راز مدیریت زمان

بیشتر کارآفرینان آرزو می کنند بتوانند زمان خود را بهتر و به شکل کارآمدتری مدیریت کنند. تنها ۸ ساعت در یک روز کاری استاندارد وجود دارد، اما احساس می کنید که هر روز به اندازه ۲۰ ساعت کار دارید.

راه حل های متعارف بسیاری برای این معضل وجود دارد. یکی از با ارزش ترین استراتژی ها یادگیری تفویض و محول کردن کارها برای کاهش حجم کاری شما است. همچنین می توانید کارهای خاصی را خودکار کنید، بنابراین دیگر نیازی به مدیریت مداوم آن ها ندارید.

اما در نهایت پس از استفاده از تمام این تاکتیک ها، تنها یک راه حل واقعی برای بهینه سازی بهره وری خود باقی خواهید ماند: مدیریت زمان. تنها با مدیریت بهتر زمان قادر خواهید بود بیشترین تعداد کار را در طول یک روز انجام دهید.

ایده ها و توصیه های زیادی در رابطه با مدیریت زمان وجود دارد، اما برخی از آن ها ضد و نقیض هستند، و برخی کاملاً برخلاف انتظار و سنت شکنانه هستند. یکی از مهمترین رویکردهای مدیریت زمان تکیه بر بلوک های زمانی کوچکتر است.

 

بلوک های زمانی چگونه به شما کمک می کنند

“بلوک های زمانی” فواصل زمانی هستند که می توانید از آن ها برای برنامه ریزی کارها یا گروهی از کارها برای روز کاری خود استفاده کنید. بیشتر افراد از بلوک های یک ساعته یا نیم ساعته استفاده می کنند تا زمان را در طول روز تقسیم بندی کنند. به عنوان مثال، آن ها ممکن است یک ساعت را به جلسه صبح، نیم ساعت را برای پاسخ به ایمیل های عقب افتاده، نیم ساعت را برای جلسه با مشتری و یک ساعت را به یک پروژه دشوار اختصاص دهند.

این سیستم مؤثر است زیرا به شما کمک می کند مدت زمان انجام هر کار را تخمین بزنید، به شما کمک می کند کارهای مشابه را با هم گروه بندی کنید و به شما این امکان را می دهد تا اولویت های روز خود را به طور آینده نگرانه تنظیم کنید.

مشکل این است که اگر تنها از بلوک های ۳۰، ۴۵ یا ۶۰ دقیقه ای استفاده می کنید، از مزایای کامل این استراتژی بهره مند نخواهید شد. در عوض، شما باید با فواصل بسیار کوتاه تری کار کنید – مثل ۱۰ دقیقه، یا حتی پنج دقیقه.

چرا بلوک های زمانی کوچکتر بسیار کارآمد هستند؟

 

مقابله با قانون پارکینسون

یکی از بزرگترین مزایای استفاده از بلوک های زمانی کوچکتر این است که به شما این امکان را می دهد تا اثرات قانون پارکینسون را خنثی کنید. قانون پارکینسون مفهومی است که بیان می کند هر کاری به اندازه زمانی که به آن اختصاص داده شده طول می کشد. به عبارت دیگر، اگر برای انجام کاری یک ساعت زمان اختصاص می دهید، احتمالاً یک ساعت – یا تقریباً حدود یک ساعت طول می کشد. اما اگر بازه های زمانی محدودتری را اعمال کنید، طبیعتاً تمایل دارید که کار را سریعتر به پایان برسانید.

این امر به ویژه برای مواردی مانند جلساتی که از رویکردهای برنامه ریزی سهل انگارانه رنج می برند بسیار مفید است. به جای بلوک های زمانی ۳۰ دقیقه، بلوک های ۲۰ یا ۲۵ دقیقه ای را در نظر بگیرید. به احتمال زیاد، تفاوت زیادی را متوجه نخواهید شد، اما با این کار زمان بیشتری را برای روز خود آزاد خواهید کرد.

راز مدیریت زمان

شفافیت، دقت و آگاهی در مدیریت زمان

بلوک های زمانی کوچکتر به شما این امکان را می دهد تا با دقت بیشتری زمان مورد نیاز برای انجام کارها را تخمین بزنید. این به نوبه خود به شما این امکان را می دهد تا منابع اتلاف وقت را با سهولت بیشتری شناسایی کنید. هرچه از نحوه صرف وقت خود آگاهی بیشتری داشته باشید، به طور مؤثرتری قادر به تغییر عادت ها و محیط کار خواهید بود.

 

کنترل زمان استراحت

فواصل زمانی کوتاه تر نیز دری را به سمت تقویت کننده بهره وری مورد غفلت واقع شده است باز می کند: وقفه ها. بررسی ها نشان داده که تایم های استراحت تأثیرات مثبتی دارند، هم باعث کاهش استرس و هم افزایش بهره وری می شوند و باید در طول روز لحاظ شوند. مشکل اینجاست که وقتی با کارهای فراوان احاطه می شویم، تعطیلات به نظر غیرممکن (یا علامت تنبلی) است.

با این اوصاف، اگر بتوانید برای جلسه ای ۵۵ دقیقه (به جای ۶۰ دقیقه کامل) یا برای یک پروژه ۲۰ دقیقه (به جای ۳۰ کامل) در نظر بگیرید، می توانید بازه های زمانی کوچکی را به تایم های استراحت اختصاص دهید. همچنین می توانید این وقفه ها و تایم های استراحت را با نظم بیشتری برنامه ریزی کنید. در نهایت، یک ریتم مناسب برای این وقفه پیدا خواهید کرد که از بهره وری شما پشتیبانی می کند بدون اینکه حواس شما را پرت کند و هیچ یک از اولویت های دیگر شما را تحت الشعاع قرار نمی دهد.

 

مسائل مربوط به استراتژی مدیریت زمان

هیچ یک از این موارد به این معنی نیست که بلوک های زمانی کوچک یک استراتژی عالی هستند، یا اینکه تضمین شده اند که برای تمام افراد مؤثر هستند. چند مسئله و مشکل برای این استراتژی وجود دارد. برای مبتدیان، برنامه ریزی روزانه آن ها در فواصل پنج دقیقه ای بسیار بیشتر از برنامه ریزی روزانه در فواصل چند ساعته زمان می برد. علاوه بر این، موارد بیشتری برای نگرانی وجود دارد. اگر یک کار ۵ دقیقه ای ۱۰ دقیقه طول بکشد، ناگهان بقیه برنامه ها و کارهای روز شما به تعویق می افتد. و البته، این استراتژی برای برخی از کارمندان بهتر از برخی دیگر کارآمد خواهد بود.

با این حال می توان بیشتر این مشکلات را برطرف کرد. اگر شما فردی هستید که با رویکردهای متداول در مدیریت زمان دست و پنجه نرم می کنید، این استراتژی را امتحان کنید و ببینید آیا برای شما مؤثر است یا خیر. ممکن است از نتایج آن متعجب شوید.

پیام بگذارید