابک مبتنی بر پذیرش تغییر است. پروژه ها، به ویژه نرم افزار، به طور منظم تغییر می کنند. همانطور که محصولات در زندگی یا بازار حضور پیدا می کنند، شما باید بتوانید مطابق به روزرسانی های محصول واکنش و عکس العمل نشان دهید. چابک همچنین ایده های عالی که می توانند در اواسط پروژه بوجود آیند را نیز در بر می گیرد.

مدیریت ریسک

با استفاده از نسخه های افزایشی موجود، یک محصول می تواند در مراحل اولیه قبل از کاربران و ذی نفعان، استفاده و آزمایش شود. همچنین به شما این امکان را می دهد تا در مراحل اولیه نقص ها و اشکالات را پیش از فرآیند تولید مشخص کنید. سازگاری با تغییرات همچنین به این معنی است که ایجاد تغییر در وسط محدوده پروژه شما ایرادی ندارد، چیزی که با مدل آبشاری غیرممکن است.

کنترل هزینه

برخلاف پروژه هایی با بودجه ثابت، چابک در محدوده به طور باور نکردنی انعطاف پذیر است. در اکثر موارد، مشتری ها متوجه می شوند ویژگی هایی که در ابتدا درخواست کرده بودند، دیگر مهم نیستند، که به آن ها این امکان را می دهد خیلی زودتر آن ویژگی ها معرفی شوند و هزینه کمتری بپردازند. اگرچه چابک برای پرداخت زیاد با میزان بالای عدم قطعیت نیست بلکه در عوض فقط برای آنچه نیاز دارید پرداخت می کنید. با چابک، می توانید بک لاگ محصول (product backlog) را مجدد تنظیم کنید تا ویژگی های ضروری جدید به جای بودجه شما با هزینه ویژگی ای که کم اهیت تر است اجرا شود.

کیفیت

مدل چابک تست کردن را در کل فرآیند پروژه ادغام می کند. ارائه مداوم محصولات آزمایش شده به معنای کیفیت کلی بالاتر و حداقل زمان صرف شده برای تضمین کیفیت محصول نهایی است. نسخه های افزایشی امکان انجام آزمایش های اولیه و مکرر بر روی محصولات را فراهم می کنند. حتی وقتی محصولات به طور همگانی توزیع نشده اند، مشخص کردن هرگونه نقص و شکافی راحت تر است.

چرخه حیات چابک

هدف چابک تولید چرخه های توسعه محصول کوتاهتر و ارائه نسخه های مکرر بیشتر نسبت به روش مدیریت سنتی آبشاری است. این بازه زمانی کوتاهتر باعث می شود تیم های پروژه نسبت به تغییرات نیازهای مشتری واکنش مؤثرتری نشان دهند. شما می توانید از چارچوب های مختلف مدیریت چابک استفاده کنید که رایج ترین آن ها کانبان (Kanban) و اسکرام (Scrum) هستند.

مدیریت پروژه چابک

هر چارچوبی که انتخاب کنید، کل مدل چابک از همان فرآیند پیروی می کند که مستلزم موارد زیر می باشد:

  1. برنامه ریزی پروژه

مانند همه ی پروژه ها، قبل از شروع، تیم شما باید هدف نهایی، ارزش مشتری یا سازمان و اینکه چگونه اهداف به دست خواهند آمد را درک کند. شما می توانید محدوده پروژه خود را در این مرحله توسعه دهید اما همیشه در نظر داشته باشید که مدیریت پروژه چابک ضروری است زیرا به شما کمک می کند تا به راحتی هرگونه تغییری را در یک پروژه ایجاد کنید. بنابراین، نباید محدوده پروژه غیرقابل تغییر تصور شود.

  1. ایجاد نقشه راه محصول

نقشه راه به تفکیک تمام ویژگی هایی که محصول نهایی را تشکیل می دهند اشاره دارد. این یک بعد اصلی مرحله برنامه ریزی است زیرا تیم پروژه در طی هر تکرار این ویژگی های خاص را ایجاد می کند.

در این مرحله، شما یک بک لاگ محصول (product backlog) را نیز ایجاد خواهید کرد، که در واقع لیستی از کلیه ویژگی ها و همچنین تحویل های ارائه شده برای محصول نهایی است.

  1. برنامه ریزی انتشار

در مدل آبشاری، یک تاریخ اجرا وجود دارد. با استفاده از مدل پروژه چابک، یک پروژه از چرخه های توسعه کوتاهتر استفاده می کند و ویژگی ها در پایان هر دوره منتشر می شود. قبل از شروع پروژه، شما یک برنامه ریزی دقیق برای انتشار ویژگی ها تهیه خواهید کرد و در شروع هر اسپرینت (sprint)، برنامه انتشار را برای نشر ویژگی خاص، مجدداً مورد بررسی و ارزیابی قرار می دهید.

  1. برنامه ریزی اسپرینت (Sprint)

قبل از شروع یک جلسه اسپرینت، ذی نفعان باید آنچه را که می خواهند در طول آن اسپرینت توسط هر فردی انجام شود و چگونگی دستیابی به آن را برنامه ریزی، و همچنین میزان سختی وظیفه را نیز ارزیابی کنند. ضروری است که مسئولیت بین اعضای تیم به طور مساوی تقسیم شود تا در طول تکرار بتوانند وظیفه تعیین شده خود را انجام دهند.

در این مرحله، بسیار مهم است برای شفافیت بهتر تیم، تفاهم مشترک در کل تیم و شناسایی و حذف موانع، جریان کار خود را مستند کنید.

  1. جلسات روزانه

برای اینکه تیم بتواند وظیفه خود را در طول هر تکرار انجام دهد و ارزیابی کند که آیا تغییراتی ایجاد شده است یا خیر، جلسات کوتاه روزانه مهم است. در طول جلسات کوتاه، هر عضو تیم در مورد دستاوردهای روز گذشته خود صحبت خواهد کرد.

جلسات روزانه نباید بیش از ۱۵ دقیقه باشد. قرار نیست آن ها جلسات حل مسئله باشند بلکه توضیح مختصری در رابطه با پروژه داده می شود.

  1. نقد و بررسی اسپرینت (Sprint)

بعد هر اسپرینت، تیم شما باید جلسه ای را جهت بررسی تکرار، با ذی نفعان پروژه برگزار کند. این جلسه باید محصول نهایی را به ذی نفعان نشان دهد. یک جلسه بررسی اسپرینت همچنین می تواند زمان مناسبی برای گفتگو درمورد آنچه در طول تکرار به خوبی انجام شده است، چه کاری می توانست بهتر انجام شود، آیا میزان سختی وظیفه بیش از حد بوده یا خیر و اینکه چه چیزی در طول اسپرینت به دست آمده است، می باشد.

این جلسه ای است که نباید از آن گذشت، زیرا به ارزیابی اینکه چقدر یک تیم می تواند در طی هر اسپرینت و طول مدت اسپرینت ایده آل برای هر پروژه بعدی، کمک می کند.

 

چه تفاوتی بین مدل چابک و آبشاری وجود دارد؟

اگرچه هر دو مدل کامل و قابل استفاده هستند، انتخاب یک روش خاص به پروژه خاص و متعهد بودن شرکت به آن بستگی دارد. در اینجا تفاوت مدل چابک و آبشاری گفته شده.

محدوده پروژه

  • در روش چابک، تغییرات می توانند در ابتدا و همچنین در طول بودجه ایجاد شوند. حتی وقتی که محدوده از ابتدا مشخص نیست، مدل چابک به خوبی کار می کند.
  • مدل آبشاری، وقتی که محدوده از ابتدا به خوبی تعریف شده است می تواند به درستی کار کند. شرایط قرارداد اغلب تغییراتی که می توانند ایجاد شوند را محدود می کنند.

تیم پروژه

  • چابک اغلب شامل تیم هایی با اندازه کوچک یا متوسط است که با همکاری بالایی کار می کنند.
  • روش آبشاری شامل تیم های بزرگی است که این امر میزان همکاری بین اعضای تیم را کاهش می دهد.

مشتری ها

  • مدل چابک این اجازه را به مشتری ها می دهد تا از طریق پروژه دسترسی داشته باشند.
  • در مدل آبشاری، دسترسی مشتری تنها در نقلط عطف امکان پذیر است.

اولویت بندی ویژگی

  • در روش چابک معمولاً ویژگی ها اولویت بندی شده اند و با تجه به اولویت هایشان به آن ها پرداخته می شود.این کار کارایی و راندمان بودجه را افزایش می دهد در حالی که از عدم موفقیت های کامل پروژه جلوگیری می کند.
  • در روش آبشاری، ویژگی ها هرگز اولویت بندی نمی شوند، و این موجب موفقیت یا عدم موفقیت کامل پروژه می شود.

منابع مالی

  • مدل چابک با افزایش راندمان بودجه به خوبی کار می کند.
  • مدل آبشاری با به حداقل رساندن بودجه ثابت از طریق قراردادهای پیش رو به خوبی کار می کند.

تغییرات پروژه

  • مدیریت چابک امکان تغییرات متناوب در طول یک روند در حال پیشرفت را فراهم می کند.
  • روش آبشاری اجازه تغییر در میان فرآیند پروژه را نمی دهد و در صورتی که اشتباهی رخ دهد، پروژه باید از ابتدا شروع شود.

 

مدیریت چابک قرار است زندگی و کار شما را بهبود بخشد. این هدف برای این است که به سازمان شما کمک کند تا محصولات بهتری را، سریع تر و با هزینه ی کمتر و به علاه با ریسک کمتری نسبت به مدل آبشاری منتشر سازید. چابک برای کمک به تیم ها به منظور همکاری بهتر با یکدیگر برای تولید بهترین کارشان طراحی شده است. آن را امتحان کنید. تنها با یک پروژه کوچک شروع کنید و از نتایج لذت ببرد.

مطالب مشابه

پیام بگذارید